Decentralisatie, de omgevingswet, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen; het speelveld rond gemeenten wordt steeds complexer. En daarmee ook het informatiebeleid. De noodzaak van een duidelijke visie op informatievoorziening wordt gevoeld. In Zwolle en Bronckhorst zijn al grote stappen gezet. Met de Digitale Agenda 2020 als belangrijke richtingaanwijzer.
In Zwolle is men een klein jaar geleden gestart met het ontwerpen van een informatiebeleidsplan.
Traditioneel stelden gemeenten zich met hun informatiebeleid nogal bescheiden op: ‘We zien wel wat er op ons afkomt – nieuwe regelgeving bijvoorbeeld – en daar reageren we dan op’. Inmiddels is het besef daar dat die manier van werken niet toekomstbestendig is. De wijze waarop mensen en organisaties met elkaar omgaan is door de ontwikkelingen in informatietechnologie en informatiestromen totaal veranderd. De wereld van nu vraagt om een proactieve houding, om een organisatie die zelf vaststelt wat nodig is. In een informatiebeleidsplan bijvoorbeeld, waarin je beschrijft op welke manier de organisatie wil omgaan met het hebben en delen van informatie.
Kritische factor
Wat zijn je doelstellingen, wat schrijft de wetgever voor, wat verwachten inwoners van dienstverlening, welke projecten vloeien daaruit voort, wat en wie heb je nodig om het uit te voeren? In Zwolle is men een klein jaar geleden gestart met het ontwerpen van een informatiebeleidsplan. Informatiemanager Marrie Hol is daarin de roerganger. “Informatievoorziening en ICT spelen een belangrijke rol in het volbrengen van de ambities van ons coalitieakkoord. Daarom zien wij onze informatiestrategie niet als ondersteunend, maar als nevengeschikt aan de organisatiestrategie. Onze informatiestrategie geeft niet alleen richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening, maar meteen óók aan de ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de dienstverlening. Andersom geven de bedrijfsvoering en dienstverlening richting aan de informatievoorziening en de ICT. In vakjargon noemen we dat ‘business-IT alignment’. Dat sluit aan bij onze opvatting dat informatie een kritische factor is. Het is de vierde productiefactor naast mensen, middelen en kennis. Alles wat we doen heeft met informatie te maken, of dat nu dienstverlening is of handhaven. Dus als we onze ambities willen waarmaken, is een goede informatievoorziening een absolute vereiste.”
Bewustzijn creëren
Zwolle koos ervoor om de informatiestrategie te koppelen aan de ambities van de Digitale Agenda 2020. Hol: “Een logische koppeling. Het geeft ons een duidelijke richting voor de strategische keuzes. We pakken de doelen eruit die bij onze eigen ambities passen, ‘knippen’ die op maat en zetten het om in projecten en programma’s. We willen bijvoorbeeld werken aan een geïntegreerde Zwolse digitale infrastructuur die aansluit op de landelijke digitale infrastructuur. Dat past binnen de ambitie ‘Massaal digitaal, maatwerk lokaal’.”
Hol realiseert zich dat een informatiestrategie hard werken is. “Het begint bij bewustzijn creëren in de organisatie: daar moet het uitgevoerd worden, door de afdelingsmanagers, door de medewerkers. Bovendien is het een meerjarenplan, waaruit heel veel projecten en programma’s voortvloeien. Een lange weg te gaan dus. Maar een noodzakelijke; we zijn ervan overtuigd dat als we de Digitale Agenda op deze manier uitvoeren de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers nog beter wordt.”
Integraal
Informatievoorziening ís dienstverlening, stelt Henk Olthaar. Hij is beleidsmedewerker Informatisering & Automatisering in Bronckhorst. Ook in deze plattelandsgemeente is het informatiebeleidsplan geen geïsoleerd fenomeen, maar een onmisbaar en integraal onderdeel van de organisatieontwikkeling. “Er waren een paar natuurlijke momenten waarop we scherpe keuzes hebben gemaakt in onze koers. In 2005 kregen we te maken met een gemeentelijke herindeling en hebben we een hele nieuwe visie ontwikkeld. Dat heeft even geduurd. In 2008 waren we er klaar voor om onze informatievoorziening en dienstverlening te koppelen aan het concept Antwoord, aan het landelijke programma EGEM (elektronische gemeente) en in 2012 aan het NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid). Tussendoor, in 2010, kregen we een gloednieuw gemeentehuis en dat hebben we aangepakt om de omslag te maken naar digitaal en flexibel werken. Nu, in 2017, zijn we op het punt dat we, voortbouwend op al die ontwikkelingen, de doorontwikkeling van het dienstverleningsconcept en de strategie Digitale Agenda 2020 volledig integraal oppakken. Ons huidige informatiebeleidsplan is een continue interactie met de doelen van de Digitale Agenda.”
Eigen label
In Bronckhorst zijn ze terughoudend in het gebruik van de gangbare programmanamen. Olthaar: “Je kunt het over Digitale Agenda hebben, of over Het Informatiebeleidsplan, wij hebben gekozen voor een eigen label: ‘onze dienstverlening, ons visitekaartje’. Daarmee maken we het plan van onszelf, met de bouwstenen van de Digitale Agenda die voor onze inwoners van belang zijn. En we drukken er intern mee uit dat het informatiebeleidsplan van alle 350 medewerkers is. Aan elk project koppelen we iemand uit de business en iemand van de inhoud. Het voordeel van een relatief kleine gemeente is dat we niet veel papier nodig hebben en geen lange beslistijden. We gaan aan de slag en buigen bij waar nodig. Met de blik vooruit naar 2020.”
