Waar blijft de nationale aanpak informatiehuishouding?

Twee jaar na de invoering van de Wet open overheid (Woo) besprak een keur aan tafelgasten de stand van zaken omtrent de informatiehuishouding van de overheid, actieve openbaarmaking en de (informatie)relatie met de burger. In het gezelschap van twee staatssecretarissen werd in de Centrale Bibliotheek Den Haag ook de Transparantieprijs ‘Over Informatie Gesproken 2024’ uitgereikt.

Na een introductie van de maatschappelijke coalitie Over Informatie Gesproken door voorzitter Frank van Ierssel, begon tafelgastheer en gespreksleider Bas Eenhoorn de ochtendsessie met twee staatssecretarissen aan tafel. Vanwege de publicatie van het gezamenlijke meerjarenplan informatiehuishouding en de verantwoordelijkheid voor de Archiefwet sloot ook Fleur Gräper-van Koolwijk van Cultuur en Media van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aan tafel aan naast vaste tafelgast  Alexandra van Huffelen, staatssecretaris Koninkrijksrelaties en Digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Groundhog Day

De staatssecretarissen kregen een cadeautje van Martin Berendse, vicevoorzitter Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI), dat adviseert over meerjarenplannen. De verrassing was een beschrijving van 35 jaar inspanning om digitalisering en informatiehuishouding op orde te krijgen. De titel was ‘Groundhog Day’, naar de film waarin een weerman (Bill Murray) gedwongen is dezelfde dag keer op keer opnieuw te beleven. Berendse zei zeer stellig: “Het blijft Groundhog Day als we informatiehuishouding en digitalisering iedere keer weer als aparte onderwerpen afhandelen. Regering, pak door en stuur op een nationale aanpak. Zet daar een nationale coördinator op en houd vol!” Tijdelijke interventies impliceren dat er een einde is aan ‘informatiehuishouding’, dat ze een keer is opgelost. Niets is minder waar, zei Berendse. “Structureer de aanpak en zet daarvoor informatieprofessionals in. Vertel hen: houd moed, er komt een nationale aanpak aan.”

Alles is niets

Wat betreft het meerjarenplan adviseerde het ACOI de overheid om te “kiezen, kiezen, kiezen”. Berendse: “Alles bewaren, alles toegankelijk maken, is niets. Gebruik de archiefwettelijke procedures om te vernietigen. Elke bestuurder, politicus en ambtenaar vindt dat eng, maar het moet.” Van Huffelen: “Er komen steeds nieuwe instrumenten bij, dus hoe zorgen we voor een eenduidige manier van werken zodat het beheersbaar wordt in de toekomst? Zodat wat we nu produceren niet leidt tot een nog grotere hooiberg?” De hooiberg is groot en ongestructureerd. Hij bevat e-mails over vertrouwelijke staatszaken, maar ook berichtjes over ‘taart op de gang’.

Erik Prins, VNG-Commissielid Archieven en Gemeentesecretaris Lisse, pleitte voor het opzoeken van de eenvoud. “Gemeenten moeten kwaliteitsbewaker worden van de overheidsinformatie die er voor hen toe doet.” We moeten volgens hem nog radicaler denken dan Arre Zuurmond, die een groot fan is van weggooien. Zijn advies: niets bewaren, tenzij de informatie aan bepaalde kwaliteitsvoorwaarden voldoet. “Denk radicaler om de Woo werkbaarder te maken.” Gevraagd naar zijn reactie op het meerjarenplan BZK/OCW, gaf hij aan dat gemeenten vooral behoefte hebben aan een handelingsperspectief. “We willen de urgentie van de informatiehuishouding op de agenda van gemeenten krijgen, maar dan moet er wel één manier van werken worden gekozen.”

