Wat is de rol van de griffier in een democratie bij opdringerige digitalisering? Staat de griffier raadsleden bij de uitoefening van hun taak alleen 'terzijde' of gaat het ook over de inhoud?
Het jaarcongres van de griffiersvereniging, dat in oktober jongstleden plaatsvond, ging over de griffier als informatiemakelaar. Het jaarboek (voor het eerst uitsluitend digitaal verschenen), met als titel ‘Enter democratie’, gaat over de invloed van de digitalisering op de democratie.
In deze bijdrage ga ik op zoek naar de grens tussen proces en inhoud bij informatievoorziening en de vraag hoe de griffier de volksvertegenwoordiging optimaal kan ondersteunen.
Sinds het begin van deze eeuw ondersteunt de griffier de lokale en provinciale volksvertegenwoordiging. In de wet staat summier beschreven wat de functionaris is en doet. De griffier, valt te lezen, staat de raad (c.q. de Staten) bij de uitoefening van zijn taak ‘terzijde’. Bij de logistieke, organisatorische en inhoudelijk ondersteuning van de volksvertegenwoordiging is informatievoorziening een belangrijk aandachtspunt, dat zelfs om meer en meer tijd en energie vraagt. Dat is in zekere zin paradoxaal. Informatie wordt, in toenemende omvang en snelheid, aan de raad beschikbaar gesteld. De infrastructuur – in de vorm van allerhande digitale raadsinformatiesystemen – om de informatievoorziening te organiseren, wordt geavanceerder en gebruiksvriendelijker. Je zou verwachten dat er een moment komt dat het informatievraagstuk ‘af’ is. Dat informatievoorziening routinematig en geautomatiseerd wordt afgewikkeld, gewoon een plekje krijgt in het dienstenaanbod. Zoals het regelen van andere faciliteiten, zoals vergaderlocaties, koffie en thee.
“Digitalisering is een zo opdringerig proces, grijpt zo diep in, dat wij allen voortdurend bezig zijn onze positie daartoe te bepalen, en te herzien”, betoogt prof.dr. Roel in ’t Veld (NSOB) in een bijdrage in het jaarboek van de griffiersvereniging. In ’t Veld beschrijft, zoals ook andere schrijvers in het boek, digitalisering als techniek, maar vooral ook als maatschappelijk ontwikkeling en dynamiek die consequenties heeft “voor de functie van de griffier, als de voornaamste aan volksvertegenwoordigingen dienstbare professional”. Over informatievoorziening stelt hij dat de griffier moet zorgen “dat informatie, die voor de volksvertegenwoordiging noodzakelijk is, op doeltreffende wijze ter beschikking komt. Hetzelfde geldt voor genomen besluiten”. Bij de geluiden uit de beroepsgroep dat er ook een taak is weggelegd “in de verbindingen tussen overheid en samenleving, nationaal, regionaal of lokaal, een meer dan technisch faciliterende inhoudelijke taak” voelt hij aarzeling.
Kwetsbaar of waardeneutraal?
Een inhoudelijke invulling, als bijvoorbeeld informatiemakelaar, maakt het ambt kwetsbaar, omdat de volksvertegenwoordiging bestaat uit een veelheid aan opvattingen, stijlen en stemmen. Er is geen eenheid, geen collectief met een eenduidige wens of afweging als het gaat om informatie. Met andere woorden: wát iedereen belangrijk vindt en wil weten en hoeveel details en diepgang, raakt dermate de essentie van politieke inkleuring, van het politieke spel, zeg maar, dat de niet-politieke functionaris daar verre van moet blijven. Over puur de feitelijke informatie die noodzakelijk is om besluiten te nemen, lees raadsvoorstellen en bijbehorende bijlagen, bestaat geen twijfel. Die moeten optimaal worden ontsloten voor de volksvertegenwoordiging én het volk dat wordt vertegenwoordigd, zodat het democratisch proces van besluitvorming doorgang kan vinden.
