zoeken binnen de website

Projectpagina 'Over Informatie Gesproken'

rddi logo

Het onzichtbare archief in de kelder

door: Martine Hemstede

artikelen | 4 februari 2021

De overheid is de grootste data-industrie van ons land. Data en informatie zijn immers onmisbaar voor het maken van goed beleid en het beantwoorden van maatschappelijke vragen. Maar de overheid kan die stroom informatie maar moeilijk beheersen. Daarom zet zij in op het goed inrichten van data- en informatieprocessen. In twee digitale Future Lab werkateliers hebben medewerkers van de overheid hun creativiteit losgelaten op de informatiehuishouding van de toekomst.

Beeld: Shutterstock

De informatiesamenleving is complex, maar biedt ook mogelijkheden om de samenleving beter van dienst te zijn: informatie kan eerder openbaar gemaakt worden, het selecteren van belangrijke informatie kan veel vroeger in het proces. Daarbij is het de kunst ervoor te zorgen dat informatie authentiek en betrouwbaar is.
Stel je voor dat het 2030 is. Hoe ga je dan om met data uit het verleden, het heden en de toekomst? Die vraag stelt Reframing Studio in het rapport ‘Future Lab, De informatiehuishouding van het Rijk in 2030’ aan iedereen die met overheidsdata te maken heeft. En welke functies zijn er straks nodig om de informatie in goede banen te leiden? Waar nu een archivaris achteraf kijkt wat er bewaard moet worden en hoe, worden medewerkers straks allemaal informatieverwerkers die veel eerder in het proces beslissen wat bewaard moet worden en openbaar gemaakt. Wat betekent dat voor je eigen werk? In opdracht van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) werkte Reframing Studio deze vragen verder uit in twee interactieve werkateliers voor uitvoeringsorganisaties.

Zo’n dertig collega’s van verschillende organisaties – van politie tot Nationaal Archief – deden mee. In het eerste werkatelier hebben zij met behulp van mogelijke toekomstige functies, zoals de Verhaalhaler en de Beleidsarcheoloog, verkend welke informatiehouding voor hun organisaties het meest gewenst is. Vervolgens hebben ze de competenties gedefinieerd die ontwikkeld moeten worden om tot die informatiehouding te komen. In het tweede werkatelier kozen de deelnemers voor een van de toekomstige functies en hebben ze ideeën ontworpen voor tools, omgevingen en routines die overheidsorganisaties helpen vorm te geven aan de informatiehuishouding van het Rijk in 2030.

Dorien Huiskens is projectleider Awareness Medewerkers bij ENIGMA, ze begeleidt mensen naar een duurzaam digitaal informatiebeheer bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zij kroop in de huid van de Dataprototyper en bedacht het datascheidingsstation. Data kunnen al bij de bron worden ‘gescheiden’, net zoals je afval scheidt in verschillende stromen. “De transformatie naar een goed lopend informatiebeheer dat voldoet aan wet- en regelgeving is niet alleen een ICT-opdracht. Als mensen niet weten wat er van ze verwacht wordt, werken de systemen niet.” Daarnaast is ze zich bewust van de grote hoeveelheid digitale informatie die overal wordt opgeslagen. Veel informatiesystemen zijn bovendien verbonden aan één medewerker. “Als die met vakantie is, kun je niet bij zijn data.” Een Wob-verzoek beantwoorden kan dan een enorme klus worden.

