Er valt een wereld te winnen door betere marktverkenningen en door beter aan te geven wat er van leveranciers verwacht wordt. Te vaak worden aannames gedaan over de rol van de opdrachtgever of blijken de verwachtingen over de rol van leveranciers niet realistisch, schrijft het Adviescollege ICT-toetsing in haar jaarrapportage 2021.
Neem als opdrachtgever uitdrukkelijk regie op de selectie van leveranciers, op de uitvoering van de verstrekte opdracht en op het contractmanagement. | Beeld: Shutterstock
Overheidsorganisaties lopen hiermee het risico in een situatie te belanden waarin leveranciers, in de ogen van de opdrachtgever, niet leveren wat gevraagd is. Nieuw aangeschafte of ontwikkelde softwareproducten passen dan niet goed bij het beoogde gebruik, zijn te duur, worden vertraagd of zijn lastig onderhoudbaar of vervangbaar.
Samenwerkingsmodel
Projecten zijn gebaat bij een goed doordacht samenwerkingsmodel. Het is voor opdrachtgevers essentieel om zich vooraf goed te laten informeren over de expertise van marktpartijen, de producten die zij leveren en de eisen die gesteld kunnen worden. Als het project zich op een relatief nieuw gebied begeeft en er is sprake van een aanbesteding, is het raadzaam om een marktconsultatie uit te voeren waarin zowel het product en de dienst, als het beoogde samenwerkingsmodel aan de orde komen. Neem als opdrachtgever uitdrukkelijk regie op de selectie van leveranciers, op de uitvoering van de verstrekte opdracht en op het contractmanagement. Zorg dat hiervoor voldoende kennis in huis is.
Vier adviezen
In 2021 heeft het Adviescollege ICT-toetsing veertien onderzoeken uitgevoerd. Uit die onderzoeken geeft het adviescollege vier algemene adviezen voor betere beheersing van ICT-projecten bij de Rijksoverheid.
1. Stel een heldere probleemanalyse en businesscase op. Wat is de meerwaarde van de nieuwe situatie? Wat moet het project concreet opleveren aan maatschappelijke of financiële baten?
2. Denk toekomstige organisatieprocessen goed uit. Focus niet alleen op het technische systeem in het project. Betrek de lijnorganisatie in een vroeg stadium zodat invulling gegeven kan worden aan de gewenste ICT-oplossing in samenhang met organisatieprocessen.
3. Versterk de aandacht voor relatie opdrachtgever – leverancier. Laat je goed laten informeren over de expertise van marktpartijen, de producten die zij leveren en de eisen die gesteld kunnen worden.
4. Houd bij keuze oplossingsrichting ook rekening met beheer- en onderhoudsfase. Wie dat niet doet wordt in de beheerfase geconfronteerd met onvoorziene kosten.
