zoeken binnen de website

Direct goed archiveren voorkomt problemen

Archiveren. Dat doe je toch alleen maar zodat je informatie over dertig of vijftig jaar nog eens kunt raadplegen? Nee, informatie moet ook nu toegankelijk zijn. Erik Saaman, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief, vertelt waarom archiveren juist voor de dagelijkse uitvoering van taken belangrijk is. “Niet goed archiveren kan grote gevolgen hebben. Dat moet je als overheid niet willen. Door goede archivering direct bij het ontstaan van informatie, voorkom je problemen op dat gebied.”

digitaal archief

Het proces van goed archiveren geldt voor een dagelijkse informatiestroom van miljoenen informatieobjecten voor en door de overheid. Dat zijn bijvoorbeeld brieven, formulieren, e-mails, bouwtekeningen, beeldmateriaal en verslagen. En ook websites, WhatsApp-berichten, tweets en informatie uit apps van ambtenaren en regeringsleiders. Al die overheidsinformatie kan nadat het is afgehandeld nog belangrijk zijn. Bijvoorbeeld om je te verantwoorden over genomen beslissingen. Of om je dagelijkse taken goed uit te voeren. Dat kan alleen als de informatie duurzaam toegankelijk is. Nu én in de toekomst.

Archivering hoort thuis in het rijtje beveiliging, privacy, openbaarheid en gegevenskwaliteit. Allemaal belangrijke onderwerpen die bij elk project over informatiesystemen aan de orde komen. Maar volgens Saaman zien bestuurders archivering vaak als sluitpost en komt het later wel. Je kunt archivering echter niet meer achteraf regelen. Dat moet je doen als je aan de tekentafel zit. Saaman: “Zonder een goed werkende archieffunctie zijn overheden niet in staat hun werk naar behoren te doen. Het belang van goed archiveren zit ‘em dus juist in de korte termijn.” Zo ontstond een tijd geleden een probleem bij een uitkeringsinstantie. “De medewerkers hadden door een complicatie in het informatiebeheer geen toegang tot de dossiers. Ze konden klanten dus niet te woord staan, hoe prangend sommige vragen ook waren.”

Bovendien moet de overheid zich kunnen verantwoorden. Goed gearchiveerde informatieobjecten laten precies zien wat je als overheidsinstantie hebt gedaan en wat de redenen daarvoor waren. Is de informatie niet direct beschikbaar? Dan kan dat je zelfs je baan kosten. Het bekendste voorbeeld is misschien wel het ‘bonnetje van Teeven’. “Als dat bonnetje makkelijk terug te vinden was, had toenmalig minister Ivo Opstelten de Tweede Kamer volledig kunnen informeren, waardoor hij wellicht zijn baan had behouden.”

Harde bewijzen

Het belang van goed archiveren speelt niet alleen op het niveau van ministers en de Tweede Kamer, illustreert Saaman: “Bij een geschil met de gemeente of de provincie kan een bestemmingsplan belangrijk bewijsmateriaal zijn. Een paar jaar geleden stortte een parkeergarage in Eindhoven in. Als gevolg daarvan moesten alle gebouwen met dezelfde constructie worden gecontroleerd op bouwfouten.” Dat bleek nog lang niet makkelijk. “Het terughalen van de bouwtekeningen van die panden lukte amper en kostte daarom veel tijd en geld. Een goede archieffunctie voorkomt dit soort vervelende situaties.”

Zonder een goed werkende archieffunctie zijn overheden niet in staat hun werk naar behoren te doen

Bewijszoeken is een ding. Maar er zijn nog meer redenen voor archiveren. Zoals wetenschappelijk onderzoek en het behouden van cultureel erfgoed. “Neem bijvoorbeeld het Plakkaat van Verlatinge”, zegt Saaman. “Dat is voor veel mensen de geboorteakte van Nederland.” Hij plaatst meteen een kanttekening: “Voor de meesten is dit een ver-van-hun-bedshow. Je kunt nu nog niet weten of bepaalde informatie over honderd jaar cultureel erfgoed is. Terwijl het belang van overheidsinformatie op korte termijn vaak wel te in te schatten is. Daar moet je als overheid dus vooral op focussen.”

Archiveren by design

Allemaal leuk en aardig, maar kost archiveren niet ontzettend veel geld? “Ja dat kost geld”, beaamt Saaman. Maar er is een manier om die kosten te beperken en er tegelijkertijd meer profijt van te hebben: archivering by design. “Koop of bouw je een nieuw informatiesysteem of pas je een bestaand syteem aan? Dan is dat hét moment om ook aan archiveren te denken.”

Archivering by design is volgens Saaman in één zin samen te vatten: “Tijdens het ontwerpen van een informatiesysteem dat je werkprocessen ondersteunt, neem je al maatregelen om de informatie duurzaam toegankelijk te houden.” Hij legt uit: “Gedurende het ontwerpproces van (nieuwe) systemen, programma’s en applicaties zijn de mensen en middelen beschikbaar om besluiten te nemen over archiveren. En die uit te voeren. Ook kun je de archivering dan meteen afstemmen op andere belangen zoals privacy en beveiliging.”

Archivering by design vereist een nauwe samenwerking tussen onder meer de ontwerpers van systemen, gebruikers van informatie en betrokken archiefexperts. Saaman wil overheden dan ook op het hart drukken om archiveren niet alleen over te laten aan bijvoorbeeld de medewerker documentaire informatievoorziening. “Als je met elkaar focust op de toegankelijkheid van informatie op korte termijn, is de duurzame toegankelijkheid op de lange termijn een stuk beter op orde.

Wil je meer weten over het belang van archiveren en wat je daarvoor moet doen? Kom dan langs op het iBestuur Congres op woensdag 3 juli. En bespreek met Erik Saaman je eigen praktijkcasus. “Terwijl we naar jouw ICT-project kijken, vertel ik je één-op-één meer over het belang van archiveren. En hoe jij als bestuurder de juiste stappen zet.”

reacties: 1

tags: ,

  • André Plat #

    3 juli 2019, 09:25

    Succes met de praktijkcasuïstiek vandaag. Ben benieuwd wat er zoal op je af komt.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.