Sommige ambtenaren lanceren non-stop nieuwe initiatieven en laten onbewust een spoor van verbijstering achter.
Laatst werd mij gevraagd wat ik vond van een voorstel om naast alle ambtelijke stukken ook e-mail en WhatsApp op te gaan slaan. Dat eerste kan ik inkomen, dat tweede is klinkklare onzin.
Nieuw jaar, maar sommige zaken veranderen nooit. Zoals het vermogen van sommige ambtenaren om non-stop nieuwe initiatieven te lanceren en onbewust een spoor van verbijstering achter te laten. Ongetwijfeld hebben deze collega’s de beste bedoelingen en geen idee waar ik het over heb, maar dat is hoofdzakelijk toe te schrijven aan een bedrijfscultuur van complete vrijheid – waarin het gemiddelde functioneringsgesprek niet verder komt dan de kinderen en wellicht het ‘teamgevoel’.
Verwoede pogingen van de staatssecretaris om door de bomen het bos te blijven zien, zijn dan ook niet uit de lucht gegrepen. Ik roep het nog maar eens: voor iedere opruimactie worden er 100 nieuwe websites, apps of keuzehulpjes gelanceerd. Het liefst met onbegrijpelijke afkorting en een stukje blockchain. En áls er al gebruikersonderzoek wordt verricht of iemand deze tsunami aan zenddrang überhaupt leest, dan landen de 1000 bevindingen vaak ver achter in een backlog. Want tsja, veiligheid, toegankelijkheid en privacy, dat is toch het allerbelangrijkste?
Nou, nee dus. Als Android en Apple deze strategie hadden gehanteerd, hadden ze allang niet meer bestaan. Ja, iedereen moppert over wat Google allemaal weet, maar gelijktijdig is een deel van ons dagelijks leven afhankelijk van hun laagdrempelige producten. Dus als we echt software van derden in ons archief willen proppen; kijk dan ook gelijk even naar alle Google formulieren, webinars en alle andere webapplicaties die gretig aftrek vinden binnen het Rijk. Niet dat iemand enig idee heeft waar al die data staan, maar dat zijn natuurlijk geen zaken die we hardop gaan roepen.
Complexiteit is the mother of all evil. Het zorgt ervoor dat systemen falen, mensen ons wantrouwen en daarmee sociale onrust. Electorale aardverschuivingen richting populisme hebben dus weinig te maken met populisten, maar meer met onze prestaties van de afgelopen decennia. Zo is ook de Brexit pure frustratie, die weinig te maken heeft met mensen die niet bij een collectief willen horen: Het heeft alles te maken met een collectief dat zichzelf niet verkoopt en tegelijkertijd bepaalde zaken gewoon in haar waarde laat.
Seger de Laaf is programmamanager en digitaal adviseur bij de Rijksoverheid. De blog is op persoonlijke titel. Hij is ook lid van het actieteam van Gebruiker Centraal, een overheidsbrede kenniscommunity die streeft naar een servicegerichte en gebruiksvriendelijke (digitale) overheid.
Ik ben ook geen voorstander van onzinnige voorstellen, maar het archiveren van ambtelijke e-mail en zelfs van WhatsApp berichten (mits onderdeel van formele overheidscommunicatie) lijkt mij de normaalste zaak van de wereld. Sterker nog: de overheid is wettelijk verplicht om e-mails te bewaren om achteraf verantwoording te kunnen afleggen over gevoerd beleid. Het wordt pas onzinnig als binnen de overheid wordt gedacht aan pilots met e-mail archivering. Die archivering is namelijk iets wat je gewoon hoort te doen.
Belangrijke toevoeging van je Jan Willem: ‘mits onderdeel van de formele overheidscommunicatie’. Als Overheid Whatsapp, SMS, Snapchat, KIK, Messenger, chatboxen en allerlei nog te bedenken nieuwe communicatievormen voor formele overheidscommunicatie gaat gebruiken en dit is rechtsgeldig dan kun je inderdaad je archieven gaan vullen. Met de bijbehorende opslag-, zoek-, integratie- en reproduceerbaarheidsproblematiek vandien. M.i. zou je als overheid duidelijker moeten zijn: “Ja, wij gaan mee met allerlei moderne communicatievormen op Facebook, Snapchat, Whatsapp, chatboxen etc”. En: “Nee, niet alles kun je rekenen tot de formele overheidscommunicatie.” Dit zou je beter moeten uitwerken. Hier zijn vast duidelijke afspraken voor nodig binnen de overheid zelf. Maar wellicht vergt dit ook aanpassing van de wet. Je kunt dan bijv. wel een vraagje stellen op Whatsapp, of je vergunning bespreken met een robot, maar voor een formeel antwoord en besluit dient dit bijv. schriftelijk of digitaal via Mijnoverheid te zijn gecommuniceerd. Welke informatie wel of niet formeel (en juridisch te betwisten is) moet voor de maatschappij heel duidelijk worden. Daar ligt m.i. de uitdaging.
Ik ben het totaal oneens met je. Reactie van Jan Willem Bossevain is okee: natuurlijk moet je archiveren wat gearchiveerd hoort te worden. En natuurlijk gaan er ook via WhatsApp (en andere sociale media) ook archiefwaardige berichten op en neer. Al was het alleen maar omdat je als overheid niet kunt bepalen wat en via welk kanaal mensen communiceren. Of blijven we iemand die een melding doet via social media doorverwijzen naar een website met een formuliker waar hij dezelfde melding nog een keer moet doen (dat kost de ontvanger namelijk minder werk)?
Floor Lekkerkerker stelt voor om betere afspraken te maken over manieren waarop je als overheid formele antwoorden en besluiten kenbaar maakt (bijv. schriftelijk of digitaal via Mijnoverheid). Die betere afspraken zijn zeker nodig en nuttig en uiteraard gebruik je voor formele besluiten een vertrouwd kanaal. Maar ook dan zul je niet eenzijdig kunnen sturen op hoe er met de overheid wordt gecommuniceerd. Het niet archiveren van archiefwaardige zaken die toevallig via een ander medium binnenkomen zie ik vooral als strategie om als overheid defensief het eigen werk te beperken.
ps: het aanhalen van bedrijven als Apple en Google als lichtend voorbeeld is iets anders waar ik van alles van vind, maar dat laat ik hier maar even voor wat het is