IT & Overheid: Waarom iedere gemeente groot moet denken

Beeld: Enable U

De eisen die burgers en bedrijven stellen aan kleine gemeenten verschillen niet zo veel met die van een grote gemeente. Met zo veel uitdagingen is het moeilijk om de juiste keuzes te maken.

Vóór 2020

Tot het eerste kwartaal van 2020 waren de meeste Nederlandse gemeentes gewend aan een beheerste invoering en adoptie van nieuwe systemen en procedures. Bij vragen of problemen was er een loket of medewerker beschikbaar voor hulp. Er werd steeds meer gebruik gemaakt van cloud oplossingen en nieuwe standaards als DSO en Common Ground zouden in de nabije toekomst gaan zorgen voor een efficiëntere en meer service gerichte overheid.

Een nieuwe realiteit

Rond maart 2020 veranderde alles. Thuiswerken, beperkte openingstijden van het gemeenteloket en andere maatregelen verplichtten iedereen om meer en vaker gebruik te maken van online systemen. Burgers konden niet langer bij een loket om hulp of informatie vragen en vooral bedrijven zaten meer dan ooit om informatie van de overheid verlegen. Personeel werkte vanuit huis en probeerden de complexe gemeentelijke organisatie waar massale hoeveelheden informatie rondgaat, draaiende te houden. De IT afdeling kreeg te maken met remote beheer, het faciliteren van thuiswerkers en het implementeren van nieuwe software om dit alles mogelijk te maken.

Hooggespannen verwachtingen
Al snel bleek dat de verwachtingen van iedereen hooggespannen waren; thuiswerkers verwachtten een werkplek met dezelfde functionaliteit als op kantoor. Burgers en bedrijven verwachtten dat de digitale interactie net zo snel, veilig en simpel ging als een bezoekje aan een loket. De werkomstandigheden voor ontwikkelaars en beheerders waren complexer, gebruikers, burgers en bedrijven waren veeleisender dan ooit en in dat speelveld moesten CIO’s beslissen over nieuwe zaaksystemen, integraties, het adopteren van nieuwe standaards en technologie en het gemotiveerd houden van IT personeel dat elders vaak meer kan verdienen terwijl hun werkplek, op de zolderkamer, dezelfde blijft.

Groot of klein; de verwachtingen zijn dezelfde

Burgers, bedrijven en personeel hebben bepaalde verwachtingen over de dienstverlening van een gemeente. En of de gemeente nu groot of klein is, de verwachtingen zullen elkaar niet veel ontlopen. Natuurlijk heeft een gemeente met 150 man IT personeel, naast de basis IT behoeften als een zaaksysteem en koppelingen met landelijke voorzieningen, een ander wensen- en eisenpakket op het gebied van IT diensten dan een kleine gemeente met een IT staf van 3 FTE’s. Veel van de uitdagingen zijn echter hetzelfde; het tekort aan ICT personeel, budgetten die onder druk staan, nieuwe overheidsinitiatieven (DSO, Common Ground en nog veel meer) om maar een paar voorbeelden te noemen. Tijd voor een aanpassing van de IT strategie.

Whitepaper

Om mensen en tijd vrij te maken zodat de normale dienstverlening, naast alle nieuwe initiatieven, gewoon door kan gaan zal er serieus gekeken moeten worden naar het selectief uitbesteden van specialistische taken. Het koppelen met landelijke voorzieningen en de integratie tussen zaaksystemen en andere applicaties is daar een goed voorbeeld van. Door dit uit te besteden komt er ruimte die gebruikt kan worden om aan de toenemende vraag voor betere dienstverlening, nieuwe diensten en andere zaken te voldoen.

In onze uitgebreide whitepaper kunt u lezen hoe dit, op een manier die voor uw organisatie het beste is, voor verlichting kan zorgen.