zoeken binnen de website

Common Ground: nieuw naast oud, hoe verbind je die twee?

door: Sven Blom en Klaske Schep | 20 april 2021

Er is veel draagvlak voor de principes van Common Ground, maar ze implementeren blijkt nog niet zo eenvoudig. Eén van de realisatieprincipes is: ‘Nieuw naast oud’. Op deze wijze wordt de oude architectuur geleidelijk vervangen door nieuwe architectuur. Een goed en helder principe. Maar wat nou als bij een gemeente oud op omvallen staat en nieuw nog niet voldoet?

Beeld: Shutterstock

Steeds vaker lijkt het dat de voortgang van Common Ground op een drempel stuit. Een aantal pioniers heeft de eerste stappen gezet en is nu langzaam aan het uitbreiden, terwijl de ‘slimme volgers’ in afwachting zijn om de grote transitie in gang te zetten. En juist daartussen zit momenteel de uitdaging. Helaas is het (nog) niet mogelijk om even ‘Common Ground aan te besteden’. En natuurlijk ‘moet de winkel open blijven’ en ‘mag de dienstverlening nergens onder lijden’. En dan, met die afwegingen, vallen de meeste gemeente toch weer terug in het oude en vertrouwde.

Dit betekent dus dat Common Ground een plaats moet krijgen in aanbestedingstrajecten waarbij een ouder systeem vervangen moet worden, en de wil er is de Common Ground principes te implementeren. Maar hoe ziet dit er in praktische zin uit? Wij delen in dit artikel de concrete stappen en onze realistische observaties. We geloven namelijk dat de huidige markt veel innovatiekracht te bieden heeft, mits dit op de juiste manier aangeboord wordt bij het aanbestedingstraject, terwijl er nieuwe spelers zijn met een sterkere focus op Common Ground, maar met beperktere kennis en ervaring van de overheidsmarkt.

Common Ground moet een plaats moet krijgen in aanbestedingstrajecten.

Een situatieschets: wij zien op dit moment twee typen organisaties. Er zijn organisaties met een draaiend (zaak)systeem, zonder directe aanleiding om aan te besteden. Een stabiele ‘oude’ situatie dus. Deze groep kan momenteel op eigen tempo doorontwikkelen en voorsorteren op Common Ground. Hierbij zit de uitdaging wel in het creëren van een urgentie die wellicht niet vanzelfsprekend gevoeld wordt in een stabiele situatie, zeker niet voor de meeste eindgebruikers. Daarnaast zijn er veel organisaties met de boodschap: ‘gisteren hadden wij een nieuw zaaksysteem moeten aanschaffen’. Kortom, paniek in de tent door een aflopend contract of een systeem dat niet meer doorontwikkeld wordt, en dat zijn er op dit moment behoorlijk veel door overnames en het te lang behouden van oude systemen. Dit is ogenschijnlijk een vervelende situatie, waarbij het oude systeem omvalt zonder dat er een nieuwe (conform Common Ground) direct beschikbaar is. De uitdaging is om juist ook deze situatie te zien als mooie kans, waarbij de oude situatie nogmaals aanbesteed moet worden, maar wel met een bewuste koppeling naar de nieuwe situatie van Common Ground.

Maar hoe pak je dat aan, zo’n aanbesteding? De afgelopen tijd hebben wij een poging gedaan om Common Ground een plaats te geven in ons aanbestedingsproces. Wij namen de visie van de gemeente omtrent Common Ground op als wens en vroegen de leveranciers toe te lichten hoe hun Common Ground-beleid hierbij aansloot. Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat deze methode nauwelijks onderscheidend vermogen leverde. Het bleef bij strategische visieteksten met weinig tot geen concrete plannen. Ook hebben wij bij aanbestedingen regelmatig ZGW-API’s uitgevraagd bij het onderdeel ‘Koppelingen’ in het Programma van Eisen en Wensen. Hierbij merkten wij echter dat dit enkel nut heeft als er aan de andere kant ook sprake is van deze API’s, dus de inzet hiervan bleef in de praktijk grotendeels uit. Er is nu wel een ‘brug’ gebouwd om dit te vertalen, de OpenZaakBrug, maar daarmee ben je toch weer een reden aan het creëren om de oude situatie bij het oude te laten en juist niet te innoveren. De VNG heeft een Programma van Eisen opgezet voor Common Ground. Hoewel dit een goed initiatief is, zien wij de impact van deze leidraad nog nauwelijks terug in de ontwikkelingen op de markt. De eisen zijn veelal generiek en multi-interpretabel en in sommige gevallen simpelweg niet realistisch, waardoor de toegevoegde waarde beperkt is.

