Er wordt vanuit de raad weinig, veel te weinig, aan overlevering en geschiedschrijving gedaan. Voor de reconstructie van de tijdlijn van gebeurtenissen in de openbaarheid en de achterkamers. Om het verhaal niet alleen vanuit de bestuurlijke of ambtelijke kant te onthouden, maar ook vanuit de kant van de volksvertegenwoordigers.
Voor de reconstructie van de tijdlijn van gebeurtenissen in de openbaarheid en de achterkamers. Om het verhaal niet alleen vanuit de bestuurlijke of ambtelijke kant te onthouden, maar ook vanuit de kant van de volksvertegenwoordigers.
In de gemeenteraad van Almere vond recent een debat plaats over het (niet) bewaren van de mailbox van raadsleden na hun vertrek. Het debat ging over wat wettelijk moet en wat wenselijk is. Het bracht mij aan het denken over het bewaren door raadsleden van niet alleen mail, maar ook andere stukken. Bewaren kost veel tijd en ruimte. Maar wat gooit een raadslid eigenlijk allemaal weg en wat blijft achter?
Almere is een van de gemeenten waar raadsleden bij hun aantreden een mailadres van de gemeente krijgen. Hoewel de Archiefwet het niet verplicht stelt werden in Almere sinds 2016 de mailboxen van raadsleden gearchiveerd. In een door D66 ingediende motie is onderbouwd dat een raadslid een andere positie heeft dan een bestuurder. Een raadslid heeft geen individuele bestuurlijke verantwoordelijkheid en kan zich niet, nadat hij/zij is gestopt, verantwoorden. In dit licht is het bewaren van mailboxen van raadsleden niet noodzakelijk en ook niet wenselijk. De motie kreeg de steun van de raad. Voortaan zullen mailboxen niet meer worden bewaard.
Opgeruimd gevoel
Het bracht mij aan het denken over het bewaren door raadsleden van mail, maar ook stukken en andere “archiefbescheiden” (i.c. “informatieobjecten die vallen onder de Archiefwet 1995”). Op een goede dag reed ikzelf drie keer naar het afvalstation met twintig of meer dozen paperassen. Ik had alle dossiers doorgenomen en slechts een stapeltje van welgeteld twee centimeter hoog bewaard. Wat bewaar je zoal na vier jaar raad? De notulen van een paar belangrijke vergaderingen, vooral die waar ik zelf aan het woord was. En niet elke zin die ik openbaar heb uitgesproken vond ik het waard om te bewaren. Verder bewaarde ik wat teksten van de initiatiefvoorstellen die ik had gemaakt. Eerst dacht ik alle achtergrondinformatie, reacties van anderen en publicaties te bewaren, maar zag ervan af. Voor het groter geheel is slechts het eindproduct relevant. Zo bewaarde ik ook niets van concept-moties, amendementen en betogen en mijn reacties op concepten van anderen. Briefjes, aantekeningen, krantenknipsels en mails, alles ging door de versnipperaar, naar de digitale prullenbak of naar het afvalstation. Het gaf een heerlijk opgeruimd gevoel. Toen ik achterom keek naar mijn dozen, die in de grote container werden geplet, moest ik wel slikken. Zo, dat waren vier jaren papier. De consequentie van stoppen, maar toch.
Bewaarplicht
Uiteraard bleef het belangrijkste bewaard in de archieven van de gemeente. Had ik er behoefte aan, dan kon ik er op de een of andere manier vast naar op zoek. Hoe de debatten waren gegaan en hoe er was besloten, toegankelijk voor iedereen, bewaard voor de eeuwigheid, of in elk geval voor heel lang. Zou ik dat ooit doen, op zoek gaan naar oude stukken? “Archiveren is het tegenovergestelde van herinneren” (1). Je stopt het ergens weg en kijkt er niet meer naar om. Bewaren kost nu eenmaal veel tijd en ruimte. Mijn stapeltje persoonlijk archief is opgeborgen in een doos op zolder. Onder een laagje stof.
Heb ik stukken vernietigd die ik wel had moeten bewaren? Wettelijk gezien had ik als raadslid dus geen bewaarplicht, maar dat wist ik toen niet. Ik heb er ook geen seconde bij stilgestaan of het mij afgevraagd. Mogelijk veranderen zaken als er volgend jaar een nieuwe Archiefwet komt. Goed om raadsleden er dan van te doordringen, want vanzelf gaat het niet. Er wordt vanuit de raad weinig, veel te weinig, aan overlevering en geschiedschrijving gedaan. Het zou echt interessant zijn om stukken te bewaren waarin terug is te vinden hoe een plan of idee was ontstaan, wie er het eerst mee kwam en hoe het daarna zijn definitieve vorm kreeg. Wie wat had bijgedragen, wie tegen heeft gestribbeld en andere pikante details? Voor de reconstructie van de tijdlijn van gebeurtenissen in de openbaarheid en de achterkamers. Om het verhaal niet alleen vanuit de bestuurlijke of ambtelijke kant te onthouden, maar ook vanuit de kant van de volksvertegenwoordigers. Pas als je iets bewaart, heb je iets. En dan bén je iets, niet een stempelmachine, maar een factor van belang.
(1) Citaat uit roman Mrs. Degas van Artur Japin
Pascale Georgopoulou is voormalig raadsgriffier van de gemeente Amstelveen en verricht nu werkzaamheden voor verschillende overheden
@Pascale. Inderdaad jammer dat die persoonlijke noot van raadsleden bij de lokale vraagstukken dan uit het zicht raakt. Zoals je beschrijft zal e-mail wel persoonlijke informatie blijven. Maar om de genomen stappen historisch en chronologisch te kunnen teruglezen zou een raadsinformatiesysteem verbreed kunnen/moeten worden tot het gehele vraagstuk, van eerste signalen en agendering tot aan uitvoering en monitoring. Daarmee is ook het “ontwerpen” van oplossingen en meningen en standpunten inzichtelijk, zowel vanuit bestuur, politiek als vanuit de samenleving. Zo’n dynamisch vraagstukdossier ontstaat dan werkendeweg, onder andere door het linken van relevante tekstdelen en documenten.
Als je die vraagstukdossiers dan ook nog koppelt aan een overkoepelend themadossier (bijvoorbeeld “Wonen”) dan bewaar je voor opvolgende raadsleden de kennis over dat onderwerp en de relevante besluitvorming. En als raadslid stop je jouw e-mail in een mapje met de code of naam van het vraagstuk. Archieven opgeruimd, synchroon en toegankelijk, geeft een goed gevoel …
Ja, Marcel, het zou meerwaarde hebben. Nu wordt van alles bewaard ambtelijk en bestuurlijk. Maar in de raad gebeurt ook van alles. Daarvan blijft weinig (lees= niets) over. Jammer is dat. Je hebt gelijk dat het raadsinformatiesysteem daar een belangrijke rol in kan spelen. Het zou mooi zijn als raden dat als opdracht aan hun griffier zouden geven.