Met de oplevering van het nieuwe Portaal Burgerzaken begin maart zet de gemeente Baarn een stap op weg naar de verdere ontwikkeling van de Basisregistratie Personen (BRP). Ook burgemeester Röell was bij de feestelijke ingebruikname. “Service staat bij ons hoog in het vaandel. Het Portaal biedt daaraan een belangrijke bijdrage.”
Burgemeester Mark Röell van Baarn nam het Portaal Burgerzaken onlangs in gebruik.
Sinds maart van dit jaar verrichten de burgerzakenmedewerkers van de gemeente Baarn hun werkzaamheden aan de drie balies via het Portaal Burgerzaken van Centric. Via tegels in het scherm start de gebruiker een proces voor bijvoorbeeld reisdocumenten of een verhuizing. De processen in het Portaal zijn gebouwd conform de beschrijving van het Programma BRP. Nieuw is het tweede scherm, dat burgers laat zien uit hoeveel stappen het proces bestaat, bij welke stap de baliemedewerker is en welke gegevens deze invoert. Mocht er iets verkeerd gaan, een onjuist gespelde naam bijvoorbeeld, dan kan de burger gelijk ingrijpen. Ook geeft het tweede scherm aanvullende informatie, zoals aanwijzingen bij het maken van vingerafdrukken.
Meer transparantie
Zo zorgt het Portaal voor meer transparantie, vindt de burgemeester van Baarn, Mark Röell. In het bijzijn van zijn burgerzakenafdeling en een vertegenwoordiging van Centric nam hij de nieuwe oplossing onlangs in gebruik. Röell: “Het persoonlijke klantscherm biedt de klant helder inzicht in wat onze medewerkers doen. Een klantvriendelijke, persoonlijke en transparante benadering dus, die onze inwoners naar verwachting zeer zal aanspreken.”
Volledig digitaal afhandelen
Om digitale selfservice vanuit huis te faciliteren bevat het Portaal Burgerzaken diverse open koppelvlakken. Het Portaal kan geïntegreerd worden met het afsprakensysteem op de gemeentelijke website en een klantvolgsysteem. De vooringevulde gegevens staan dan al klaar als burgers aan de balie verschijnen, zodat bezoeken aan het gemeentehuis efficiënter verlopen. Verschillende diensten kunnen zelfs volledig digitaal worden afgehandeld, zoals huwelijksaangiften, het doorgeven van een verhuizing en het aanvragen van een uittreksel.
Werkgroep Burgerzaken denkt mee
Baarn maakt deel uit van de Werkgroep Burgerzaken, samen met onder meer koplopergemeenten Amstelveen, Barendrecht, Leiderdorp, Echt-Susteren, Eindhoven, Schoonhoven, Utrecht, Valkenburg en Zoeterwoude. De werkgroep is nauw betrokken bij de doorontwikkeling van de Burgerzaken-oplossing.
Ton Kuijt, senior medewerker Burgerzaken bij de gemeente Baarn: “Als middelgrote gemeente is Baarn een mooie testcase”, zegt Kuijt. “Samen met de andere werkgroepgemeenten hebben we meegedacht over het Portaal. Iedere zes weken wordt er getest en meegedacht over nieuwe functionaliteit en verbetering van de dienstverlening. Hoe zien wij als gebruikende gemeenten de procesafhandeling graag terug in de applicatie? Binnen de werkgroep denken wij mee over het ontwikkeltraject en de functionaliteit.”
Mensvriendelijk
De verschillende onderdelen van het Portaal Burgerzaken zijn procesgestuurd: het Portaal leidt de medewerker op de meest efficiënte wijze naar een goed resultaat. Dat geeft minder kans op fouten en scheelt een boel tijd. Uitgebreide training is niet nodig. Ton Kuijt: “Het portaal is zo mensvriendelijk dat er geen opleiding of veel vakkennis nodig is. Een korte uitleg was voldoende, het wijst zichzelf.” Die ‘mensvriendelijkheid’ geldt volgens Kuijt ook voor het tweede scherm. Daarop kunnen de inwoners van Baarn hun aanvraag voor een uittreksel of rijbewijs volgen en controleren of alle gegevens kloppen. “De kwaliteit van onze processen gaat daarmee omhoog”, zegt Kuijt. “En als we willen overstappen op touchscreens, dan kan dat: het Portaal Burgerzaken is voorbereid op touchscreenbediening.”
Bekijk voor meer informatie over de burgerzakenoplossing de film op centric.eu/burgerzaken
