Overheid en commerciële ICT-bedrijven: het is niet echt een gelukkig huwelijk. Toch hebben beide partijen elkaar nodig. Hoe is het wederzijds vertrouwen te herstellen?
De overheid en commerciële ICT-bedrijven vormen al jaren een slecht huwelijk. ICT-bedrijven klagen over de voortschrijdende juridificering van de aanbestedingspraktijk. De overheid voelt zich volkomen afhankelijk van ICT-bedrijven, die de overheid voornamelijk als melkkoe gebruiken.
Vraag opdrachtgevers binnen de overheid naar hun ervaringen met ICT-bedrijven en hun oordeel liegt er niet om:
· De teleurstelling overheerst;
· Wij zien leveranciers als zakkenvullers;
· (Monopolie) positie leverancier bepaalt de samenwerking;
· Het valt in de praktijk altijd tegen en na de gunning zit je er aan vast.
Een goede relatie is altijd gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Dat vertrouwen is beschaamd. ICT-bedrijven mogen zich dit aantrekken. Zij hebben lang meer oog gehad voor (bescherming van) eigen omzet dan voor belangen van overheidsklanten. In reactie daarop zijn de aanbestedingsregels aangescherpt en hebben overheidsorganisaties contacten met leveranciers op een laag pitje gezet. Deze maatregelen werken veelal contraproductief. Hoe kunnen overheid en ICT-bedrijven beter samenwerken? Hoe kom je uit de kramp?
De sleutel bij het herwinnen van wederzijds vertrouwen ligt bij het bouwen van pre-competitieve relaties tussen overheid en bedrijven. Overheidsorganisaties kunnen zich daarbij oriënteren op de kennis en het aanbod van de markt en daar hun inkoopbeleid en aanbestedingen op afstemmen. Bedrijven kunnen de klantbehoefte achterhalen en hun verkoopkans inschatten en beïnvloeden. Bedrijven die voorafgaand aan een aanbesteding geen contact hebben gehad, schatten hun winkans laag in en zullen de aanbesteding afkwalificeren. Overheidsorganisaties die leverancierscontacten mijden, profiteren daardoor onvoldoende van marktwerking. Zij moeten rekening houden enkel aanbiedingen te krijgen van huisleveranciers en werken zelf vendor lock-in in de hand.
Het zou helpen als overheidsorganisaties beter inzicht krijgen in belangen van ICT-bedrijven. Tijdens workshops leg ik uit hoe ICT-bedrijven werken. Waar worden zij op afgerekend en wat zijn hun drijfveren? Die elementen zijn bepalend voor het gedrag van ICT-bedrijven. Ik laat het dashboard van ICT-projecten van de Rijksoverheid zien: alle projecten staan op groen. Daarna toon ik het dashboard van dezelfde projecten van een ICT-bedrijf en bijna alle projecten staan op rood. Waar sturen ICT-bedrijven op? Welke onderdelen staan op rood? En waarom? De workshopdeelnemers zijn ambtenaren die al jarenlang opdrachten geven aan ICT-bedrijven, maar zij weten de antwoorden op die vragen meestal niet. Ik pleit voor meer openheid en transparantie tussen overheid en ICT-bedrijven. Door een beter wederzijds begrip kunnen cultuurverschillen makkelijker worden overbrugd.
Een van de cursisten had bij ICT-bedrijven de associatie: ‘boulevard of broken dreams’. Dat associeer ik op mijn beurt weer met de songtekst van het gelijknamige nummer van de Amerikaanse rockband Green Day: ‘Ik loop alleen. Ik loop alleen. Mijn schaduw is het enige dat langs me loopt’. De overheid staat niet alleen en heeft de ICT-markt nodig. Laten overheid en ICT-bedrijven elkaar vasthouden om de grote uitdagingen op digitaal gebied aan te gaan. De ICT-markt is inmiddels volwassen en heeft de overheid veel te bieden.
Zeer herkenbaar. De ICT Markttoets (voorheen ICT Haalbaarheidstoets) die door Rijk/Bedrijfsleven wordt georganiseerd, is een van de instrumenten om pre-competitief de dialoog met de markt aan te gaan. Voordat we ons in ons aanbestedingsfort terugtrekken. De overheid gebruikt deze ICT Markttoetsen, ondanks de verplichtstelling, nu slechts een paar keer per jaar. En dat terwijl de overheid (inclusief lagere overheden) veel ‘spannende’ projecten per jaar aanbesteedt.
Het betrekken van de marktkennis en marktzienswijze, het gebruiken van de ervaring van de markt met soortgelijke projecten, het bespreken van de onderliggende doelstellingen van de overheid met de markt is cruciaal om de strategie, de eventuele aanbesteding en het project te verbeteren. Door deze pre-competitieve dialoog aan te gaan kan de overheid naar mijn ervaring vele maanden voorbereiding besparen. En de markt kan haar aanbod van haar diensten of producten vele malen beter afstemmen op de vraag van de overheid. Niet in de laatste plaats is dit van belang voor de slagingskans en doelmatigheid van het betreffende IT project.
De ruim 35 ICT Markttoetsen die zijn gehouden hebben 1 voor 1 gezorgd voor een verrijking van de informatie en kennis aan overheidszijde. En voor een beter begrip van de doelstelling van de overheid bij de marktpartijen.
De dialoog op strategisch, tactisch en operationeel niveau is anno 2017 lastiger dan ooit. En dat terwijl een open, inhoudelijke en ‘elkaars drijfveren leren kennen’-dialoog nooit Zembla-waardig kán en mag zijn.
Laten we hopen dat met het nieuwe kabinet de digitale bal in een eerlijke, zakelijke, respectvolle en bovenal nieuwsgierige dialoog met de markt wordt opgepakt.
http://www.ictmarkttoets.nl
Het is inmiddels een herkenbaar verhaal en de opdrachtgevers binnen de overheid geven het probleem goed aan. Waarom dan zo vasthouden aan uitbesteden en het aan de markt overlaten van haar ICT projecten? Ik begrijp niet dat dat niet ter discussie wordt gesteld. Er wordt maar vastgehouden aan alles uitbesteden. De les uit het rapport van de ICT commissie olv Elias. Letterlijk alles wordt uitbesteed of extern betrokken. En inmiddels wordt vastgesteld worden dat de ICT met de overheid aan de loop gaat en dat het bakken met geld kost.
Misschien een idee als de overheid zelf weer de verantwoordelijkheid neemt? Roep een ICT afdeling in het leven die bepaalt wat er technische en inhoudelijk moet gebeuren en waar het heen gaat. Kan je altijd nog extra ondersteuning binnenhalen maar je moet baas in eigen huis zijn.
Ik denk zolang je op deze manier je ICT organiseert dat het uitgesloten is dat het beter wordt. Opdrachtgevers en opdrachtnemers hebben verschillende belangen. Ook al probeer je het dicht te timmeren, met meer controles, bureaucratie of marktverkenningen.