Agile werken vraagt om stevig opdrachtgeverschap

Binnen de overheid is het agile ontwikkelen van software inmiddels vrij gebruikelijk. Vaak leidt het tot goede resultaten, ziet het Adviescollege ICT-toetsing, maar alleen als aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. Zo vraagt de introductie van agile werken om stevig opdrachtgeverschap en een duidelijk mandaat voor de product owner.

‘Wie A(gile) zegt, moet ook B zeggen’ luidt de titel van een handreiking over agile werken van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT). Die titel vat het voornaamste advies treffend samen: een organisatie die weloverwogen kiest voor agile werken, moet de inrichting goed aanpakken en bereid en in staat zijn om de benodigde randvoorwaarden in te vullen. Alleen dan kunnen de voordelen van agile werken volledig worden benut.

Agile werken kan een goede manier zijn om voortvarend software te ontwikkelen, ziet het AcICT. Binnen overheidsprojecten wordt al veel gewerkt met zelfsturende teams die kortcyclisch werkende software opleveren. Maar het komt nog regelmatig voor dat de verwachtingen hooggespannen zijn en niet worden waargemaakt.

Wat gaat er dan fout? Vaak ontbreekt goede sturing op het bereiken van doelen. Voor een agile werkwijze is stevig opdrachtgeverschap noodzakelijk. De opdrachtgever maakt de doelen (het uiteindelijke product) expliciet, stelt budget beschikbaar en geeft kaders voor het tijdspad. Voor de dagelijkse sturing op de realisatie van de doelen is een krachtige product owner nodig. Die heeft dus een stevig mandaat nodig. Is dat er niet (voldoende), dan loopt de balans tussen zelfsturing en prioritering en planning op de doelen op den duur scheef.

Wat gaat er dan fout?

Het Adviescollege onderscheidt drie valkuilen:

• Goede sturing op het bereiken van doelen ontbreekt. Voor een agile werkwijze is stevig opdrachtgeverschap met mandatering naar een product owner noodzakelijk. Is dat er niet (voldoende), dan loopt de balans tussen zelfsturing en prioritering en planning op de doelen op den duur scheef.
• Alleen het ontwikkelteam werkt volgens agile princpes. Het proces loopt spaak omdat andere teams niet zijn ingesteld op kortcyclisch bouwen, testen en uitrollen. Het kan ook zijn dat de juiste technische randvoorwaarden niet aanwezig zijn of dat men spanning ervaart tussen de manier van ontwikkelen en de manier waarop de organisatie is ingericht en werkt, schrijft het AcICT.
• Vooraf zijn uitgangspunten voor softwareontwikkeling niet goed vastgesteld. Soms denkt men dat kaders en uitgangspunten gaandeweg wel ontwikkeld kunnen worden. Maar hoewel details niet altijd helemaal uitgewerkt hoeven te zijn, is het toch noodzakelijk om voorafgaand aan een softwareontwikkeltraject een aantal fundamentele kaders en eisen plus de basis van het ontwerp uit te denken.

De valkuilen zijn te vermijden met behulp van de volgende tips uit de handreiking:

• Geef de product owner een stevig mandaat. De product owner moet de korte- en langetermijndoelen bewaken en de voortgang in de gaten houden. Om te kunnen voldoen aan deze verantwoordelijkheden bij grote en complexe IT-projecten, kan het goed werken om de product owner te laten bijstaan door technisch inhoudelijke experts.
• De invoering van agile werken is de start van een cultuurverandering: het vereist aanpassingen in de hele organisatiecultuur. Daarnaast moeten de technische randvoorwaarden in orde zijn en goede afspraken met leveranciers worden gemaakt.
• Zorg dat het project zelf de zaken op orde heeft. Het AcICT schrijft: ‘Een zorgvuldige beginfase waarin het toekomstige project vanuit meerdere invalshoeken en disciplines wordt bekeken, betaalt zich terug.’ Sla je het uitdenkproces met experts aan de start over, dan leidt tot onherroepelijk tot vertraging later in het project. Is het lastig om eisen aan kernsystemen vooraf goed helder te maken? Begin dan met een Proof of Concept, adviseert het AcICT.