Vernietigen, vernietigen, vernietigen

De discussie ging vervolgens over durven kiezen en durven vernietigen. Berendse: “Veel informatie zit beheerd en onbeheerd in verschillende systemen. Politici en ambtelijke leiding zijn onzeker over wat ze kunnen vernietigen, ook omdat ze niet weten of iets ooit nog nodig is. Dat moet stoppen. De pijplijn is volledig dichtgeslibd. We houden elkaar in gespannen verwachting of iets weg mag of niet. We moeten kiezen op basis van archiefwettelijke procedures en dan vernietigen, vernietigen, vernietigen.”
Eenhoorn merkte op dat wat niet wordt bewaard, ook geen risico’s bevat voor privacy of veiligheid. Voor financiën zijn allang keuzes gemaakt over wat te bewaren en te vernietigen, kon dat niet overgenomen worden?

Vier adviezen

Aan de kijkers werd gevraagd wat absoluut onderdeel moest zijn van een samenhangende nationale aanpak informatiehuishouding. Zij reageerden met “gedragsverandering, leiderschap, duidelijkheid, kennis en samenwerking”. Aan tafel kregen ontwikkelaars en penvoerders van een nationale aanpak nog vier tips van het ACOI: Schakel de samenleving en deskundigen in (niet politici). Beschouw een nationale aanpak als een veranderopgave en ga voor integrale samenwerking. Wees realistisch, denk vanuit de behoefte en het probleem (zoek geen probleem bij een oplossing). En: houd het simpel en beheersbaar.

Woo-verzoeken

In de tweede ronde zette kritisch burger Daan Rijsenbrij zijn ervaring uiteen met het indienen van Woo-verzoeken. Uit zijn top 10 van ergernissen mocht hij er drie kiezen. Bovenaan stond de vraag waarom de hoogste man of vrouw ‘in het paraferingscircus’ een onvolledig antwoord op een verzoek door laat gaan. Tweede ergernis was de afhandeling door juristen, die eenzijdig geprint papier op de post doen, terwijl hij een PDF op een website wil. Het derde punt was het zwartlakken door juristen, ook wanneer de staatsveiligheid niet in het geding is.

Shadi Pashaei is regisseur Woo bij BZK. In deze nieuwe functie is haar doel zo veel mogelijk contact te houden met de verzoeker, zodat deze het gevoel heeft te worden gehoord. “Wij werken aan het verkorten van het parafencircus en het dejuridiseren van het proces, zodat een besluit begrijpelijker wordt.” Feit blijft dat Woo-verzoeken bovenop de gewone werkdruk komen van mensen. “Het is soms gewoon veel.”

Wat is de vraag?

Directeur Digitalisering Informatisering bij Financiën, Tanja van Burgel, is bekend met het Woo-verzoek van Rijsenbrij waarbij hij tien maanden moest wachten op een antwoord dat onvolledig bleek. “Dat is niet goed gedaan. Tegenwoordig nemen we gelijk contact op met de verzoeker om te vragen wat deze nu precies wil. Dat helpt ook in het verkleinen van de stapel Woo-verzoeken.” Jolein Baidenmann, plaatsvervangend directeur Open Overheid bij BZK, herkent dit: “We willen standaardiseren, we willen dat zo veel mogelijk overheden op dezelfde manier Woo-verzoeken beantwoorden. Als iemand vraagt om alle stukken over Schiphol van de laatste tien jaar, wat doen we dan? Daar denken wij op dit moment over na.” Eenhoorn zei dat als die informatie openbaar is, de vraag niet meer nodig is. Baidenmann beaamde dat en zei dat BZK ‘grote stappen zet’ bij het actief publiceren in de elf categorieën. “Met name politiek gevoelige dossiers hebben de interesse van burgers, dus daar kunnen wij proactief in zijn.”

Woo-capaciteit

De capaciteit voor de behandeling van Woo-verzoeken kan en moet dus slimmer georganiseerd worden. Contact zoeken en houden met Woo-verzoekers helpt met het aanscherpen van de vraag. Eenhoorn vatte de discussie aldus samen: “Een Woo-regisseur is belangrijk om te hebben, maar er moet ook een Woo-beslisser zijn. De parafenlijn is te lang. Rijksdiensten vragen aan elkaar of iets openbaar mag zijn, dat moet stoppen. Er is één Nederlandse staat. En we hebben gezien dat actief openbaar maken loont.” De kijkers vonden op basis van deze discussie het belangrijkste verbeterpunt dat de overheid zelf meer openbaar moet maken. Het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding hoort daarbij.