Er waren dus genoeg redenen om mee te doen aan de werk­ateliers. Huiskens voelde zich uitgedaagd om haar werk in groter verband te zien. Ze koos voor de functie van Dataprototyper omdat deze nieuwe functionaris de gevolgen onderzoekt van datagedreven werken door te experimenteren met algoritmes en prototypen. “Ik heb op een creatieve manier leren kijken naar informatie en informatiesystemen. We zijn daar allemaal elke dag mee bezig en dat kan leiden tot een blinde vlek voor nieuwe oplossingen.” Huiskens vond nieuwe manieren om orde aan te brengen in de gedigitaliseerde wereld. Ze bedacht tijdens het werkatelier het Datascheidingsstation, naar analogie van het afvalscheidingsstation. “Ook bij data zijn er verschillende stromen. Data die je wilt bewaren, informatie die hergebruikt (gerecycled) kan worden en informatie die je niet hoeft te bewaren.” Het zou handig zijn, bedacht ze, als je bij het schrijven van een nota al kunt zien in welke categorie hij valt en waar je hem kunt opslaan. “Bijvoorbeeld met een pop-up.” Zo kun je als producent van data ook vooraf bepalen wat weg kan: “We vinden het nu heel eng om gegevens weg te gooien, want misschien zijn ze later toch nodig. Met een duidelijke beslisboom zie je of het ook echt weg mag. Dat geeft rust, en neemt mensen achteraf een hoop werk uit handen.”

Buddy voor Burgers
Patricia Moeskops koos voor het nieuwe beroep van Digiminimalist. Die helpt kenniswerkers binnen de overheid op een doelbewuste manier om te gaan met digitale overvloed. Haar idee om dat concreet te maken: Buddy voor de Burger. “De Digiminimalist sprak voor mij het meest tot de verbeelding. Ik word in mijn eigen dagelijks leven ook weleens knettergek van al die digitale prikkels. Deze functionaris helpt mensen binnen de overheid om te gaan met complexe informatie. Je helpt met structuur aanbrengen en waarde bepalen. Je focust op wat je echt nodig hebt voor je werk.”
Moeskops is adviseur Informatievoorziening bij Politie Nederland. Zij ondersteunt haar collega’s bij het beoordelen welke informatie relevant is voor het werk en welke informatie duurzaam moet worden opgeslagen. Hierdoor kan de politie zich nu en op termijn beter verantwoorden. De plicht om informatie over een zaak op tijd te vernietigen staat bijvoorbeeld op gespannen voet met onderzoek naar cold cases. Ze vond het bijzonder om in de werkateliers verder vooruit te kijken en meer te horen over de maatschappelijke context: “Over nepnieuws en algoritmes denk je in je dagelijks werk toch wat minder na, maar het is heel relevant.”

De overheid is de laatste jaren zo gedigitaliseerd dat aan de kant van de burger behoefte ontstaat aan menselijk contact. Er lopen ook dingen mis in geautomatiseerde processen: “Daarom dacht ik: moet je alles wel automatiseren? Je ziet bij de kindertoeslagaffaire hoe mensen massaal in de problemen raakten omdat ze met een Belastingdienst moesten onderhandelen die niet wilde bewegen.” Zo kwam ze op het idee van de ‘Buddy voor de Burger’. ‘Veel burgers zien door de bomen het bos niet meer als ze met de overheid te maken krijgen. Bij welk loket moet je beginnen? Wie kan je helpen? Hoe ga je om met al die websites vol complexe informatie?” Moeskops is zelf ook wel eens verdwaald in de lange gangen van de overheid. “Je hebt behoefte aan een echt mens, iemand die je persoonlijk bijstaat. Iemand die je kan vertellen wat je mag, moet en kunt. De overheid krijgt zo voor burgers een menselijk gezicht.”

Toekomstverkenning
In opdracht van het Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI) heeft ontwerpbureau Reframing Studio een verkenning gedaan naar de informatiehuishouding van de overheid in 2030: Future Lab. Digitale informatie is goud voor een organisatie, maar kan tegelijkertijd ook een vorm van beton zijn. Ontzettend waardevol als basis voor beleid, geschiedschrijving en communicatie, maar een ondoordringbare massa wat betreft zoeken, vinden, archiveren en distribueren. Het RDDI onderzoekt de criteria van een goede, digitale huishouding en hoopt tools te leveren die de stroom informatie temmen.

DE DATA PROTOTYPER … … onderzoekt de consequenties van datagedreven werken en complexe algoritmen door te experimenteren en te leren van prototypen.

DE DIGIMINIMALIST
… helpt kenniswerkers binnen de overheid op een doelbewuste manier om te gaan met digitale overvloed.

tags: , , ,

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.