Het zaakgericht denken is ooit gestart met de ambitie om te komen tot betere dienstverlening van gemeenten aan burgers en bedrijven. Ondertussen lijkt het uitgegroeid tot een oplossing voor ál uw problemen.
Interne problemen met het op elkaar afstemmen van processen? Ga dan snel over op het zaakgericht werken. Geen idee hoe u digitale aanvragen volledig digitaal kunt afhandelen zonder deze toch stiekem ergens binnen het proces af te drukken? Overweeg zaakgericht werken! Wilt u de risico’s van de veiligheid in uw leefomgeving verminderen zonder de kosten op te laten lopen? Wie weet is zaakgericht werken wat voor u!
De zaak
Zaakgericht werken is vooral zo mooi omdat het nieuw is. En nieuwe zaken bieden nieuwe kansen. Toch?
Ter verduidelijking een veel voorkomende definitie van ‘zaak’. Een zaak is
- een samenhangende hoeveelheid werk
- met een duidelijk gedefinieerde aanleiding en een duidelijk gedefinieerd resultaat,
- waarvoor het werk wordt verzet via het doorlopen van een vooraf gedefinieerd proces, * waarbij afhankelijk van het type de kwaliteit en de doorlooptijd worden bewaakt en
- een digitaal zaakdossier wordt gevormd met alle bij elkaar horende documenten.
Alleen de laatste bullet is een nieuw fenomeen ten opzichte van het werken in pakweg de jaren ’50. Dus eigenlijk is niet het zaakgericht werken maar het digitaal werken het antwoord op al uw problemen; de andere vier kenmerken bestaan immers al jaren. Toch ervaart u nog voldoende problemen die vragen om nieuwe mogelijkheden.
Voor digitaal werken heeft u goede ICT-oplossingen nodig, het liefst gebruiksvriendelijk en makkelijk te integreren in uw organisatie. Gelukkig zijn er net nieuwe oplossingen beschikbaar en komen er nieuwe technieken aan, die deze beloften meer dan waar gaan maken en u snel uw ICT-problemen uit het verleden laten vergeten. Of toch niet?
De nieuwe belofte
Het probleem met ‘nieuw’ is dat het nieuw is. U weet nog onvoldoende welke effecten die nieuwigheden met zich meebrengen. U moet zich daarin nog verdiepen. Om u zo goed mogelijk voor te bereiden op de komst van al dat moois start u projectgroepen, praat u mee in werkgroepen, laat u leveranciers hun visie geven en googlet u alle relevante informatie bij elkaar. Na al deze analyses heeft u een aantal opties, waaronder:
U heeft zoveel informatie dat u door de bomen het bos niet meer ziet en er
- voor nu nog maar even vanaf ziet of
- op hoop van zegen vol voor gaat.
U bent voldoende geïnformeerd en
- gaat er volledig voor of
- ziet er maar weer snel vanaf en gaat op zoek naar andere oplossingen.
Gericht werken
Tot welke keuze u uiteindelijk komt is eigenlijk niet zo interessant. Veel interessanter is het proces dat u heeft doorlopen: u heeft aandacht besteedt aan het verbeteren van uw organisatie. En dat is nu precies het doel van zaakgericht werken; aandacht voor verbetering, zorg voor focus, gericht werken met als resultaat een betere dienstverlening. Daarvoor hoeft uw ICT-landschap echt niet op de schop.
