Blueriq levert technologie en ICT-specialisten aan verschillende overheidsorganisaties die allemaal op hun eigen manier last hebben van de coronacrisis. Drie collega’s maken de balans op: wat is er door corona veranderd binnen de overheid? En welke lessen kunnen we daaruit trekken? Kort samengevat: ‘verwacht het onverwachte en zorg dat je wendbaar blijft’
De NVWA heeft een snelle slag moeten maken om naast fysieke ook meer digitale inspecties uit te voeren | Beeld: Paul Tolenaar/NVWA
*De meerwaarde van het team *
Voor vrijwel alle organisaties was het begin van de coronacrisis een hectische tijd, maar zeker van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) werd in die tijd veel gevraagd. Zo was RVO verantwoordelijk voor het opzetten van de TOGS– en TVL-regelingen: financiële steunmaatregelen voor getroffen ondernemers. “Er werd het uiterste van iedereen gevraagd”, vertelt Joost van den Berg, Customer Succes Manager van Blueriq voor RVO. “Maar binnen enkele weken konden ondernemers zich online aanmelden voor de regelingen, terwijl daar zonder de hulp van Blueriq vaak enkele maanden tot een jaar voor staat. Ik heb grote bewondering voor de mensen van RVO, onze eigen mensen en die van de partners zoals Deloitte.”
Hoe kon de regeling en het bijbehorende aanvraagportaal zo snel worden gerealiseerd; over die vraag heeft Van den Berg zich vaak gebogen. “De tijdsdruk was natuurlijk enorm, er waren ondernemers die het water al aan de lippen stond. Dat zorgde voor een grote samenwerkingsbereidheid bij alle partijen. En het mooie was; alle partijen zaten meteen vanaf dag één bij elkaar aan tafel. Er werd niet eenzijdig vanuit het ministerie gecommuniceerd; dit is de regeling die uitgevoerd moet worden. Nee, nu was er samenwerking en was de insteek: wat is er mogelijk binnen de termijn die we hebben? Dat is een heel ander uitgangspunt. Ook de business engineers van Blueriq dachten meteen mee in technische oplossingen. De technologie achter de Blueriq software is flexibel; onder meer dankzij het werken met modules kan denkwerk direct worden omgezet in resultaat. Maar als je mij vraag wat nu echt de doorslag gaf om dit project snel en succesvol te realiseren, is dat de meerwaarde van het team; stuk voor stuk kundige mensen die elkaar het vertrouwen gaven naar eigen inzicht het beste te doen.”
Meebewegen
Ook voor de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit – waar Blueriq ondersteuning biedt voor inspectie- en andere bedrijfsprocessen – veranderde het werk drastisch in coronatijd. Robin Adams, Customer Succes Manager van Blueriq bij NVWA, geeft een voorbeeld: “Een van de taken van de NVWA is controles uitvoeren in de horeca. Toen ondernemingen hun deuren moesten sluiten bedachten veel ondernemers een alternatief; meer online verkoop van hun producten. De NVWA heeft een snelle slag moeten maken om naast fysieke ook meer digitale inspecties uit te voeren. Kortom, meebewegen met de actualiteit. Het bestaande digitale proces was recent zodanig opgezet dat het meteen kon worden aangepast aan de nieuwe situatie.”
“Wat corona ons in ieder geval heeft geleerd is dat het werk er binnen korte tijd heel anders uit kan zien.”
Maar met alleen de techniek ben je er nog niet, benadrukt Adams: ook mensen moeten een omslag maken. “Toen dit voorjaar de terrassen weer open mochten, kreeg NVWA de opdracht een rol te spelen in de controles op de naleving van de regels. Die opdracht kwam nogal uit de lucht vallen. De eerste reflex binnen de organisatie was om dit deels handmatig uit te voeren. De productmanager realiseerde zich al snel dat dit toch maar beter in het bestaande applicaties kon worden geïntegreerd; binnen een paar dagen was er een werkbaar systeem.
Wat corona ons in ieder geval heeft geleerd is dat het werk er binnen korte tijd heel anders uit kan zien. De crisis is nog niet voorbij, maar ik denk dat we ook daarna rekening moeten houden met snelle en veelomvattende aanpassingen. Mijn devies is daarom; wees voorbereid, verwacht het onverwachte. Een fout die je daarbij kunt maken is om alle risico’s af te dekken, om een systeem te willen ontwikkelen dat op alles toepasbaar is. Dat krijg je niet voor elkaar. Je kunt er beter voor zorgen dat je bestaande applicaties wendbaar en adaptief zijn.”
Hybride model
Customer Succes Manager Paul-Leander Welink ziet bij uitvoeringsinstantie DUO gebeuren wat bij veel overheidsorganisaties speelt: het thuiswerken is inmiddels zo ingebed in het dagelijks werk dat dit ook in het post-coronatijdperk een belangrijke plek zal blijven innemen. “Blueriq ondersteunt bij DUO onder meer het Bezwaar en Beroep proces; een proces dat tot een paar jaar geleden nagenoeg nog schriftelijk gedaan werd. Niet lang voordat corona zich aandiende is hiervoor een digitaal proces ingericht, anders hadden deze medewerkers überhaupt niet kunnen thuiswerken. Wat ik zag was – net als bij andere organisaties – dat het thuis werken voor iedereen wennen was en dat er veel twijfel was: kunnen we dit wel? Zijn onze systemen en processen hier klaar voor? Behalen we dezelfde resultaten? De coronacrisis heeft – hoe zuur ook – lang genoeg geduurd om die twijfel bij iedereen weg te nemen. Thuiswerken kan heel productief zijn, zeker als de digitale processen goed ingericht zijn. Veel organisaties zullen in de toekomst kiezen voor het hybridemodel: deels thuis werken, deels op kantoor. Er komen kantoordagen voor teammeetings en brainstormsessies, afgewisseld met thuiswerkdagen waarop je je afzonderlijk op je eigen taak kunt concentreren. Dat lijkt natuurlijk op de agile-aanpak; een manier van werken die voor Blueriq al jaren goed werkt. Ik durf wel te zeggen dat als de coronacrisis iets goeds heeft gebracht, dan is het dat we meer vertrouwen hebben gekregen in wat we voor elkaar kunnen krijgen; meer vertrouwen in technologie en meer vertrouwen in wat mensen daarmee kunnen presteren.”
