Sturen op een goed gesprek

door: Frits de Jong, 14 augustus 2018

Vastgeroeste overlegstructuren, weinig ruimte voor inspraak, het niet inzichtelijk hebben van alle belanghebbenden. Ilan Stoelinga, werkzaam in opdracht van de gemeente Haarlemmermeer, heeft er weinig mee. Hij opteert voor een koerswijziging. Maar hoe realistisch is zijn Harmonica-model en wat schieten de inwoners er eigenlijk mee op?

armchair - huis

De gemeente Haarlemmermeer kent achttien clusters, waaronder gebieds- en relatiemanagement. Ilan Stoelinga houdt zich binnen dat cluster bezig met het ontwikkelen en implementeren van het gebieds­programma. Specifiek richt hij zich op het ondersteunen en faciliteren van gestructureerde gesprekken. Nodig, volgens hem, omdat de rol van de gemeente aan het verschuiven is. Van een sturende, verzorgende organisatie richting gesprekspartner en coach van inwoners en ondernemers. “In een steeds meer genetwerkte samenleving met flexibele samenwerkingsverbanden en een grote invloed van de sociale media, is het nodig dat de (lokale) overheid haar rol gaat herzien. Daarbij draait het steeds meer om vragen als: ‘Wat doen, kunnen en willen we als gemeente?’ en ‘Hoe krijgen we grip, maar houden we tegelijkertijd aansluiting bij ideeën uit de samenleving?’. Dat vereist een andere kijk op de werkelijkheid, inclusief een andere manier van werken.”

In opdracht van de gemeente Haarlemmermeer heeft Stoelinga een methode gepresenteerd die plannen en ideeën van gemeente en initiatieven uit de samenleving op een geïntegreerde wijze in kaart brengt. Letterlijk. Stoelinga: “Het verschil met de gangbare manier van werken is dat het direct duidelijk maakt wat er waar speelt en wie invloed heeft bij een bepaald belang of activiteit. Nu is die informatie vaak nog versnipperd en zijn stakeholders, vooral die van buiten de gemeente, veelal onbekend. Deze methode laat zien bij welke thema’s met welke partijen in gesprek moet worden gegaan en houdt relevante wensen en belangen actueel. Daarmee is het goed toepasbaar bij een aantal nieuwe taken van de gemeente, bijvoorbeeld binnen het sociaal domein, bij de invoering van de Omgevingswet of de inzet van wijk- en buurtbudgetten. En als we aan willen blijven haken bij ontwikkelingen als cryptocurrency en crowdfunding, is deze manier van werken onontbeerlijk.”

Debatarena

De door Stoelinga benoemde methode verzamelt relevante informatie rond een thema en geeft die data, in de vorm van objecten, weer op een kaart. Door het koppelen van objecten en relaties tussen koppelingen aan te brengen, ontstaan nieuwe verbindingen: de zogenoemde ‘punten van gesprek’. “Deze punten vormen de ‘debatarena’ voor de gemeente. In één oogopslag is er antwoord op vragen als: ‘zijn er onderlinge verbanden tussen activiteiten?’ en ‘welke belangen spelen nu en in de toekomst?’ Zo kent het plan voor de aanleg van een skatebaan andere stakeholders dan de voorgenomen sluiting van het verzorgingshuis. Maar pas als we alle stakeholders in beeld hebben, en met hen in gesprek gaan, weten we exact wat er in een bepaald gebied speelt.”

Het goede, gestructureerde gesprek, zoals Stoelinga dat voor zich ziet, wordt op meerdere niveaus gevoerd. Hij werkt hiervoor met de door hem ontwikkelde Harmonica-methode (“Harmonie in het gesprek”). Een van die niveaus is een in- en overzichtstafel. “De tafel geeft een tastbare en fysieke uitwerking van de methode en het ultieme uitgangspunt voor een goed gesprek. De punten van gesprek worden dan direct op tafel gepresenteerd en bieden zo een prima overzicht om met alle belanghebbenden in gesprek te gaan. De afspraken en ideeën van de tafelgasten liggen immers letterlijk op tafel. Op een speelse, toegankelijke manier kunnen voorgenomen besluiten worden uitgetest en zien alle stakeholders direct de effecten ervan.” Een tweede niveau is de workshopvariant, waarbij deelnemers gedwongen worden om met elkaar over verschillende thema’s en objecten het gesprek aan te gaan. “Door de vorm is het goed bruikbaar voor bijvoorbeeld het vastleggen van gesprekken over werkplannen, het bepalen van de strategische uitvoeringsagenda wonen of voor een omgevingsvisie. Binnen ons cluster wordt het gebruikt voor het maken van de gebiedsagenda, waarbij ambtenaren in gesprek gaan over wensen, activiteiten en belangen.”

Een derde niveau dat voorkomt in de schets van Stoelinga, is de online variant. “Daarbij kan de inbreng ook komen van ondernemers of inwoners, die vanaf thuis of hun werk meepraten.” Wat Stoelinga betreft is het de taak van de gemeente om op al die niveaus het gesprek continu op gang te houden. “Dat is een radicaal andere manier van werken die niet van vandaag op morgen werkt. Dat besef ik terdege. Maar links- of rechtsom: we zullen wel terug moeten naar de basis, het gestructureerde gesprek. Dat zal nog moeilijk genoeg zijn, want door allerlei nieuwe en complexe overlegstructuren zijn we inmiddels aardig afgedreven van die basis.” Om niet nog meer tijd te verliezen, oppert Stoelinga om de implementatie van ‘zijn’ systeem synchroon te laten lopen aan de gangbare manier van werken. “Volgens mij is de tijd er rijp voor.”

Armchair auditing

Armchair auditing is een initiatief van de Algemene Rekenkamer, Geonovum, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Imagem en iBestuur. Aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden wordt getoond waar en hoe bij gemeenten publieke gelden worden besteed.

Eerdere artikelen: iBestuur 23, pagina 46 – iBestuur 24, pagina 40 – iBestuur 25, pagina i28 – iBestuur 26, pagina i38’

Dit verhaal is te vinden in iBestuur magazine 27. Download hier

tags: ,

- - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.