Artificial Intelligence (AI) stelt zaakbehandelaars in staat eenvoudig verzoeken in hun systeem te doen. Bijvoorbeeld: vraag of er vergelijkbare zaken zijn met de zaak waar je nu aan werkt. AI helpt deze informatie snel te vinden, wat de kwaliteit en stabiliteit van je beslissingen verbetert.
Case Management transformeren met AI
Case management speelt een cruciale rol in het efficiënt functioneren van de publieke sector, door ervoor te zorgen dat taken snel, nauwkeurig en in overeenstemming met de regelgeving worden afgehandeld. Met de introductie van Artificial Intelligence (AI) ontstaat de mogelijkheid om traditionele case management te transformeren en nieuwe niveaus van efficiëntie en effectiviteit te bereiken.
Uitdagingen bij traditioneel zaakbeheer
Traditioneel wordt zaakbeheer in de publieke sector gekenmerkt door handmatige processen die tijdrovend en foutgevoelig zijn. Zaakbehandelaars zijn vaak uren bezig met het handmatig zoeken naar vergelijkbare zaken, doorlezen van lange documenten en het opstellen van e-mails en dossieroverzichten. Het waarborgen van naleving van regelgeving vereist nauwkeurige handmatige controles en reviews, wat de werkdruk verder verhoogt. Enkele voorbeelden:
- Zaakbehandelaars doorzoeken handmatig archieven van eerdere zaken om relevante precedenten te vinden. Zelfs na meerdere uren zoeken, twijfelen ze vaak of ze het meest optimale referentiegeval hebben gevonden.
- Uren besteden aan het doorlezen van lange documenten om de belangrijkste informatie te achterhalen. Met de druk van steeds kortere SLA’s scannen ze vaak door deze documenten, met het risico belangrijke informatie “in kleine lettertjes” of “tussen de regels door” te missen.
- E-mails en dossieroverzichten vanaf nul opstellen voor elke nieuwe zaak.
- Handmatige controles uitvoeren om te voldoen aan wettelijke vereisten.
Case Management transformeren met AI
AI-technologieën bieden oplossingen voor de uitdagingen van traditioneel zaakbeheer. Door de kracht van AI te benutten, kunnen organisaties workflows stroomlijnen, handmatige inspanningen verminderen en de algehele efficiëntie van zaakbeheerprocessen verbeteren. Enkele concrete toepassingen van AI:
- Zoeken naar vergelijkbare zaken: AI kan zoeken naar vergelijkbare zaken met dezelfde kenmerken, wat tijd en moeite bespaart voor zaakbehandelaars. De AI identificeert relevante zaken zonder dat de gebruiker ze hoeft te openen. Geen eindeloos scrollen en zoeken meer in archieven, wat zowel uren werk bespaart als vervelend werk voor eindgebruikers vermindert.
- Samenvatten van documenten: AI kan belangrijke informatie uit lange documenten samenvatten, zodat zaakbehandelaars met beknopte overzichten kunnen werken.
- Vragen stellen in natuurlijke taal: Nadat de gebruiker de samenvatting heeft gelezen, kunnen Large Language Models (LLM’s) worden gebruikt om eenvoudig vragen te stellen over de zaak of het document. Dit bespaart tijd, versnelt de afhandeling en vermindert saai werk.
- Automatische e-mailgeneratie: AI kan e-mails genereren op basis van sjablonen en de context van de zaak, waardoor handmatig opstellen wordt verminderd. Dit is niet geheel nieuw, want het gebruik van sjablonen in output management bestaat al langer. AI kan echter ook helpen bij het schrijven van e-mails zonder sjabloon of de toon aanpassen op verzoek van de gebruiker. (We schrijven hier later meer over in een blog over AI in documentcreatie en sjablonen.)
- AI-gedreven compliance checks: AI kan mogelijke problemen signaleren en aanbevelingen doen voor oplossingen, zodat zaken volgens de regelgeving worden afgehandeld.
Implementatie van AI-oplossingen
Hoewel de voordelen van AI in zaakbeheer groot zijn, moeten organisaties bij de implementatie van AI-oplossingen rekening houden met verschillende factoren. Denk aan het waarborgen van gegevensprivacy, het aanpakken van algoritmebias en het bieden van adequate training zodat zaakbehandelaars AI-tools effectief kunnen gebruiken in lijn met het beleid van de organisatie.
Conclusie
De integratie van AI in zaakbeheersystemen biedt een transformatieve kans voor de publieke sector. Door AI-technologieën te benutten, kunnen organisaties traditionele uitdagingen overwinnen, workflows stroomlijnen en de kwaliteit van dienstverlening verbeteren. AI omarmen betekent niet alleen modernisering van zaakbeheer; het stelt zaakbehandelaars in staat efficiënter en effectiever te werken, wat uiteindelijk leidt tot betere resultaten voor burgers.
Wil je meer weten over AI voor zaakbeheer? Laten we contact opnemen!