Heeft de griffier dan geen enkele ondersteuning te bieden op dit terrein en blijft het bij papier doorschuiven, maar dan digitaal? “Wel degelijk”, betoogt in ’t Veld: “Aan de griffier komt dan een belangrijke taak toe, namelijk om te adviseren over de vraag hoe de vormgeving van dit proces tot optimale honorering van de bedoelingen van de volksvertegenwoordiging kan leiden. Zo’n procesarchitectuur krijgt meer betekenis, naarmate participatieve en representatieve democratie meer ineengestrengeld raken”. Dat is niet anders en dus vergelijkbaar met de taak van de communicatiedeskundigen die het college van Burgemeester en Wethouders bijvoorbeeld adviseren en ondersteunen en die daarmee zekere doelen beogen te bereiken en daartoe middelen inzetten. Maar hoe er wordt gewerkt en wat er wordt verwacht heeft al snel ‘een politieke lading’ en is ‘niet waardenneutraal’.
Informatieselectie en weging
Is de grens tussen architectuur en proces enerzijds en inhoud anderzijds niet diffuus en erg aan het verschuiven, vraag ik mij af? Is het in een gedigitaliseerde wereld met een overload aan informatie niet noodzakelijk om een proces te organiseren waarin selectie van informatie plaatsvindt? Selectie van informatie, wordt gesteld, is niet waardenneutraal. Het klopt dat het nogal uitmaakt met welke zoekopdracht, zoektermen, bronnen of bril in informatie wordt gespeurd en geselecteerd.
Tegelijkertijd is te veel informatie gelijk aan geen informatie, omdat deze niet overzichtelijk, niet toegankelijk is en dus onbruikbaar is voor degene die wel over deze informatie moet beschikken om tot afwegingen en keuzes te komen. In een gedigitaliseerde wereld, waarin iedereen connected is en met elkaar communiceert via eigen kanalen, platforms en social media, is het nodig om de vinger aan de pols te houden. De volksvertegenwoordiger wil weten wat er speelt in de snelbewegende, fluïde samenleving om in contact te blijven, maar ook om het effect te voelen van genomen beslissingen.
Hulpmiddelen om het gesprek in de samenleving te volgen, maar ook het sentiment te monitoren, bevinden zich ook in het grijsgebied van proces en inhoud. De vraag wat je wil monitoren en wat niet raakt de vraag wat je belangrijk vindt. Dat is inderdaad een politieke. Maar dát de volksvertegenwoordiging de verbinding wil houden met de samenleving is een breedgedragen wens die moet worden gefaciliteerd. In een gedigitaliseerde wereld zoeken mensen, groepen en belangen wegen om tot beslissers door te dringen, om daar hun informatie, inzichten en ideeën te deponeren. In de hoop dat deze worden meegenomen, dan wel worden gehonoreerd. Die communicatie van buiten (samenleving) naar binnen (raad c.s.) kent haar eigen dynamiek. Er zijn stemmen van de meer mondigen die luider klinken en er zijn stemmen die niet zo hard klinken en bewust moeten worden gezocht en ontdekt. Wederom schuift de grens tussen proces en inhoud al gauw, want wie bepaalt of alle stemmen intussen zijn gehoord?
Relevantie van het ambt
Dat de griffier de raad ‘terzijde’ staat heeft mij, in mijn twaalfeneenhalf jaar griffierschap, altijd gefascineerd. Iemand ‘terzijde staan’ in de betekenis van iemand helpen is de glasheldere invulling van het ambt. In het theater is een ‘terzijde’ als een acteur zich tot het publiek richt. Vaak zegt de acteur iets tegen het publiek dat de andere acteurs niet mogen ‘horen’. Soms is het contextinformatie die het publiek gewoonweg even moet weten, soms is het inkleuring om de emotie van het publiek te sturen en soms heeft het iets samenzweerderigs. Is het de rol van de griffier om soms dingen tegen het publiek te zeggen, zomaar, uit zichzelf en zo ja, wanneer en onder welke omstandigheden dan? En staat de griffier niet alleen de volksvertegenwoordiging, maar soms ook het volk ‘terzijde’. Dat soort vragen, in het schemergebied tussen proces en inhoud, zijn, in mijn ogen, belangrijk. Niet alleen voor de invulling van het griffiersambt, maar ook voor het functioneren van de democratie bij opdringerige digitalisering. Verschuilen achter het proces maakt het ambt wellicht minder kwetsbaar, maar ook minder relevant.
Pascale Georgopoulou is voormalig raadsgriffier van de gemeente Amstelveen en werkt nu onder meer voor de VNG
