Amsterdam werkt aan het Handelsregister

“We zijn overtuigd van het nut van het Handelsregister voor een goede dienstverlening aan de ondernemers in onze stad”, zegt Wessels. “Het is een ergernis van burgers en ondernemers dat ze bij allerlei loketten steeds dezelfde stukken moeten overhandigen, bijvoorbeeld als ze verschillende vergunningen willen aanvragen. Voor burgers hebben we al geregeld dat dat niet meer hoeft. Die gegevens halen wij uit de Basisregistratie Personen (BRP). Bij gebruik van het Handelsregister hoeven ondernemers dat straks ook niet meer.” De Dienst Basisinformatie (DBI) is de stelselbeheerder van de stad, het expertisecentrum en knooppunt als het gaat om basisinformatie. Daarom heeft deze dienst de regie bij de invoering van het Handelsregister. “De realisatie van het Handelsregister is een omvangrijk traject voor ons. Daarom pakken wij het als een project aan”, zegt Wessels. Martin Spoor is de projectleider.

Fraude terugdringen door combineren van gegevens

Op de gemeentelijke website zet Amsterdam helder uiteen wat de voordelen zijn van het gebruik van het Handelsregister. Genoemd worden een verbeterde dienstverlening aan ondernemers, betere fraudebestrijding en meer efficiency. Ondernemers hoeven straks, wanneer het Handelsregister in alle processen is doorgevoerd, geen uittreksel meer te tonen aan het loket van de Kamer van Koophandel (KvK). Die gegevens haalt de gemeente uit het Handelsregister. Bij de aanvraag van een vergunning kunnen straks gegevens die de gemeente al heeft, automatisch worden ingevuld.

“Stap twee is dat we gegevens uit diverse basisregistraties combineren, zodat we bijvoorbeeld een aanvrager van een vergunning beter door het proces kunnen begeleiden met de gegevens die wij al hebben”, zegt Spoor. De gemeente verwacht dat fraudebestrijding effectiever wordt door het gebruik van het Handelsregister, bijvoorbeeld omdat wordt voorkomen dat subsidie wordt verleend aan een organisatie die failliet is. “De winst van dit hele stelsel zit ‘m voor ons straks in het combineren van de gegevens in onze processen”, schetst Wessels.

Grenzen aan gebruik

Het Handelsregister wordt in de gemeente al volop gebruikt, zegt Wessels. “Daardoor horen we nu welke behoefte er is aan bepaalde voorzieningen, bijvoorbeeld voor het gebruik van gegevens in digitale formulieren.” De gebruikers zijn inmiddels toe aan doorontwikkeling, maar de gemeente merkt dat het aan de achterkant tegen grenzen aanloopt. Bijvoorbeeld omdat landelijke stelselvoorzieningen nog niet beschikbaar zijn. “Dat maakt het voor ons wel lastig”, zegt Spoor. De gemeente wil bijvoorbeeld haar gegevensmagazijn doorlopend actualiseren met gegevens uit het Handelsregister, maar dat kan nog niet. “De update is eens per week. We beschikken dan ook niet over de meest actuele informatie, terwijl we daar wel grote behoefte aan hebben”, aldus Spoor. Ook het terugmelden van onvolledige of foutieve gegevens is essentieel voor de kwaliteit van een basisregistratie. Spoor: “We hebben hier zelf een afspraak over gemaakt met de Kamer van Koophandel, de bronhouder van het Handelsregister. Omdat de landelijke terugmeldvoorziening nog niet functioneerde meldden we terug via een e-mailadres. Veel wat we voor elkaar kregen hebben we samen met de KvK geregeld.”

Behoefte aan heldere communicatie

Het is duidelijk dat de gemeente Amsterdam het eigenlijke doel van het Handelsregister volledig onderschrijft, maar dat ze kritisch is over hoe de realisatie van deze basisregistratie landelijk verloopt. Zo zou de communicatie vanuit het ministerie (Economische Zaken, MV) helderder mogen, zegt Wessels: “Het werd pas laat duidelijk dat de invoeringsdeadline van 1 juli 2014 werd opgeschoven en bovendien werd de reden niet gegeven. Wij proberen intern hier duidelijk te communiceren. Dat is nodig om het vertrouwen te winnen zodat alle diensten binnen Amsterdam met het Handelsregister gaan werken, in plaats van met hun eigen systemen. Maar hoe moeten wij helder communiceren als we zelf niet weten waarom iets is uitgesteld?” Ronduit groot was de verbazing in Amsterdam over de verwarring die ontstond over de initiële levering. De Kamer van Koophandel wil dat het Handelsregister de enige bron van deze gegevens is, om de kwaliteit en eenduidigheid van deze gegevens te waarborgen. Gemeenten op hun beurt hebben een kopie van de gegevens uit het Handelsregister nodig, zodat zij gegevens uit meerdere basisregistraties in hun processen kunnen combineren. Uiteindelijk werd de angel uit deze discussie gehaald toen duidelijk werd dat gemeenten niet met een letterlijke kopie willen werken (met het risico dat er meerdere versies van het Handelsregister gaan bestaan), maar wel de gegevens nodig hebben in hun eigen systemen. “Dat deze discussie zo lang duurde, toont wel aan hoe groot de afstand tot de gemeentelijke praktijk is”, zegt Spoor.

Meer dan techniek

Het is duidelijk dat het Handelsregister een basisregistratie in ontwikkeling is, met de nodigde kinderziekten. In het algemeen vinden Spoor en Wessels het een risico dat er veel aandacht is voor techniek, terwijl organisatie en communicatie minstens zo belangrijk zijn bij de invoering van een basisregistratie en bijbehorende voorzieningen. Hierdoor dreigen de redenen waaròm je deze voorzieningen wilt ondergesneeuwd te raken, zoals de voordelen die het gebruik oplevert voor de dienstverlening en efficiency.
Ze noemen de contacten met KING en de Kamer van Koophandel goed, “maar we zouden graag nog meer wisselwerking zien”, zegt Spoor. Hij vervolgt: “Als gemeenten moeten wij voor een goede vertegenwoordiging zorgen en gezamenlijk bedenken welke voorzieningen wij nodig hebben. Dat kunnen we niet alleen overlaten aan onze softwareleveranciers. Uiteraard moeten die wel vanaf het begin betrokken worden, zodat ze tijdig hun software kunnen aanpassen.” Zodat uiteindelijk alle gemeenten de gegevens uit het Handelsregister in hun eigen processen gaan gebruiken, voor een betere dienstverlening aan ondernemers en het terugdringen van fraude. Wessels: “Dat kan nu al. De gegevens zijn er, gebruik ze!”

Twee knelpunten in het Handelsregister (NHR) werden in 2014 opgelost, zodat gemeenten nu kunnen aansluiten op het Handelsregister: de financiering en de initiële levering. Het Handelsregister wordt gefinancierd uit het Gemeentefonds, gemeenten betalen dan ook niet meer naar individueel gebruik. Het initiële bestand kan door bevragingen op basis van de mutatieoverzichten actueel worden gehouden. Daarmee zijn de drempels voor aansluiting en gebruik weggenomen. Inmiddels zijn tientallen gemeenten bezig met aansluiten.
Per 1 oktober 2014 is Digimelding beschikbaar voor het Handelsregister. In een later stadium komt de terugmeldvoorziening ook beschikbaar voor de BAG en voor de BRP – een samenvoeging van de Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA) en Register Niet Ingezetenen (RNI).