Bij de gemeente Den Haag werkt een groot deel van de medewerkers vanuit huis, en dat blijft voorlopig ook zo. Maar voor de collega’s die wel op kantoor werken, moet het veilig zijn. De gemeente heeft daarom haar kantoorlocaties aangepast voor werken op 1,5 meter afstand en werkplekken gemarkeerd als ‘toegestaan’ of ‘niet-toegestaan’. Via een geavanceerd dashboard wordt centraal bijgehouden of er niet te veel mensen op kantoor aanwezig zijn en kan waar nodig bijgestuurd worden.
Beeld: Fred Meijer
Het dashboard is in samenwerking met IT-dienstverlener Ymor ontwikkeld in de zogeheten ‘Control Room’ van gemeente Den Haag. Deze Control Room vormt een centrale plek binnen de gemeente waar alle relevante IT monitoringinformatie wordt verzameld, zodat alle onderdelen uit het IT-landschap vertegenwoordigd zijn. IT-verantwoordelijken kijken nu allemaal naar dezelfde informatie en kunnen snel schakelen of bijsturen. De control room staat inmiddels symbool voor de kwalitatieve verbeterslag die gemaakt is en wordt vaak door collega-gemeentes bezocht ter inspiratie.
Real-time bezettingsgraad
Het nieuwe dashboard laat real-time zien waar vaste werkplekken in gebruik zijn, en wat daarmee de bezetting per locatie, per dienst en per etage is. Op elk moment van de dag is precies inzichtelijk hoeveel werkplekken waar actief zijn. De meldkamer van de beveiliging weet met behulp van het dashboard wanneer het op een locatie te druk dreigt te worden en kan indien nodig maatregelen nemen. De stuurgroep 1,5m en het Gemeentelijk Management Team van de gemeente Den Haag ontvangen elke week een rapportage op basis waarvan besloten kan worden of meer medewerkers op kantoor kunnen gaan werken.
De bezettingsgraad van een locatie staat centraal en wordt berekend op basis van het aantal ‘toegestane’ werkplekken. Als er op een locatie 1350 werkplekken gemarkeerd zijn als ‘veilig’, en er zijn 850 computers opgestart, dan heeft het pand dus een bezettingspercentage van 63 procent. 100% bezetting betekent dat in principe alle ‘veilige’ werkplekken actief zijn en er dus niet meer medewerkers veilig kunnen werken. Daarnaast houdt de gemeente bij of werknemers op ‘niet toegestane’ werkplekken werken.
Het dashboard van de gemeente Den Haag
Een momentopname uit het dashboard:
- Het bezettingspercentage per pand (bovenste rij)
- De aantallen actieve computers per pand (links midden)
- Specifieke gegevens per verdieping, in dit geval het Spui (rechts midden)
- Welke ‘niet-toegestane’ werkplekken actief zijn, en waar deze zich bevinden (onder)
‘Use before buy’
De control room beschikt over diverse oplossingen om de stabiliteit en performance van IT-onderdelen nauwlettend te kunnen volgen. Denk aan de het monitoren van de digitale eindgebruikerservaring, de performance van applicaties en werkplekken, maar ook het inzetten van machine learning om dreigende incidenten te voorkomen. De monitoringinformatie wordt geanalyseerd en gevisualiseerd met behulp van het dataplatform Splunk. Doordat zowel tooling op de werkplekken (Nexthink) als de tooling voor dataverzameling reeds aanwezig was, kon het dashboard snel ingericht worden.
“Het uitgangspunt was om het dashboard zo eenvoudig mogelijk in te richten, zonder dure sensoren om bewegingen te volgen. Wij hebben gekozen voor een aanpak waarbij als iemand inlogt op een vaste werkplek, we zeker weten dat er een persoon in het gebouw is. Door het aantal actieve werkplekken te monitoren, weten we dus hoeveel mensen aanwezig zijn. Er wordt enkel gekeken of een werkplek actief is, niet wíe er actief is, zodat de privacy van medewerkers en gegevens niet in het geding komt”, aldus Helge Kooistra, projectleider 1,5m van de Gemeente Den Haag.
Kortom: het 1,5 meter dashboard geeft de gemeente Den Haag grip op een veilige terugkeer naar kantoor.