De transitie naar Common Ground écht inzetten vraagt lef, centen en doorzettingsvermogen.

Het is dus hoog tijd voor een nieuwe aanpak. Ons voorstel is om tijdens de aanbesteding niet alleen een koppeling uit te vragen die het principe ‘nieuw naast oud’ direct ondersteund, maar ook daadwerkelijk een stuk nieuw mee te nemen in de aanbesteding. Een voorbeeld is een koppeling tussen het traditionele zaaksysteem en het net ontwikkelde OpenZaak, een set van registraties die Zaakgericht Werken volgens de Common Ground-principes faciliteert.

Door OpenZaak mee te nemen in de aanbesteding als een gekoppelde, maar op zichzelf staande component, wordt nieuw letterlijk naast oud opgenomen in de aanbesteding. De ‘winkel’ kan openblijven omdat de dienstverlening middels het traditionele zaaksysteem door kan gaan. Daarnaast kan er op eigen tempo doorgegaan worden met het gebruik van OpenZaak, bijvoorbeeld in pilots binnen een speciaal opgericht Common Ground-programma. Ook kan de gemeente zo snel op nieuwe ontwikkelingen inspelen, bijvoorbeeld als er meer koppelingen met OpenZaak beschikbaar komen.

Een aandachtspunt hierbij is de contractduur: wij raden een kortere duur aan dan men van de traditionele softwarecontracten gewend is en eventueel zelfs een onderscheid te maken tussen het zaaksysteem en OpenZaak. Ook zal het goed mogelijk zijn dat een leverancier tijdens de beoordelingsfase en zelfs tijdens de Proof of Concept nog niet alle gewenste functionaliteiten ontwikkeld heeft. Ga dus gezamenlijk op zoek naar een heldere ontwikkelplicht met een duidelijke roadmap, zwart op wit vastgelegd. Tot slot: vergis je niet in de kosten van een dergelijke component en de integratie. Deze zullen hoger liggen dan gemeenten gewend zijn van eerdere aanbestedingen, maar ja, een verandering in gang zetten vergt nou eenmaal een investering en wat is dan een beter moment dan dit doen onder druk van een aanbesteding.
Kortom, de transitie naar Common Ground écht inzetten vraagt lef, centen en doorzettingsvermogen. Gemeenten die enkel op zoek zijn naar een zo voordelig mogelijk zaaksysteem, zullen bedrogen uitkomen. Echte innovatie doet soms pijn en kan kwaliteit, tijd én geld kosten.

Sven Blom en Klaske Schep zijn adviseurs bij KBenP Digitale Overheid
Systemen in beeld

reacties: 8

tags: , ,

  • Johannes Battjes #

    28 april 2021, 08:34

    Als ik het goed begrijp pleiten jullie er voor om Open Zaak neer te zetten naast bijvoorbeeld een zaaksysteem dat geen ZGW-API’s ondersteunt. Een inventief idee. Betekent dit dat een taakspecifieke applicatie die wel ZGW-API’s ondersteunt (zoals een VTH-applicatie) dan op Open Zaak koppelt en niet op het zaakysteem?

  • Sven Blom (KBenP Digitale Overheid) #

    29 april 2021, 11:08

    Bedankt voor je reactie!

    Jouw conclusie klopt niet helemaal met onze intentie. Wij stellen voor om het nieuwe zaaksysteem gekoppeld met OpenZaak in één keer aan te besteden. Op deze manier kan het zaaksysteem voorlopig de traditionele dienstverlening in de lucht houden. En zo kan er ondertussen geïnnoveerd worden andere systemen gekoppeld aan OpenZaak (van VTH applicaties, maar bijvoorbeeld ook initiatieven o.b.v. low-code platformen). Hopelijk bouwt daarmee in de jaren het gebruik van common ground componenten uit en het gebruik van het zaaksysteem af.

    Hopelijk beantwoordt dit je vraag.

  • Erik de Lepper (gemeente 's-Hertogenbosch) #

    3 mei 2021, 09:18

    Een broker biedt de oplossing bij het verbinden van oud en nieuw. In ‘s-Hertogenbosch hebben we de verhuis-oplossing ontwikkeld volgens de principes van Common Ground. De crux is dat wij daarin geen concessies hebben gedaan aan oude systemen: de oplossing zelf is volledig Common Ground. Waar het moet aansluiten op legacy-systemen, laten we de broker de translaties verrichten, bijvoorbeeld van Common-Ground API-berichten naar Zaak- en Documentservicesberichten (het tegenovergestelde van wat Open Zaakbrug doet). We kiezen nu dus al voor ‘kleine’ oplossing obv Common Ground. Parallel daaraan bereiden we ons voor op een zaakregistratiesysteem dat ook aan Common Ground voldoet.

