Rijkswaterstaat, een van de grootste inkooporganisaties in Nederland, heeft de ambitie om doelgericht te digitaliseren en in te zetten op ontwikkelingen in informatietechnologie, informatievoorziening, data en datatoepassingen. Om zowel de huidige uitdagingen het hoofd te bieden, als ook om in staat te zijn om nieuwe technologie op waarde te schatten en de organisatie zo te ontwikkelen dat daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van nieuwe mogelijkheden.
Rijkswaterstaat hoopt in de toekomst meer te kunnen doen op het gebied van AI, en wilde daarom, het potentieel voor digitalisering van hun inkoop- en contractmanagement onderzoeken en de kansen inventariseren om hierin een grote stap voorwaarts te maken, rekening houdend met het zich nog ontwikkelende (Rijks-)beleid op het gebied van AI. Zij hebben de hulp van EY ingeschakeld om mogelijkheden te identificeren voor het implementeren van AI-gedreven oplossingen. Echter, hun ambities gingen verder dan enkel de digitalisering en automatisering van inkoopprocessen. Ze waren ook geïnteresseerd in het verkennen van de invloed van AI-ontwikkelingen op de markt en wat dit zou kunnen betekenen voor de aanbiedingen van marktpartijen. Bovendien hebben EY en Rijkswaterstaat samengewerkt aan duidelijke actieplannen voor de implementatie van tot in detail uitgewerkte business cases.
EY heeft Rijkswaterstaat voorzien van praktische richtlijnen en strategieën door als eerste een aantal business cases te identificeren met duidelijke handelingsperspectieven. Dit heeft Rijkswaterstaat geholpen de complexiteit van AI te begrijpen en te bepalen welke business cases het meest geschikt waren om mee te beginnen. Deze business cases zijn ontwikkeld na een grondige analyse van de inkoopprocessen, uitgevoerd in nauwe samenwerking met de inkoopexperts van Rijkswaterstaat. Door het inkoopproces op te delen in verschillende stadia – de voorbereidingsfase, de aanbestedingsfase en de contractuitvoeringsfase – konden de meest belovende business cases voor elke fase worden geïdentificeerd. Deze business cases werden vervolgens beoordeeld op basis van hun toegevoegde bedrijfswaarde, waarbij factoren zoals de verwachte start van de implementatie, de risico’s en de strategische impact van elk initiatief werden meegenomen. Daarna werd de technische complexiteit van deze business cases beoordeeld, denkend aan aspecten zoals de beschikbare AI-tools, de gewenste nauwkeurigheid van de oplossingen en de beschikbaarheid van data. Dankzij deze evaluatie konden EY en Rijkswaterstaat de meest realistische AI-initiatieven identificeren.
Tijd besparen
Een van de meest opvallende en veelbelovende business cases uit ons onderzoek was het doorzoekbaar maken van contracten via een chatinterface, vergelijkbaar met ChatGPT. Deze innovatie kan aanzienlijke tijd besparen voor Rijkswaterstaat. Door het digitaliseren en gestructureerd opslaan van ongestructureerde data, zou het niet alleen de efficiëntie van het zoeken verbeteren, maar ook de toegankelijkheid en verspreiding van kennis binnen de organisatie aanzienlijk makkelijker maken. Het stelt Rijkswaterstaat in staat om op een snelle en effectieve manier informatie te vinden die nodig is voor een verscheidenheid aan operationele en managementprocessen. Dit vertegenwoordigt een aanzienlijke stap voorwaarts in de digitale transformatie van hun contractmanagement.
Een andere belangrijke business case richtte zich op het vergemakkelijken van het gebruik van relevante kaders, richtlijnen en handreikingen binnen Rijkswaterstaat. Hoewel er talloze kaders en richtlijnen bestonden binnen de organisatie, ontbrak een centraal en doorzoekbaar opslagsysteem. Dit bemoeilijkte het voor medewerkers om te bepalen welke kaders en richtlijnen in specifieke situaties van toepassing waren. De voorgestelde oplossing omvatte de ontwikkeling van een eenvoudig doorzoekbare centrale database die alle bestaande kaders en richtlijnen bevatte. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënt de benodigde informatie vinden en toepassen op basis van hun specifieke situatie, enkel door een beschrijving van de casus te geven.
Aanvullende richtlijnen
Naast het identificeren van kansrijke business cases heeft EY Rijkswaterstaat voorzien van aanvullende richtlijnen. Deze omvatten het bepalen van succesfactoren en risico’s, het identificeren van trainingsbehoeften en kennislacunes onder medewerkers, en het ontwikkelen van een strategische routekaart voor verdere integratie van AI. EY heeft verder richtlijnen gegeven voor het oprichten van een Center of Excellence om kennis te centraliseren en te consolideren en om beleid rondom AI vorm te geven. Daarnaast heeft EY cruciale voorwaarden voor datagebruik binnen de organisatie beschreven en strategieën aangereikt om met marktontwikkelingen om te gaan. Deze aanvullende aanbevelingen zijn bedoeld om Rijkswaterstaat te ondersteunen bij het veilig en succesvol implementeren van AI-technologieën, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de huidige als toekomstige behoeften van de organisatie.
Vooruitblik
Deze verkenning vormt de basis voor Rijkswaterstaat om AI-initiatieven vastberaden en doelgericht aan te pakken. Hierbij worden niet alleen de interne processen getransformeerd, maar ook de interactie met marktpartijen. EY is trots om bij te dragen aan deze digitale reis, die niet alleen de efficiëntie en effectiviteit van Rijkswaterstaat verbetert, maar ook als blauwdruk kan dienen voor andere overheidsinstanties die zich op het pad van digitale transformatie bevinden.
