Overheden en semi-overheden zetten vaak een zaaksysteem in om hun processen te beheren. Maar een zaaksysteem op zich is niet voldoende. De echte winst behaal je door het systeem optimaal te gebruiken om je processen te verbeteren. In deze blogpost bespreken we drie manieren om effectiever te werken met een zaaksysteem.
Wat is een zaak?
Een zaak is een afgebakend proces dat je van begin tot eind volgt. Voor overheden gaat het vaak om het afhandelen van een aanvraag, klacht of vergunning. Elke zaak heeft een duidelijk doel en volgt vaste stappen, van start tot afronding.
Wanneer een burger bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt, registreer je dit als een ‘zaak’. Het proces begint bij de aanvraag en eindigt bij de goedkeuring of afwijzing. Gedurende dit proces wordt de zaak van status naar status doorgezet. In het geval van een vergunningaanvraag kunnen de statussen bijvoorbeeld ‘omgevingstoetsing’, ‘grondonderzoek’ of ‘aanvullende informatie vereist’ zijn.
Binnen dit voorbeeld werken verschillende afdelingen, zoals Bouw- en Woningtoezicht, Vergunningen en Ruimtelijke Ordening, samen om een beslissing te nemen.
Hierboven zie je een zaak binnen een werkproces. De zaak wordt doorgezet naar verschillende statussen om zo te worden afgerond.
Wat is een zaaksysteem?
Een zaaksysteem is een softwaretool die je helpt bij het beheren van zaken of dossiers binnen je organisatie. Het systeem begeleidt de zaak van begin tot eind en zorgt voor overzicht en controle gedurende het proces.
Belangrijke functies van een zaaksysteem zijn onder andere:
- Centraal beheer van informatie:
Het systeem slaat alle documenten, e-mails, en notities centraal op, zodat je altijd toegang hebt tot de juiste informatie. Dit betekent dat je nooit hoeft te zoeken naar papieren dossiers of verschillende systemen moet raadplegen om de juiste informatie te vinden. - Werkprocessen en automatisering:
Een zaaksysteem maakt gebruik van werkprocessen, dit worden ook wel zaaktypen genoemd. Deze zaaktypen bestaan uit vaste stappen met kenmerken, procedures, verantwoordelijkheden en informatie die met dat type zaak te maken hebben.
In het geval van een omgevingsvergunning beschrijft het zaaktype bijvoorbeeld de stappen die moeten worden doorlopen, de betrokken afdelingen, de wettelijke termijnen en de soorten documenten die moeten worden verwerkt.
Deze werkprocessen kunnen deels automatisch verlopen. Als een medewerker een beoordeling afrondt, kan het systeem automatisch de volgende stap in gang zetten, zoals het informeren van de aanvrager of het doorsturen van de zaak naar een andere afdeling. - Samenwerking tussen afdelingen:
In veel gevallen zijn meerdere afdelingen betrokken bij een zaak. Een zaaksysteem maakt het eenvoudig voor deze afdelingen om samen te werken. Bij een bouwvergunning kan zowel de afdeling vergunningen als de afdeling ruimtelijke ordening betrokken zijn. Via het zaaksysteem kunnen zij documenten delen, notities toevoegen, en elkaars voortgang volgen. - Transparantie en controle:
Een groot voordeel van een zaaksysteem is de transparantie. Elke actie die wordt uitgevoerd, wordt geregistreerd in het systeem. Hierdoor kan je altijd zien wie wat heeft gedaan en wat de status van de zaak is. Dit maakt het eenvoudiger om zaken te monitoren en waar nodig bij te sturen.
Hoe werk je effectiever met een zaaksysteem?
Een zaaksysteem biedt tal van mogelijkheden, maar om het meeste uit je systeem te halen, moet je gericht werken aan de optimalisatie van werkprocessen, gegevensbeheer en digitale samenwerking. Hieronder bespreken we drie concrete manieren om je zaaksysteem effectiever in te zetten.
Manier 1: Optimaliseer je werkprocessen
Je zaaksysteem werkt het best als je werkprocessen goed zijn ingericht. Dit begint met een grondige analyse van hoe je zaken momenteel afhandelt en het identificeren van knelpunten. Hoewel dit proces eenvoudig lijkt, ontstaan er in de praktijk vaak vertragingen door onduidelijke verantwoordelijkheden of overbodige stappen.
Hoe optimaliseer je de werkprocessen?
