Als het om modernisering gaat, hebben publieke organisaties vergelijkbare behoeften als andere organisaties. Ze moeten de efficiëntie van processen verhogen, gepersonaliseerde diensten leveren en ervoor zorgen dat gevoelige gegevens worden beschermd. Tegelijkertijd moeten technologische en organisatorische silo's worden doorbroken om digitalisering mogelijk te maken.
Beeld: Unsplash
Vóór de coronapandemie bevond de publieke sector zich al in een digitale transformatie. Waar overheden prioriteit gaven aan digitale strategie – van beleid tot dienstverlening, gaven onderwijsinstellingen de voorkeur aan het moderniseren van de back-end-systemen voor HR en salarisadministratie en studentenvoorzieningen.
Toen de pandemie toesloeg werd deze transformatie echt noodzakelijk. Werken op afstand en de enorme vraag naar digitale toegankelijkheid vroegen om flexibele oplossingen zoals selfserviceportalen, online vergadermogelijkheden en gepersonaliseerde stakeholdercommunicatie. De basis voor deze nieuwe digitale mogelijkheden lag in de cloud.
Cloudomgevingen en -applicaties kunnen overheidsorganisaties de prestaties, schaalbaarheid en beveiliging bieden die ze nodig hebben om goed te gedijen in een periode van herstel. Er is ook een duidelijke vraag naar cloudadaptie: Gartner voorspelt dat in 2025 de clouduitgaven van ondernemingen voor het eerst de traditionele IT-uitgaven aan applicatiesoftware, infrastructuursoftware, bedrijfsprocesservices en systeeminfrastructuur zullen overtreffen. Tegen die tijd zal bijna twee derde (65,9%) van de uitgaven voor applicaties worden besteed aan cloudtechnologieën – een stijging van maar liefst 57,7% ten opzichte van 2022.
Door te investeren in cloudoplossingen kunnen organisaties slimmer en beter worden aangesloten, met de flexibiliteit om realtime op uitdagingen in te spelen en met de capaciteit om al vroeg kansen te signaleren.
Gestroomlijnde activiteiten
Organisaties als gemeenten en overheidsinstellingen zijn verantwoordelijk voor een scala aan diensten. Van het afhandelen van vragen van burgers tot het budgetteren van afdelingen, er worden aanzienlijke administratieve en IT-middelen besteed aan omslachtige handmatige processen. Cloudoplossingen stellen overheidsinstellingen in staat om het web van processen en systemen die aan deze services ten grondslag liggen, te vereenvoudigen en te standaardiseren, zodat ze efficiënter kunnen worden geleverd en voortdurend kunnen worden geoptimaliseerd.
Met cloudapplicaties kunnen routinematige activiteiten worden gestroomlijnd. Financiën, HR en prestatiebeheer kunnen worden beheerd met één gebruikersplatform via oplossingen voor Enterprise Performance Management (EPM), Enterprise Resource Planning (ERP) en Human Capital Management (HCM). Verbeterde efficiëntie en geavanceerde analysemogelijkheden stellen medewerkers in staat procesveranderingen sneller door te voeren en applicaties effectiever uit te breiden.
Lambeth Council, lid van de gemeenteraad die verantwoordelijk is voor de Londense stadsdelen, heeft legacy on-premise systemen vervangen door de Oracle Cloud ERP-, EPM– en HCM-cloudapplicatiesuites. Door deze transformatie konden processen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd, ook met zelfbedieningsfuncties voor bewoners. Deze cloudoplossingen maakten het bovendien mogelijk om op afstand te werken, waardoor de raad zijn kantoorruimte kon terugbrengen van veertien naar slechts twee gebouwen.
Gegevens benutten
Overheden zijn steeds vaker op zoek naar goed inzicht in het succes van hun beleid, zodat ze hiervan kunnen leren en (toekomstig) beleid kunnen verbeteren of aanpassen.
Een belangrijke stap in het verschaffen van inzichten is het ontsluiten van datasilo’s
Een belangrijke stap in het verschaffen van dit inzicht is het ontsluiten van datasilo’s, zodat één bron van waarheid voor hun bedrijfsvoering gecreëerd kan worden. Verouderde on-premises-systemen zijn vaak niet aan elkaar gekoppeld, waardoor het moeilijk is om gegevens effectief te benutten. Als je uitgaat van meerdere afdelingen of business units, elk met hun eigen systemen en processen, worden deze problemen nog groter. Het opslaan en gebruiken van gegevens in de cloud kan deze barrières wegnemen, waardoor organisaties de broodnodige duidelijkheid krijgen.
