In een digitaliseringstraject is het essentieel is om de juiste dingen te doen, in de goede volgorde. Een 10-tal aandachtspunten om op te hangen op je whiteboard in je eigen directiekamer.
Wederom een inspirerende happening dat iBestuur congres! Mooie ontmoetingsplaats. Met bijna alle spelers. Om zo samen met elkaar nieuwe stappen te kunnen gaan zetten. Gericht op dat wenkende perspectief om over vier jaar als overheid écht een iOverheid te zijn.
Opdat burgers en bedrijven met hetzelfde gemak als waarmee men nu al thuis op de bank digitaal kan shoppen ook zaken kan doen met het publieke domein. Zoals onze minister Stef Blok dat daar ook presenteerde. En dat is écht een forse uitdaging! Dus niet iets dat je even tussen de soep en de aardappels regelt. Bij de rondvraag. Of in splendid isolation als techneuten. Want een digitaliseringstraject is helemaal geen ICT-project! Nee, het is gewoon een heel ingewikkeld verandertraject. Dat werkelijk alle facetten van je tent raakt. Inclusief overigens een weerbarstige technologische component. En dito afhankelijkheden. Met ingewikkelde koppelvlakken. Waarbij het dus essentieel is om de juiste dingen te doen. Uiteraard in de goede volgorde. Op basis van recente ervaringen een 10-tal aandachtspunten om op te hangen op je whiteboard in je eigen directiekamer. En let speciaal op de actieve werkwoorden!
1. Positioneer het vraagstuk als een integraal verandertraject (richten). Dat betekent twee dingen: denk vanuit de behoefte van de afnemer (‘zet de customer journey centraal’) én redeneer vanuit informatiestromen (‘zet de business centraal’). Het gaat immers om een informatievraagstuk, dat door de juiste interactie tussen het primair proces en de technische collega’s geoperationaliseerd moet worden. Onder regie van het management!
2. Zorg voor een krachtige CIO (richten). Een lid van het hoogste managementgremium met doorzettingsmacht en –kracht. Die vanuit de directietafel de brug kan slaan tussen de business en informatiemanagement. Die sturing kan geven aan dit type vraagstukken. Waarbij de ‘C’ dus voor chief staat en de ‘I’ voor informatie én innovatie.
3. Participeer als management in sessies om zo zicht te krijgen op het toekomstbeeld (richten). Waar staat de organisatie bij maximale digitalisering? Wat zijn de (on)mogelijkheden? Opdat de consequenties van deze transitie scherp(er) zijn. Laat je dus niet alleen op papier overtuigen, maar neem ook kennis van operationele voorbeelden. En ga in discussie met die collega’s die dat hebben gerealiseerd.
4. Zet het herontwerp van end-to-end processen centraal (richten). Cruciaal voor een geslaagd digitaliseringstraject is om eerst de bedrijfsprocessen door te lichten. Te herontwerpen. Om de processen eerst end-to-end te optimaliseren, ze vervolgens te standaardiseren en uniformeren en ten slotte pas te digitaliseren.
5. Verander onder architectuur (richten). Essentieel is om het geheel conceptueel aan te vliegen, in de juiste volgorde: bedrijfsfuncties – > informatiefuncties – > applicaties. Alleen zo krijg je een samenhangende roadmap en voorkom je dat het applicatielandschap alsmaar blijft hangen in die bekende lappendeken. En natuurlijk doe je dat in toenemende mate met partners. Op basis van bestaande standaarden. Over de organisatie- of domeingrenzen heen. Want zo ontstaan immers virtuele ketens.
6. Stuur middels business cases (richten). Niet te verwarren overigens met een (eenmalige) finance case. Want een goede business case wordt ingezet als een stuurmiddel. Vanuit een managementoptiek. Om de beloofde benefits daadwerkelijk te kunnen verzilveren. Investeer daarbij in een model om de te creëren kwalitatieve klantwaarde ook te kunnen kwantificeren (zoals snelheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, gebruikersvriendelijkheid).
7. Organiseer een reviewgroep (inrichten). Met deskundigen die bewezen ervaring hebben op gebied van adequate toepassing van informatievoorziening. Die op dat front zichtbare stappen hebben gezet. En selecteer een partner die je gedurende de looptijd van het proces ondersteunt. Met als belangrijkste doel om frequent op hoofdlijnen te kunnen sparren: doen we nog de goede dingen én doen we ze wel in de juiste volgorde?
8. Agendeer in de professionalisering van de relatie met je leverancier (inrichten). Ga met het management van de ICT-leverancier aan de slag om met elkaar stappen te zetten in écht partnership. En agendeer daar de spanning tussen customer intimacy en operational excellence.
9. Inventariseer én prioriteer huis op orde/vernieuwing (inrichten). Creëer rust door duidelijker te prioriteren in zaken die absolute voorrang moeten hebben (en daarmee ook voorwaardenscheppend zijn) en issues die ‘nice to have’ zijn. Integreer dit met de CIO-agenda.
10. Investeer in de juiste competenties (verrichten). Dit alles vereist een forse investering in goede professionals, die de brug kunnen slaan tussen vraag vanuit de business, informatiemanagement en techniek. Uiteraard rekening houdend met maximale betaalbaarheid, ook op langere termijn. Met aandacht voor zaken zoals standaard waar mogelijk/maatwerk waar écht noodzakelijk en total cost of ownership.