- Breng huidige processen in kaart:
Beschrijf elke stap van het proces. Identificeer knelpunten, zoals dubbele controles door verschillende afdelingen. - Herontwerp processen:
Schrap onnodige stappen en automatiseer eenvoudige taken, zoals het automatisch aanvullen van gegevens. - Implementeer de nieuwe processen:
Integreer de verbeterde werkprocessen in het zaaksysteem, zodat het systeem automatisch meldingen verstuurt naar de juiste medewerkers wanneer actie nodig is.
Wat zijn de voordelen?
- Minder handmatige taken:
Automatisering vermindert het aantal handmatige stappen, bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. - Duidelijke verantwoordelijkheden:
Iedereen weet precies wat zijn taak is, wat leidt tot minder miscommunicatie en snellere afhandeling. - Overzicht en controle:
Het zaaksysteem geeft een duidelijk overzicht van lopende zaken en de status daarvan, waardoor je vertragingen proactief kunt voorkomen.
Manier 2: Verbeter gegevensbeheer en integratie
De kwaliteit en toegankelijkheid van gegevens bepalen het succes van een zaaksysteem. In veel organisaties zijn gegevens verspreid over verschillende systemen. Een gemeente heeft bijvoorbeeld klantgegevens in één systeem staan en financiële gegevens in een ander. Het zaaksysteem fungeert als de centrale plek waar al deze informatie samenkomt.
Hoe verbeter je gegevensbeheer en integratie?
- Waarborg nauwkeurige en actuele gegevens:
Controleer regelmatig de gegevens die je invoert in het zaaksysteem om te voorkomen dat verkeerde informatie, zoals een fout adres, voor vertraging zorgt. - Integreer systemen via API’s:
Gebruik API’s om gegevens uit verschillende systemen automatisch in het zaaksysteem te laden. Dit voorkomt handmatig overnemen van gegevens en bespaart tijd. - Centraliseer informatie:
Zorg ervoor dat medewerkers niet hoeven te schakelen tussen meerdere systemen. Alle relevante gegevens staan overzichtelijk in het zaaksysteem.
Wat zijn de voordelen?
- Verhoogde efficiëntie:
Centraal gegevensbeheer zorgt ervoor dat medewerkers sneller werken doordat zij niet langer in verschillende systemen hoeven te zoeken. - Betere besluitvorming:
Nauwkeurige en actuele gegevens bieden een solide basis voor het nemen van beslissingen. - Minder fouten:
Automatische integratie van informatie vermindert de kans op menselijke fouten.
Manier 3: Stimuleer digitale samenwerking
In veel overheidsorganisaties werken meerdere afdelingen aan één zaak. Een zaaksysteem biedt een platform waar deze afdelingen effectief samenwerken, wat belangrijk is voor een efficiënte werkwijze. Voor bijvoorbeeld een bouwvergunning werken zowel de afdelingen Milieu, Vergunningen als Ruimtelijke Ordening samen. Zonder goede samenwerking loopt zo’n proces al snel vast.
Hoe stimuleer je digitale samenwerking?
- Gebruik gedeelde werkruimtes:
Creëer binnen het zaaksysteem een centrale plek waar alle betrokken afdelingen hun documenten, notities en statusupdates delen. - Stroomlijn de communicatie:
Houd alle communicatie rondom een zaak binnen het zaaksysteem. Zo raken documenten nooit zoek en staat alles centraal op één plek. Iedereen blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen,en je hebt altijd direct toegang tot de juiste informatie. - Toewijzing en voortgangsbewaking:
Gebruik het zaaksysteem om taken automatisch toe te wijzen en deadlines te monitoren, zodat zaken op schema blijven.
Wat zijn de voordelen?
- Betere samenwerking:
Het zaaksysteem fungeert als centraal platform, waardoor afdelingen efficiënter samenwerken en zaken sneller worden afgehandeld. - Altijd actuele informatie:
Alle betrokkenen hebben direct toegang tot de recente gegevens, wat misverstanden en vertragingen voorkomt. - Eenvoudige monitoring:
Beheerders volgen de voortgang van zaken eenvoudig en grijpen snel in als dat nodig is.
Het succes van een zaaksysteem hangt niet alleen af van de technologie, maar vooral van hoe je het systeem gebruikt. Met geoptimaliseerde werkprocessen, effectief gegevensbeheer en verbeterde samenwerking benut je de kracht van je zaaksysteem volledig. Dit leidt tot snellere afhandeling van zaken, minder fouten en een verbeterde dienstverlening. Door deze aanpak te volgen, maak je je organisatie toekomstbestendig en klantgericht.
Meer weten over zaakgericht werken?
Download dan nu onze whitepaper: Zaakgericht werken-Slimmer werken, beter besturen.
