Uitdaging voor bestuur en management is hoe je de condities schept om afwegingen te maken terwijl je digitaliseert.
Een van de grote uitdagingen voor bestuur en management is hoe je de condities schept om afwegingen te maken terwijl je organisatie digitaliseert.
Het is inmiddels bekend dat digitalisering niet alleen leidt tot een efficiënt proces voor de massa. Het leidt ook regelmatig ook tot onredelijke uitkomsten. Professionals zitten daarbij vaak net zo vast als de mensen die ze moeten helpen. Hoe schep je die ruimte en zorg je tevens dat oplossingen structureel kunnen worden? Eenvoudige voorbeelden helpen vaak om daarover na te denken.
De rubriek Digitaal verdwaald toont opzienbarende en frustrerende ervaringen in de digitale wereld. Zelf een ervaring gehad? Mail ons!
In haar zomervakantie heeft Marianne een mail ontvangen. Haar NS business card verloopt. Dat ontdekt ze als ze een herinnering ontvangt. Ze moet een nieuwe pasfoto uploaden. Dat moet binnen twee weken. Een paar dagen later doet ze dat ook. Omdat het ook twee weken kan duren voordat ze een nieuwe kaart krijgt, belt ze om te horen wat de status is.
Aan de telefoon krijgt ze te horen dat ze geen foto ingestuurd heeft. Daarom probeert ze het nog eens. Maar het lukt geen tweede keer: U heeft al een foto ingestuurd. Ze maakt een schermfoto en belt. “Weet u wat, ik zet u door naar IT.” Marianne werkt zelf in een grote organisatie met een Klant Contact Centrum (KCC) waar medewerkers een belscript volgen en alles volgens procedures verloopt. Daarom verwacht ze een mail met een ticketnummer. Als dat niet komt, belt ze opnieuw. “Nee, u krijgt geen nummer. U kunt erop vertrouwen dat ‘t goed gaat.”
“Raar,” denkt Marianne. Ze tweet daarom haar probleem naar @NS_online met #NS. Daar hoort ze dat ze haar pasfoto niet op tijd zou hebben geupload en dat daarom haar abonnement is beëindigd. Maar ze had dit op tijd gedaan! Bovendien, toen ze het nog een keer probeerde, lukte het niet, omdat ze het al gedaan had!
“U kunt wel een duplicaat aanvragen,” hoort Marianne dan. Een duplicaat? Van een kaart die is verlopen? Dat lijkt Marianne maar raar. Dat blijkt uiteindelijk ook niet te kunnen. Marianne vraagt een nieuwe kaart aan en reist twee weken op kaartjes. Maar ze wil eigenlijk wel graag dat iemand kijkt wat het probleem is, want dit is natuurlijk vervelend voor andere klanten, die hier ook last van hebben. “Die vraag was een beetje te heftig voor ze,” vertelt Marianne me. “Ik ken dat, alles wat buiten de standaard valt, staat niet in het belscript. Daar mogen ze niet van afwijken.”
Een zekere Doug Brubaker, manager in een Amerikaans schooldistrict, zei ooit mooi: “Je kunt geen dingen kopen, zonder in de toekomst te kijken.” Alle techniek, vraagt om zorgvuldig observeren van het gebruik in je organisatie en om continue onderhoud, gestuurd door wat je daarvan leert.
Arjan Widlak is directeur en onderzoeker bij Stichting Kafkabrigade, een organisatie die onnodige bureaucratie opspoort en oplost. Arjan publiceert regelmatig over de impact van informatietechnologie op het openbaar bestuur.
Stichting Kafkabrigade verzorgt ook masterclasses over digitalisering en behoorlijk bestuur. Voor meer informatie: kafkabrigade.nl/onderwijs
Deze bijdrage is eerder (9 november 2019) geplaatst in Het Financieele Dagblad
