Ravijnjaar 2025: Aan welke van de 4 knoppen kunt u nog (meer) draaien?

Waar sommigen al langer voor waarschuwen lijkt langzamerhand realiteit te worden, de overheid moet fors bezuinigen de komende jaren en daar ontkomt niemand aan. Lang kon er overal binnen de overheid aan simpele knoppen gedraaid worden om tekorten “op te lossen” maar daar komt ooit een eind aan. Zijn er dan misschien andere knoppen die ook werken?

“Als je blijft doen wat je deed, blijf je krijgen wat je kreeg”, een tegeltjeswijsheid die altijd zal gelden. In de vele vette jaren die achter ons liggen hebben lokale, provinciale, nationale en semi-overheden de IT budgetten besteed aan heel veel IT initiatieven. De migratie naar de cloud, het implementeren van nieuwe standaarden, nieuwe ketens, initiatieven als HaalCentraal, digitalisering van allerlei processen en ga zo maar door. Echter, als we hetzelfde blijven doen zullen de kosten, net als voorheen, blijven stijgen.

Als er straks 1-2 miljard minder te verdelen is dan zal IT dat dubbel voelen: in de eigen portemonnee en IT zal gevraagd worden om te helpen zaken slimmer, efficiënter en goedkoper te doen. Dat kost geld en als regel 1 (minder budget) in werking is getreden wordt het een beetje ingewikkeld. Er komen moeilijke jaren aan omdat ook de kosten voor burgers en bedrijven niet (te) hard mogen stijgen. Gelukkig zijn er ook andere knoppen:

1.Aanbestedingen

Dure exercities waarmee, tot genoegen van (externe) architecten veel en lang nagedacht wordt over wat de ideale oplossing zou moeten zijn. Gelukkig voor u zijn vele andere overheidsinstellingen u al voorgegaan. Speel leentjebuur bij een vergelijkbare (overheidsorganisatie) , bespaar fors op de doorlooptijd en uw specialisten kunnen zich werpen op het verbeteren van wat er al is. Een win-win-win situatie.

2.Cloud

Naarmate er meer van clouddiensten gebruik gemaakt wordt zal cloud cost management steeds belangrijker worden. Laat niemand u iets wijsmaken, dit is een complexe materie en er is veel discipline (en controle) nodig om de kosten in de hand te houden. Een server om even iets te testen is snel geactiveerd, maar wie let er op dat hij ook verdwijnt als hij niet meer nodig is? Aantrekkelijke proefperiodes met AI oplossingen staan standaard aan, maar wie beheert de additionele kosten voor storagegebruik? Daar waar het meeste geld aan uitgegeven wordt is ook het meest te besparen!

3.In- en Externe IT’ers

Het lijkt zo handig, een IT afdeling waar iedereen alles kan, weet en mag. Korte lijnen, veel inhoudelijke kennis en onafhankelijkheid. Maar als zelfs grote financiële instellingen beslissen dat ze zich geen specialisten kunnen permitteren voor iedere IT discipline dan hebben ze daar goede redenen voor. Schakel specialisten in voor specialistische zaken en geef uw eigen staf meer tijd om bestaande processen te optimaliseren en nieuwe processen te definiëren.

En als er dan externe specialisten ingeschakeld worden, zorg dan dat hun tijd efficiënt wordt gebruikt en laat ze niet dagen rondhangen omdat sommige interne processen erg tijdrovend zijn.

4.De “stop” knop

Ieder IT project heeft ergens een T-splitsing: Stoppen of Doorgaan. Te vaak wordt gekozen voor het laatste en de symptomen in de periode net voordat de driesprong bereikt wordt zijn herkenbaar: planningen worden niet gehaald, er zijn onverwachte tegenvallers, op de werkvloer ziet men wat er fout gaat en een kleine groep gaat steeds harder roepen dat “alles echt wel goed komt als….”. Leer van het verleden en vertrouw meer op uw onderbuikgevoelens en dat van de eigen staf en juist minder op dat van anderen. Neem je verlies, leer van de gemaakte fouten en ga door. Na enkele maanden zal iedereen opgelucht achterom kijken met de realisering dat die extra tonnen toch maar mooi niet uitgegeven zijn aan een project dat toch al gedoemd was te mislukken.

Iedereen zal aan “knoppen” moeten en gaan draaien in de komende jaren om de IT kosten beheersbaar te houden. Als de IT Infrastructuur flexibel genoeg is, wordt dat een stuk eenvoudiger. Die flexibiliteit wordt vooral bereikt door de data die nodig is, zo eenvoudig en veilig mogelijk beschikbaar te hebben. Intern, voor eigen applicaties en nieuwe projecten, maar ook extern als we gegevens gebruiken van derden of deze juist willen delen.