  • Eduard Witteveen, gemeente Súdwest-Fryslân #

    3 mei 2021, 15:49

    Hoi Sven en Klaske,

    Goed om aandacht te hebben voor de overgang van oud naar nieuw en de regie hierop. Dit vinden wij op dit moment één van de belangrijkste thema’s in onze architectuur binnen onze gemeente. Het 2e scenario dat jullie beschrijven is voor onze gemeente van toepassing, de leverancier van ons oude zaaksysteem is ermee gestopt. Wij hebben gekozen om een andere weg te bewandelen. Met een eigen visie. Wij gaan volledig voor OpenZaak en de Open Zaakbrug.

    In tegenstelling tot wat jullie schrijven zien wij de Open Zaakbrug júist als katalysator voor verdere innovatie en een snellere route naar het gebruik van de ZGW-API’s.

    De Open Zaakbrug maakt het voor ons (en andere gemeenten) mogelijk om vandaag al met de ZGW-API’s te werken in OpenZaak en niet pas over 5 jaar wanneer al onze niet-Common Ground applicaties uitgefaseerd zijn.
    Ondertussen kunnen we bij toekomstige aanbestedingen de ZWG-API’s eisen.
    Dit alles terwijl de winkel open blijft en alle oude informatie meeverhuist naar de nieuwe wereld.

    Wij zetten de transitie naar Common Ground echt in op deze manier. Met inderdaad lef, centen en veel doorzettingsvermogen.
    Op al deze benodigde ingrediënten gaan we graag dieper op in, om zo een gezonde discussie te starten en te leren van elkaar. Zodat elke gemeente voor zichzelf kan kiezen wat de juiste route is naar Common Ground.
    Alleen liever niet nu aangezien we midden in onze transitie zitten naar OpenZaak ;-)

    Groeten,

    Eduard Witteveen
    Productowner Open Zaakbrug
    Gemeente Súdwest-Fryslân

    Jacco Hovenga
    Informatie architect
    Gemeente Súdwest-Fryslân

  • Sven Blom #

    4 mei 2021, 11:35

    Beste Erik, Eduard
    Bedankt voor jullie reactie. Goed om te horen dat jullie al kiezen voor zulke concrete oplossingen die volledig voldoen aan Common Ground. Volgens mij liggen jullie beide strategieën wel in lijn met onze strategie. Het blijft altijd zoeken tussen de balans om aan de ene kant oud wel te betrekken bij nieuw zonder dat dit faciliteert om het oude langer in stand te houden. Ik pleit altijd om rekening te houden met de praktijk en dan kan ik mij ook voorstellen dat dit een prima tijdelijke oplossing is.

  • Thomas Kastelein #

    4 mei 2021, 15:10

    Open Zaak neerzetten als parallel zaaksysteem die je koppelt met het bestaande zaaksysteem en daar tijdelijk informatie uitwisselt met behulp van de Open Zaak Brug (van ZDS naar ZGW) en van ZGW naar ZDS op basis van een broker zoals Erik beschrijft.

    In dit geval kun je namelijk al je applicaties ontwikkelen op basis van de nieuwe ZGW standaard en creëer je een landschap waarin je niet meer applicaties hoeft te bouwen op basis van de oude standaard.

    Wanneer dan op een gegeven moment het merendeel van de applicaties ontsloten wordt via Open Zaak kun je overwegen compleet over te stappen op Open zaak en alle applicaties die nog werken met ZDS te koppelen aan Open Zaak met de Open Zaak Brug.

    Als dat is wat jullie bedoelen dan ben ik het helemaal met jullie eens!

  • Sven Blom #

    5 mei 2021, 09:05

    Dag Thomas, volgens mij vat je een strategie prima samen. Wel een belangrijke nuance o.b.v. je eerste zin (hoewel ik aanneem dat je het niet zo bedoelt). OpenZaak is natuurlijk geen parallel zaaksysteem. OpenZaak is maar een klein deel van wat de huidige zaaksystemen doen. Wat dat betreft kan de naam gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Ik heb zelf al wat analyses gedaan en gezien en voor de volledige vervanging van een zaaksysteem kom je snel aan de 20+ componenten, een flinke weg te gaan dus nog.

  • Thomas Kastelein #

    5 mei 2021, 10:46

    Hoi Sven, zeker, alleen de kern is waar het om gaat. De rest vang je in mijn ogen af met generieke modulaire applicaties.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.