Dit gaat over besturen, niet over ICT

Rob Huyser, directeur Luchtvaart bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu:
“Ik associeerde ICT toch vooral met kantoorautomatisering en grote projecten.”

De maatschappij verandert revolutionair onder invloed van snelle ontwikkelingen in informatie- en communicatietechnologie. Het Kabinet heeft grote ambities met digitalisering van de dienstverlening. Dus neemt ICT binnen de overheid een steeds belangrijkere rol in. Vrijwel alles hangt er inmiddels mee samen, constateerde ook de commissie-Elias. ICT bij de overheid staat bovendien vol in de schijnwerpers. Fouten worden breed uitgemeten in de pers. Het is dus belangrijk dat het topmanagement zich er meer mee bemoeit en er grip op heeft.
Dat begint natuurlijk met kennis. Vier jaar geleden gaf het overleg van secretarissen-generaal – de hoogste ambtenaren van de ministeries – opdracht een leerlijn op het gebied van ICT te ontwikkelen voor het topmanagement. Na vier jaar heeft een flink deel van de doelgroep meegedaan. Een oud-deelnemer, de ontwikkelaar van de opleiding en een ‘bijbrenger’ aan het woord over het ontwikkelen van bewustzijn, de kennis die ervoor nodig is en hoe de top meer gaat sturen op ICT.

ABD APP
De Algemene Bestuursdienst (ABD) – onderdeel van BZK – bestaat uit de groep hoogste ambtenaren binnen de rijksoverheid. Bureau ABD verzorgt voor ABD-managers onder andere een opleidingsaanbod. Zoals het ‘Ambtelijke Professionaliteit Programma’ (APP) met ‘kennismodules waarin de kern van de ambtelijke professionaliteit wordt overgedragen’. ICT is een van de vijf leerlijnen binnen de APP.

Alles is ICT

Oud-deelnemer Rob Huyser, directeur Luchtvaart bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu, volgde anderhalf jaar geleden het ICT APP (Ambtelijke Professionaliteit Programma). “Bij IenM is binnen elk Directoraat-Generaal een directeur verantwoordelijk gemaakt voor de coördinatie van ICT. Ik werd dat destijds binnen mijn directie Bereikbaarheid, en besloot daarom het APP ICT te volgen.” Zijn belangrijkste eyeopener: “Ik associeerde ICT toch vooral met kantoorautomatisering en grote projecten. Het is veel breder dan dat. Veel van wat op mijn bureau komt, heeft te maken met ICT. Bij de directie Bereikbaarheid zijn we bijvoorbeeld bezig met beleid voor zelfrijdende auto’s, beveiligingssystemen voor het spoor, systemen voor de luchtverkeersleiding op Schiphol en het beter benutten van informatie om files te voorkomen. Het is een illusie dat wij nog iets van beleid kunnen maken zonder dat het met ICT te maken heeft. Datzelfde geldt overigens voor milieu, water en ruimtelijke ordening.”

Drempel over

De leerlijn gaf hem de aanzet om actief te worden op sociale media. “Tijdens de APP ben ik gaan denken wat ik eraan kan hebben. Ik vind het belangrijk transparant te zijn en te laten zien waar wij als directie mee bezig zijn. Dat ik geen slapende ambtenaar ben, maar dat mijn directie bezig is met allerlei zaken die er echt toe doen. Dat wordt gewaardeerd, merk ik. Ik haal er ook veel informatie vandaan. Iedere ochtend aan het ontbijt loop ik mijn Twitter-tijdlijn door. Ik weet daardoor al tachtig procent van wat ik nodig heb.”

Het is een illusie dat wij nog iets van beleid kunnen maken zonder dat het met ICT te maken heeft.