Cloudinfrastructuur en applicaties verminderen de complexiteit en stellen overheidsinstellingen in staat om het meeste uit hun gegevens te halen. Managers krijgen via een intuïtief dashboard de benodigde tools om gegevens over belangrijke bedrijfsfuncties te rapporteren en te analyseren. Ze kunnen ook voorspellende analysemogelijkheden gebruiken voor intelligente besluitvorming, waarbij gegevens worden omgezet in antwoorden.
De Noorse openbare wegenadministratie gebruikt Oracle Cloud Analytics voor het bewaken van gegevens van 55.300 km aan wegennetwerken en bijbehorende tunnels, bruggen, veerbootkades en andere dragende constructies. Zo worden met het cloudplatform analyses gemaakt over ongevallen, verlenging van rijbewijzen en routes die voertuigen afleggen.
Beveiliging vereenvoudigd
Beveiliging is een prioriteit voor elke organisatie in de publieke sector. Het is van essentieel belang dat gevoelige data – van gezondheids- en financiële gegevens tot vertrouwelijke juridische informatie – veilig wordt opgeslagen en gebruikt. In cloudoplossingen worden voortdurend nieuwe beveiligingsmogelijkheden geïntroduceerd en bijgewerkt, zodat organisaties iedere dreiging een stap voorblijven.
In de cloud hoeft veiligheid niet ten koste te gaan van gebruiksgemak. Het gebruik van SaaS-cloudoplossingen zorgt dat bescherming intuïtiever verloopt: met één centraal besturingsplatform hebben eindgebruikers via een eenmalige aanmelding en automatische authenticatie toegang tot selfservice-oplossingen. In de wetenschap dat ze beschermd zijn tegen cyberdreigingen, kunnen medewerkers zich concentreren op hun daadwerkelijke werk.
Gemeente Rotterdam bedient ruim 670.000 inwoners en 50.000 bedrijven en koos voor Oracle Fusion Cloud ERP voor het moderniseren en beveiligen van de kritische bedrijfssystemen. Naast het verbeteren en automatiseren van de financiële en inkoopprocessen, stelt Oracle Cloud ERP de gemeente in staat om te voldoen aan strenge beveiligingsnormen en wettelijke vereisten.
Openbare diensten, gepersonaliseerde communicatie
Overheidsinstellingen staan steeds meer onder druk om gepersonaliseerde communicatie te leveren aan een reeks belanghebbenden. Of het nu lokale bewoners, studenten, sportevenementen of internationale bedrijven zijn, ontvangers verwachten duidelijke communicatie over initiatieven en beleid die op hen betrekking hebben.
Sommige overheids- en zorgorganisaties bieden een klantervaring die achterblijft bij die van andere sectoren.
Uit onderzoek van Forrester Consulting en KPMG blijkt dat sommige overheids- en zorgorganisaties een klantervaring bieden die achterblijft bij die van andere sectoren. Zo beschouwt meer dan de helft (58%) van de overheidsorganisaties hun klantgerichtheid als “minder volwassen” of “ongeveer gemiddeld”. Cloudgebaseerde CX-oplossingen stellen organisaties in de publieke sector in staat om deze trend te keren en de diensten, ondersteuning en opleiding die ze bieden proactiever en persoonlijker te maken.
Herstellen en innoveren.
Tegenwoordig staat de publieke sector flink onder druk, van militaire conflicten tot de coronapandemie. De kans is groot dat zich nieuwe uitdagingen blijven aandienen die overheidsorganisaties dwingen om flexibel en proactief te reageren. Om niet alleen huidige tegenslagen te doorstaan, maar ook nieuwe kansen voor herstel en innovatie te kunnen aangrijpen, zullen organisaties cloudinfrastructuur en -applicaties moeten omarmen.
De voordelen van cloudadaptie binnen de publieke sector zijn duidelijk. Organisaties kunnen hun IT toekomstbestendig maken, met hoge performance, schaalbaarheid en robuuste beveiliging. Cloudapplicaties stellen hen in staat om hun backoffice verder te ontwikkelen door processen te stroomlijnen en automatisering te introduceren, evenals met een nieuwe benadering van werken op afstand en communicatie met stakeholders. Ze kunnen data omzetten in inzichten met zogenaamde machine learning en geavanceerde analyses, waardoor de besluitvorming verbetert wanneer dat er het meest toe doet.
