zoeken binnen de website

Iedereen aan de e-factuur

door: Marieke Vos | 17 december 2015

De rekening van een ondernemer op tijd betalen: ook dat is goede dienstverlening. Het is één van de redenen waarom wethouder Marc Rosier (Zoetermeer) zich inzet voor de invoering van e-factureren. “Een e-factuur is echt wat anders dan een e-mail met PDF-bijlage.”



In 2018 mogen alle leveranciers e-facturen versturen en moeten alle overheden die in hun administratie kunnen ontvangen en verwerken. Dat staat in een Europese richtlijn die in 2014 is aangenomen en die uiterlijk in 2018 zal zijn vertaald in nationale wetgeving. De Rijksoverheid en medeoverheden gaan eerder over. E-factureren past immers goed binnen de plannen voor de digitalisering van de overheid, zoals Digitaal 2017 en de Digitale Agenda 2020. “E-factureren is een kans om de dienstverlening aan ondernemers te verbeteren. De overheid komt soms negatief in het nieuws omdat we te laat betalen. Als je e-factureren goed hebt ingebed in je eigen organisatie, dan kun je snel betalen. Wij hebben onze administratie inmiddels geschikt gemaakt voor e-factureren en doen er alles aan om de facturen die ondernemers ons sturen zo snel mogelijk te betalen, in ieder geval binnen veertien dagen. Dat is voor bestuurders een prettige boodschap om te geven”, zegt Rosier.

Onbekend

Rosier is één van de ambassadeurs van e-factureren en lid van de Ronde Tafel e-Factureren, waaraan naast de Rijksoverheid onder meer ook werkgeversorganisatie VNO-NCW en de VNG deelnemen. Hun doel is om e-factureren bij overheden en bedrijven onder de aandacht te brengen en een doorbraak mogelijk te maken. Want de voordelen van e-factureren mogen voor Rosier evident zijn, er is nog wel wat werk te doen voordat iedereen dat ziet. “Organisaties moeten hun boekhoudsystemen aanpassen om e-facturen te kunnen verzenden en te kunnen ontvangen en verwerken. Dat is een praktisch punt, dat overigens geen probleem hoeft te zijn want de standaarden die worden gebruikt bestaan al lang. Soms is het een kwestie van een functie aanzetten in je boekhoudpakket. Wij moesten als gemeente een module aanschaffen voor ons boekhoudpakket en nu werkt het.”

Sneller betalen, minder fouten en een einde aan spookfacturen

Een andere reden dat e-factureren soms nog onbekend is, is dat veel organisaties denken dat het versturen en ontvangen van een factuur als PDF ook e-factureren is. “Dat is niet zo, want die PDF moet je nog steeds verwerken in je systeem en heeft daardoor niet de voordelen van een e-factuur. Met e-factureren wordt een factuur na binnenkomst door het systeem gekoppeld aan een openstaande post in de administratie, waardoor de behandeling geheel automatisch kan plaatsvinden. De betaling gaat sneller, er worden minder fouten gemaakt en spookfacturen haal je er gemakkelijk uit, dus het voorkomt ook fraude.” VNO-NCW rekende uit dat het handmatig verwerken van facturen organisaties 3 tot 33 euro per factuur kost. Overgaan op e-factureren is dus voor veel organisaties ook een kostenbesparing.

Nul e-facturen ontvangen

Het vergroten van de bekendheid van e-factureren is het belangrijkste doel van de Ronde Tafel en haar ambassadeurs. Niet alleen bij de overheid, maar ook bij het bedrijfsleven. “Wij zijn er in Zoetermeer klaar voor, maar we hebben nog geen e-factuur mogen ontvangen. Het blijkt bij het bedrijfsleven net zo onbekend als bij de overheid. Ik ga de komende tijd met onze grootste leveranciers praten om hen te wijzen op de mogelijkheid van e-factureren. Ook zullen we op termijn e-factureren opnemen in onze inkoopvoorwaarden, zoals we hebben afgesproken aan de Ronde Tafel e-Factureren.” De gestelde deadline van 2018 helpt om aandacht te krijgen voor e-factureren, al spreken de voordelen redelijk voor zich, zegt hij. “Uiteindelijk zullen alle partijen die voordelen zien en zal iedereen de stap naar e-factureren zetten.”

reacties: 2

tags:

  • Harrie Gooskens (Telengy) #

    22 december 2015, 15:47

    Het is niet voor te stellen hoeveel geld bedrijven, instellingen en overheden jaarlijks besteden aan het scannen van facturen en aan het herkennen van gegevens op een gescande factuur of een ontvangen PDF. Als iedereen meer en vaker eisen zou stellen aan het automatisch inlezen van een factuur in UBL formaat (XML met factuur syntax)dan komen de softwareleveranciers vanzelf “over de brug”.

    Nu zien we al dat steeds meer boekhoudpakketten (grootboek, debiteuren, crediteuren) een UBL factuur kunnen inlezen. Maar er zijn nog nauwelijks ERP softwarepakketten of andere pakketten waarmee wordt gefactureerd die een factuur in UBL formaat “uitspuwen”. Zo lang we dat niet afdwingen hebben we ook niets aan boekhoudpakketten die het UBL formaat kunnen inlezen en blijven we kosten maken voor scanners en herkenninsgssoftware.

  • Seger de Laaf #

    4 januari 2016, 11:59

    goed bezig!

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.