Geert Wind is de ontwikkelaar en coördinator van de ICT-leerlijn. “We voorzien in een grote behoefte om te weten wat je moet weten en vooral ook wat niet.” Tot dat laatste behoren de heel technische dingen, tot grote opluchting van veel deelnemers. Makkelijk is het echter niet. “ICT is een veelkoppig monster. Een belangrijk uitgangspunt bij de opzet van de leerlijn is dat de goede antwoorden niet achterin het boek staan. Managers moeten de dynamiek van een ICT-project snappen en leren om hun handelingsperspectieven te verkennen.” Vier van de zes dagdelen worden daarom besteed aan casuïstiek.

Succesverhalen

Zo’n casus is geen presentatie van een succesverhaal, verzekert Wind. “Deelnemers moeten vooral met elkaar in gesprek gaan. Niet ‘Kijk eens wat ik voor elkaar heb gekregen’, maar: ‘Ik kwam in die situatie, daar moest ik een plan op trekken, wat zouden jullie doen?’” Die ervaringsverhalen werken goed. “Ik hoor vaak terug: ‘dit gaat helemaal niet over ICT, dit gaat over besturen.’ Dat stelt weer gerust.” Belangrijke les volgens Wind: “Besturen van ICT is iets anders dan maandelijks een stoplichtrapportage bekijken. Je moet er op dagelijkse basis met je neus bovenop zitten. En zolang je iets niet begrijpt, vraag je door.”
In de leerlijn komt ook de basiskennis aan bod. “Je moet wel weten wat bijvoorbeeld de cloud is”, benadrukt Wind. Samen met een aantal anderen ontwikkelde hij de Canon van de ICT, met die basiskennis in veertien beeldende verhalen. Met onderwerpen als Geschiedenis van de automatisering, Cloudtechnologie, Grote ICT-projecten, Het Nieuwe Werken en Sociale Media.”
Die Canon wordt individueel doorgelopen, in vier maal twee uur op het eigen kantoor. Wind doet persoonlijk alle intakes en koppelt deelnemers aan de juiste ‘bijbrenger’, een rijksambtenaar van een ander ministerie met verstand van ICT. Wind: “Sommige managers geven aan weinig ‘te hebben’ met ICT. Anderen willen alles weer even op een rijtje krijgen omdat de ontwikkelingen zo snel gaan.”

Maatwerk

Hylke Wierda, plaatsvervangend CIO van BZK is één van die bijbrengers. De afgelopen vier jaar bracht ze twaalf topambtenaren bij op ICT-gebied. “Met de Canon praat ik ondermeer met ze over de belangrijkste technologische ontwikkelingen, en wat dat betekent voor de overheid. Wat er op ons af komt en hoe we ervoor kunnen zorgen dat we er klaar voor zijn. ICT heeft impact op alle terreinen: dienstverlening, zorg, onderwijs, noem maar op. Inhoud en ICT raken steeds meer vervlochten. Het komt daardoor heel dichtbij voor managers.” De gekozen opzet is maatwerk, daarom is kennis vaak direct toepasbaar. Wierda geeft een voorbeeld: “Een onderwerp als ‘Architectuur’ lijkt ingewikkeld, maar kan voor een manager veel betekenen in de praktijk. Of ik kan wijzen op een best practice bij een ander departement.” Het draagt bij aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijke taal voor de rijksoverheid. “Dat is grote winst.”

‘Architectuur’ kan voor een manager veel betekenen in de praktijk

De inhoud kent twee sporen, vertelt Wind. “Het eerste is de klassieke automatisering; het domein van de grote ICT-projecten, de eilandautomatisering en de legacysystemen (erfenis aan grote verouderde systemen, red.). De wereld waar alles altijd lastig is. Waar informatiebeveiliging en privacy dominante thema’s zijn. In die oude wereld zijn we nagenoeg vastgelopen, maar deze maakt binnen de overheid nog steeds de dienst uit.”
Tegelijkertijd hebben we ook met een nieuwe wereld te maken. Die van de sociale media, Het Nieuwe Werken, van Google en apps.” Bij die werelden horen heel andere mensen, merkt hij. “In de oude wereld zijn het de traditionele ICT’ers, met veel verstand van techniek, waarmee je vaak lastig kunt communiceren. Bij de nieuwe wereld hoort een heel ander type: communicatiever, sneller en inspirerend. Mensen als Marloes Plomp, Kim Spinder en Martijn Aslander zijn daar voorbeelden van.”

Minister volgt leerlijn

De leerlijn mag zich verheugen in een grote belangstelling. Inmiddels volgt ook minister Blok de APP, vertelt Wind. “Hij is als minister voor Wonen en Rijksdienst verantwoordelijk voor de ABD en is zich bewust van de grote rol die ICT speelt in het handelen van de overheid.” Ook volgden Kamerleden uit de vaste commissie ICT een op de APP gebaseerde masterclass ICT, vanuit de behoefte aan meer kennis over het onderwerp. Al eerder vroeg de toenmalige CIO Rijk – Maarten Hillenaar – Wind om ook voor het directieniveau onder de top masterclasses ICT te verzorgen. “Ook daar is veel vraag naar”, meldt Wind.
ICT is ingewikkeld en heeft grote impact op maatschappij en bedrijfsvoering. De vraag is of zes dagdelen cursus voldoende is. Wierda: “Het kan natuurlijk altijd meer en beter, maar niet alles kan in één module. Je hebt hiermee een belangrijke basis. Ik verwijs deelnemers ook altijd door naar het CIO Office op hun eigen departement. Zij zijn bij uitstek geschikt om verder te helpen en ICT-ontwikkelingen te helpen vertalen naar de eigen business.”

Meer bewust

Wind merkt dat het management zich steeds meer bewust wordt van het belang en de noodzaak van ICT-kennis voor de top. “Er is er niet één meer die zegt: ‘Het zal zo’n vaart niet lopen’. Iedereen is er echt van overtuigd dat het die vaart wél loopt. Dat de ICT nog lang niet in control is en dat het hoog tijd wordt dat het management zich er weer mee bemoeit.”

Er is er niet één meer die zegt: ‘Het zal zo’n vaart niet lopen’

Huyser volgde de opleiding alweer anderhalf jaar geleden. “Je gaat ermee aan de slag en al doende leer je. Maar de ontwikkelingen gaan zo snel, dat je het niet alleen zelf kunt doen. Dat moet ook vanuit het departement gebeuren. Het middenmanagement heeft inmiddels ook een masterclass ICT gevolgd. We spreken daardoor steeds meer dezelfde taal. De CIO en de verantwoordelijke directeuren per directie komen regelmatig bij elkaar om de grote projecten, de laatste ontwikkelingen in automatisering en actualiteiten zoals laatst de kabinetsreactie op Elias te bespreken. Ik word zo dus ook gedwongen om bij te blijven.”

Integrale verantwoordelijkheid

Het eindrapport van Elias brengt de aandacht voor ICT binnen het departement in een stroomversnelling, merkt hij. “Bij ons onderzocht de commissie twee projecten: de Rijksweg A73 en de OV-chipcard. Maar belangrijker: er komt druk om sneller te veranderen, meer zichtbaar te maken wat we doen en naar buiten te treden.” De conclusies leidden bovendien tot brede reflectie. “We willen het in de toekomst beter kunnen doen. Denk aan vragen als: besteden we bij aansturing van ICT-projecten wel onze aandacht aan de juiste dingen? En, misschien wel belangrijker: hoe borgen we dat ICT meer aan het begin van de beleidscyclus wordt opgepakt?”
Binnen IenM is men ook bezig met de vraag hoe de lijnverantwoordelijkheid voor ICT verder vorm krijgt. Huyser vergelijkt die ontwikkeling met het vakgebied financiën. “Het is nu vanzelfsprekend dat je niet alleen verantwoordelijk bent voor de ontwikkeling van beleid, maar ook voor de budgetten. Dat was vroeger niet zo, ook dat is een veranderproces geweest. Datzelfde gebeurt nu met ICT. Als mijn DG in de toekomst haar jaarplan bespreekt bij de SG, wordt ze ook aangesproken op hoe ze ICT heeft opgepakt.”