Er is binnen de overheid zeker nog winst te behalen met een ‘één voor allen’ benadering, maar reken je niet rijk.
Overheidsorganisaties moeten niet zo moeilijk doen en vaker dezelfde IT-systemen gebruiken. Hoeven we minder belasting te betalen en kunnen we alles regelen via ‘overheid.nl’. Toch?
Melvin Conway stelde in 1967 dat ‘Any organization that designs a system (defined broadly) will produce a design whose structure is a copy of the organization’s communication structure’. Hij had het daarbij over computersystemen, maar zijn uitspraak is ook van toepassing op allerlei andere soorten systemen.
‘De overheid’ is een systeem waar volgens het CBS meer dan 4000 instellingen toe gerekend worden. Een bont gezelschap met ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen en uitvoerende organisaties. Deels in hun eigen verdieping in het antieke Huis van Thorbecke. Maar ook diensten zoals inspecties, agentschappen, politiediensten en de rechterlijke macht. Allemaal met een bepaalde mate van autonomie om maatwerk te kunnen leveren. Conway vindt het vast niet raar dat een zo georganiseerde overheid zo veel verschillende IT-voorzieningen kent. Die er ‘uiteraard’ totaal anders uitzien dan in pakweg Estland. Waarover je na een studiereis van alles kunt vinden, maar niet dat wat daar werkt hier dus ook moet kunnen werken.
One size fits some
‘One size fits all’ gaat hem bij zo’n grote en diverse organisatie als de overheid niet worden. Maar de enorme diversiteit aan voorzieningen die er nu is, is natuurlijk niet altijd nodig. Waar het gaat om ondersteunende ‘neutrale’ IT kan er zeker nog flink winst worden geboekt. Iets dat de afgelopen 10 jaren trouwens ook al is gebeurd. De ‘Generieke Digitale Infrastructuur’ bevat steeds meer herbruikbare digitale basisvoorzieningen, producten en standaarden. Een voorziening als DigiD wordt tegenwoordig meer dan 300 miljoen keer per jaar gebruikt voor authenticatie door overheden en publieke organisaties. Dus ja, ‘one size’ past best wel goed bij zaken als authenticatie, connectiviteit en basisgegevens.
One size fits none
Gaat het om bedrijfsfuncties, dan wordt het al snel een ander verhaal. ‘De overheid’ kent enorm veel verschillende taken (alleen al een gemeente kent meer dan 500 verschillende producten en diensten). Al die overheidstaken worden uitgevoerd door duizenden organisaties, van heel groot tot heel klein.
Voor het kunnen uitvoeren van specifieke taken binnen een organisatie worden vaak domeinspecifieke toepassingen gebruikt. Verstrekken van paspoorten vereist echt andere ondersteuning dan verstrekken van uitkeringen. Snel online regelen van een bezoekersparkeervergunning stelt andere eisen dan verkrijgen van een zorgvoorziening. Bij ‘domain-driven design’ ligt de focus van een project op het kerndomein en de daar geldende domeinlogica. Domeinexperts en IT’ers werken daarbij samen en spreken de taal van het betreffende domein. Op het eerste gezicht vergelijkbare zaken als ‘product’, ‘dienst’ en ‘relatie’ blijken per domein een totaal andere betekenis te hebben. Ga je daar aan voorbij en zoek je het in IT-voorzieningen waarmee ‘alles kan’, dan leidt het maar al te vaak tot ‘one size fits none’.
Omdenken
Er is binnen de overheid zeker nog winst te behalen met een ‘een voor allen’ benadering. Bijvoorbeeld door overheidsbreed te gaan werken op basis van een gezamenlijk design system of door als gemeenten via samen organiseren bepaalde voorzieningen één keer goed (laten) ontwikkelen en ze dan allemaal te gebruiken.
Maar reken je niet te rijk. Je hebt te maken met een groot divers systeem dat veel domeinspecifieke taken kent. ‘Samen sterker’ klinkt goed maar is vaak gebaseerd op een hoog gehalte aan wishful thinking. De praktijk wijst uit dat samen vooral moeilijk is en dat ‘sterker’ nog maar moet blijken. De onderwerpen waarbij samenwerking voordelen oplevert is blijkbaar veel kleiner dan vaak wordt verondersteld.
In plaats van verschillen weg te willen werken kun je ze ook accepteren en leren om beter te worden in afstemming en integratie. De toegenomen aandacht voor gebruik van API’s om op een hedendaagse manier diensten te kunnen leveren is wat dit betref een hoopvolle ontwikkeling. Ik maak me sterk dat je daarmee meer bereikt dan stug volhouden dat ‘all’ zich niet bijzonder moet voelen en zich moet aanpassen zodat de beoogde ‘one size’ gaat passen.
Ad Gerrits is werkzaam als zelfstandig informatiearchitect en als strategisch adviseur informatie bij de gemeente Nijmegen. Zijn blogs op iBestuur zijn op persoonlijke titel.
