Om meer grip te hebben en te houden op zaken als dienstverlening, bedrijfsvoering, beveiliging en kosten, is het van essentieel belang dat gemeenten goed ICT-opdrachtgeverschap hoog in het vaandel hebben staan. De GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) kan daar een grote rol in spelen.
Binnen gemeenteland speelt ICT een steeds belangrijker rol en dus is het noodzaak dat de basis daarvoor goed op orde is. Onder de basis vallen onder meer de inkoopvoorwaarden die gebruikt worden bij aanbestedingen van IT-producten. Tot voor kort hanteerden gemeenten daarbij vooral de eigen voorwaarden, of deden een beroep op de ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten).
“Wat je merkte was dat de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente in dit soort trajecten vaak de plank missloegen. Bijvoorbeeld door het opnemen van clausules die minder aansloten met het vakgebied”, aldus Eric Gubbels, adviseur Informatievoorziening bij de gemeente Breda. “Daarom zijn wij ook blij met de GIBIT. Blij onder meer omdat de voorwaarden in de GIBIT zo smart beschreven zijn, waardoor wij die voorwaarden bijna één op één kunnen overnemen. Dat scheelt veel tijd.”
Nuanceverschillen
Richard Brabers is werkzaam als inkoopadviseur binnen de gemeente Breda en betrokken bij diverse ICT-aanbestedingen. Bij die aanbestedingen werkt hij nauw samen met de afdeling Informatievoorziening en de betrokken vakafdeling(en). Na de vrijgave van de GIBIT is met mensen uit verschillende disciplines binnen de gemeente Breda (zoals architectuur, juridisch, informatievoorziening en inkoop), gekeken in hoeverre deze set aan voorwaarden aansloot bij de eigen uitgangspunten.
“Als Breda hebben wij een eigen pakket van eisen en wensen en dat hebben wij gelegd naast de GIBIT. Waar zitten de verschillen, waar zitten de overlappingen en wat missen wij nog? Tot op heden missen wij niet echt grote dingen. Het zijn vaak nuanceverschillen. Zo hebben wij een paar aanvullingen voorgesteld die te maken hebben met de aansprakelijkheid rondom applicaties.
Zeker als het gaat om bedrijfskritische applicaties, vonden wij die te laag. Er zit een aantal aanvullingen bij specifiek voor Breda, deze zijn gedeeld met KING/VNG en kunnen mogelijk bij een volgende versie van de GIBIT worden overgenomen. Daardoor zal het aantal afwijkingen op de GIBIT dat wij moeten opnemen in een pakket van eisen of overeenkomst, steeds kleiner worden waardoor het geheel voor ons ook weer makkelijker te beheersen is.”
Minder discussie
Tot nu toe heeft de gemeente Breda de GIBIT in twee openbare en bij twee meervoudig onderhandse aanbestedingen meegenomen. Als het aan Eric Gubbels en Richard Brabers ligt, is dat nog maar het begin. Ook al omdat de GIBIT ertoe leidt dat het opstellen van bestekteksten minder tijd kost.
“In de beginfase krijg je vanuit de markt nog veel vragen, maar als het straks door diezelfde markt geaccepteerd is, dan betekent dat minder werk bij het opstellen van de stukken en minder vragen bij een nota van inlichtingen”, zo schetst Gubbels.
“GIBIT zorgt er ook voor dat er minder discussie is, bijvoorbeeld tussen gemeenten en leveranciers. Op het moment dat iedere gemeente zijn eigen voorwaarden heeft, voorwaarden die allemaal anders zijn, dan blijf je continu discussies houden. Door al dat gemak dat de GIBIT biedt, bespaar je als gemeente tijd. Tijd die je vervolgens kunt inzetten om je te concentreren op de zaken waar je je écht mee bezig wilt houden. In de nota van inlichtingen heb ik liever vragen over functionaliteit, dan bijvoorbeeld vragen over aansprakelijkheid of inkoopvoorwaarden.”
Doorontwikkeling
Richard Brabers vindt het prettig dat rol van KING/VNG verder gaat dan alleen het realiseren van de GIBIT. “Zij gaan, onder meer door het opstellen van documenten, overeenkomsten, het uitgeven van informatiemateriaal en het organiseren van bijeenkomsten, verder dan alleen maar het neerzetten van inkoopvoorwaarden. Dat zorgt voor gedragenheid.”
Eric Gubbels sluit zich aan bij die woorden. “Ik vind het ook van belang dat zij de GIBIT doorontwikkelen. Wat ik heb begrepen gaan KING/VNG bij gemeenten input ophalen en op basis van die input zal de GIBIT verder worden ontwikkeld. Natuurlijk zul je daarbij als gemeente altijd kritisch moeten blijven en moeten kijken of de GIBIT aansluiting houdt met de kaders die je als gemeente hebt opgesteld.
Waar ik ook tevreden over ben, is de leeswijzer die bij de GIBIT zit. In die leeswijzer staat, naast een stuk achtergrond, ook juridische informatie en staat ook uitgebreid uitgelegd hoe je sommige dingen moet lezen. Het is erg fijn dat zulke informatie er bij zit, want een artikel of zin kan verschillend geïnterpreteerd worden. Dan is het gemakkelijk als je terug kunt vallen op een leeswijzer waar in staat wat de juiste zienswijze is.”
Tijd inruimen
Als er één tip is die Breda andere gemeenten nog mee wil geven, dan is het de tip om voldoende tijd en menskracht uit te trekken om de GIBIT ‘te leren kennen’. “Natuurlijk, je kunt als gemeente de GIBIT direct overnemen, maar dat is niet aan te bevelen”, zo schetst Eric Gubbels.
“Wij hebben het document met diverse disciplines kritisch doorgelezen. Dat heeft als groot voordeel dat je weet waar je eventueel de vragen over gesteld kan krijgen, maar daar vervolgens ook het antwoord op hebt. Maar ik kan mij voorstellen dat niet iedere gemeente die capaciteit heeft.”
In juni worden er meerdere informatiedagen gehouden over het gebruik van de GIBIT. De dagen zijn bestemd voor juristen, inkopers en informatiemanagers van gemeenten.
