We zijn met z'n allen aan het thuiswerken. Soms gaat het vlekkeloos, maar de meeste meetings verlopen chaotisch. Beperkte bandbreedte, verkeerde instellingen op PC’s, wegvallend beeld en geluid: de lijst is lang. Misschien wordt het tijd om een pas op de plaats te maken en een gedegen thuiswerkplatform aan te bieden voor langere tijd.
Woensdag 18 maart:
Al begin deze eeuw was ik thuiswerker. Als kleine zelfstandige uitgever van een internationaal platform voor onroerend goed was er geen noodzaak voor een eigen kantoor. Mijn klanten zaten vooral in andere landen en dito tijdzones. Mailen was mijn lifeline.
Ook later en in m’n huidige functie lukte het me altijd wel een dag in de week vanuit huis te werken. Ideaal. In alle rust wegwerken waar je de rest van de week niet aan toekomt. Af en toe een telefoontje mag de pret niet drukken. Je kunt dus wel zeggen dat ik een doorgewinterde en behoorlijk effectieve thuiswerker ben.
Maar nu de Rijksoverheid massaal telefonisch of online vergadert praten we over een totaal andere dynamiek. Waar je normaliter zoals een rechtgeaard ambtenaar betaamt keurig vanuit je agenda op de Haagse vierkante kilometer van afspraak naar afspraak rent, word ik nu de hele dag door gebeld. Ook als er een online meeting in m’n agenda staat. Vooral onhandig als je Facetime gebruikt: je gesprek wordt namelijk direct onderbroken als je wisselgesprek hebt aanstaan. Dus een verzoek en een tip: collega’s check elkaars agenda. Die agenda is nog steeds leidend. En voor Facetimers: check je instellingen…
Iedereen is zoekende naar een gebruiksvriendelijke omgeving om te kunnen vergaderen. De meest eenvoudige en stabiele blijkt toch lekker old school bellen en mailen te zijn. Hulde aan de verschillende shared service organisaties die met man, vrouw en macht er in slagen de digitale werkplek op peil te houden in deze tijd. Skype in de rijksomgeving werkt prima, maar is op de een of andere manier niet gemeengoed. Ik begrijp van collega’s bij Rijkswaterstaat dat daar al een hele tijd intensief vergaderd wordt via Skype. Dan is thuiswerken al snel business as usual. Anderen gebruiken Skype nooit (vaak gehoord: ‘klik ik altijd bij het opstarten als eerste weg’).
Mede op basis van mijn eerste blog ontving ik – naast enkele hilarische beschrijvingen van volstrekt onproductieve momenten – heel wat feedback over de verschillende werkomgevingen. Soms gaat het vlekkeloos, maar de meeste meetings verlopen chaotisch. Beperkte bandbreedte, verkeerde instellingen op PC’s, collega’s die nog nooit remote vergaderd hebben, wegvallend beeld en geluid: de lijst is lang. En dan ook nog bedenken welke omgeving je waarvoor wel of niet mag en kan gebruiken. Het valt allemaal nog niet mee, zo blijkt.
Tegelijkertijd is dit ook een moment om op de pauzeknop te drukken. En dan niet alleen voor een kop koffie of thee. Nee, de pauzeknop die o zo belangrijk is, maar vaak wordt vergeten bij innovatie processen. Een stap achteruit om met iets meer afstand te kijken: ondernemen we de juiste zaken en is onze inzet futureproof? Normaliter ben ik zeker voorstander van ‘gewoon doen’, maar de corona-ellende zal naar verwachting veel langer gaan duren dan de komende weken. Dus nu een pas op de plaats maken en een gedegen thuiswerkplatform aanbieden voor langere tijd lijkt me een beter advies.
In de tussentijd rommelen we lekker door met elkaar en noemen dat straks goed onderbouwd de lessons learned periode.
In deze blog vind je een regelmatige update van tips, belevenissen en tools de komende weken om het nieuwe werken bij de Rijksoverheid een duwtje in de rug te geven. Blijf deze blog volgen, blijf thuis en blijf gezond.
Meewerken?
Meewerken aan deze blog? Mail me op diederik.leeuwen@rijksoverheid.nl
Diederik van Leeuwen is werkzaam als Programma-Directeur Innovatie Management bij Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk
