Ná het coronatijdperk

Opeens zitten we in een lockdownperiode. Niet eerder hebben we dit meegemaakt. Het is surrealistisch, want het raakt de hele wereld. Gebeurde dat voorheen alleen wereldwijd met computervirussen, nu met een mensenvirus. En Bill Gates heeft het voorspeld. Die weet als geen ander wat virussen kunnen aanrichten. Het brengt ook mooie en nieuwe dingen. Maar we moeten ons vooral de vraag stellen: en daarna?

IT werd door onze gebruikers (althans, van de gemeenten waarvoor wij werken) altijd als een vanzelfsprekendheid gezien. Het moet het gewoon doen en als dat het geval is, dan hoor je niemand. Wel als er een hick-up is, of het even niet gaat zoals de gebruiker wil, dan horen we het vooral en ontvangen we zelfs klachten.

En dan moet opeens iedereen van vrijwel de ene op de andere dag thuiswerken. Geen probleem. Voor onze virtuele omgeving maakt het niet uit of je inlogt vanaf een werkplek in een gemeentehuis of vanaf je werkplek aan de keukentafel. Alles is qua techniek hetzelfde. Dat verbaast iedereen. Binnen een paar dagen is de hele virtuele vergaderomgeving geregeld, is er gezorgd dat de medewerkers die nooit thuiswerkten een inlogcode kregen, laptops zijn versneld uitgeleverd,

Dan gebeurt er wel iets. Medewerkers van grote commerciële organisaties blijken niet allemaal te kunnen thuiswerken. Faciliteiten voor thuis blijken niet zo vanzelfsprekend. Het valt op, wij krijgen ontelbare complimenten, medewerkers zijn opeens verbaasd. Ik ben hier blij om. Eindelijk krijgen onze ICT’ers de waardering die ze verdienen. Dat is mooi. En meerdere gemeenten met ons, we hebben het goed geregeld bij veel overheidsorganisaties. Maar dan? Niemand weet nog hoe de toekomst eruit ziet. Hoe de overgang naar een meer normaler leven zal zijn, hoe de anderhalvemeter samenleving is.

Kunnen we die samenleving vormgeven en meteen de files verminderen door het werken vanuit huis gedeeltelijk te blijven doen en onze medewerkers gewoon te vertrouwen? Als we dit écht willen, dan wat aandachtspunten om het structureel te regelen. Nuttig om alvast over na te denken.

• Welke faciliteiten gaan we aan medewerkers geven voor thuis als ze vaker thuis werken?
• Hoe wordt er omgegaan met standaard reiskostenvergoeding?
• Wat betekent het voor audits (Ensia)? Gelden die nog zoals voorheen?
• Mogen medewerkers andere uren werken dan kantooruren?
• Hoe gaan we om met medewerkers die te veel of te weinig werken?
• Hoe leren leidinggevenden op deze manier coachen?
• Wat te doen met gezamenlijke borrels/drankjes/bijeenkomsten?
• Hoe om te gaan met ‘natte handtekeningen’ en uitgeprinte documenten?
• Hoe gaan we om met bereikbaarheid, met doorverbinden naar vakafdelingen?
• Hoe gaan we om met de bemensing van servicedesken?
• Hoe gaan we om met downtime voor onderhoud aan de infrastructuur en aan applicaties?
• Zijn er nog secretaresses nodig of regelt iedereen alles zelf?
• Als een overleg opgenomen kan worden, moeten er dan nog notulen gemaakt worden?
• Moeten we een dubbele infrastructuur aanleggen omdat dit dan de belangrijkste voorwaarde wordt?
• Zijn ICT-functies dan crucialer en moeten die dan hoger worden ingeschaald?
• Kunnen we echt af met nog minder kantoorruimte?
• Hoe houden medewerkers privé en zakelijk gescheiden?
• Hoe vaak en hoe regelen we teambijeenkomsten om elkaar niet uit het oog te verliezen?
• Hoe zorgen we dat we alleen leidinggevenden hebben die op deze manier kunnen coachen?

Moeten we dit allemaal wel uitwerken of gaan we het gewoon doen en zien we wel? Te veel nadenken kan immers betekenen dat we in een mum van tijd weer terug zijn bij het oude en dat willen we toch niet?!

Marlène Geskes is afdelingshoofd ICT bij de IJsselgemeenten