Meer vertrouwen door relevante data

De derde en laatste ronde behandelde drie casussen met betrekking tot de informatierelatie tussen burger en overheid, met Erna Ruijer, universitair docent Bestuurs- en Organisatiewetenschappen aan de Universiteit Utrecht, ombudsvrouw Marianne van den Anker van de Ombudsman Rotterdam-Rijnmond, en directeur vereniging SchuldHulpMaatje Nederland, Peter Rijsdijk.

Van den Anker pleit voor een open overheid waarin we kunnen grasduinen alsof het een bibliotheek is. Over het delen van persoonlijke informatie zegt ze dat als mensen zelf aangeven dat het mag, de overheid het dan niet mag verbieden. Rijsdijk was het daarmee eens. Op de uitspraak ‘alles is niets’ had hij nog een aanvulling: “Focus is alles, onze focus is het vinden van mensen met schulden en hen begeleiden naar hulp. Dat willen wij samen met de overheid doen.” SchuldHulpMaatje heeft een uitgewerkt aanbod klaarliggen voor de overheid om samen te werken.

De wijk in

Ruijer vertelde over een recent onderzoek naar de inzet van data voor publieke vraagstukken. Open data kunnen bijdragen aan het versterken van vertrouwen in de overheid, maar dan moet ze wel aansluiten bij de behoefte van inwoners. “Dat gegevens er zijn, betekent niet direct dat ze ook geraadpleegd worden.” In een Utrechtse wijk heerste bij inwoners het idee dat zij veel minder voorzieningen hadden dan in andere wijken. Uit data bleek dat dit beeld klopte, waardoor de inwoners zich gesterkt voelden in hun overtuiging. “Om de vraag te kennen moet een gemeente wel het stadskantoor uit en de wijk in, om te horen wat er speelt.”

Ja of nee, geen dossier

Slachtoffers van het toeslagenschandaal vragen om hun dossier vragen, omdat ze zeker willen weten dat ze niet meer geregistreerd staan, zegt Van den Anker. Dat is volgens haar de vraag onder de vraag. Ze willen zeker weten dat ze weg kunnen bij het BKR of een aanvullende zorgverzekering kunnen afsluiten. “Zeg dan als overheid: geef ons jouw BSN en dat van je kinderen, dan geven wij jullie een ‘schone-lei-verklaring’. Daarmee kunnen ze verder. Dan hoeven ze hun dossier vaak ook niet meer in te zien.”

Aanvragen voorkomen

Van Huffelen was in haar vorige rol nauw berokken bij de problemen rondom het toeslagenschandaal. “Mensen kwamen in de problemen door de koppeling van data. Daar moeten we voorzichtiger mee zijn, maar als we het goed doen kunnen we meer hulp bieden.” Het ministerie van Sociale Zaken en Werk onderzoekt hoe data veilig gekoppeld kunnen worden, zodat mensen een extra voucher of uitkering automatisch krijgen, zonder aanvraag te hoeven doen. Want dat is waar het vaak mis gaat. Van den Anker: “Mensen in armoede zijn twee dagen in de week bezig met het regelen van aanvragen. Dat is niet te doen naast overleven.” “Er moet dus nog ontzettend veel gebeuren,” concludeerde Eenhoorn.

Transparantieprijs 2024

Het publiek kon uit vier genomineerden hun favoriet kiezen voor de ‘Transparantieprijs Over informatie Gesproken 2024’. Dit waren:

• OpenStad (Den Haag & Amsterdam), een open source platform voor het meepraten van burgers over hun stad, straat en wijk.
• De provincie Groningen, die bij de aanpak bij omvangrijke constructief overleg voert met de verzoeker.
• De gemeente Hoekse Waard, die met WOO-DAN praktisch en pragmatisch aan de slag is met actieve openbaarmaking.
• Het Dutch Institute for Vulnerability, dat met 160 vrijwilligers werkt aan het openbaarmaken van veiligheidslekken bij de overheid online.

Bekijk HIER de video terug van de ontbijtsessie