Het nieuwe intelligente systeem van de William Schrikker Groep ondersteunt jeugdzorgprofessionals bij het opstellen van een plan van aanpak. Daarmee besparen ze gemiddeld zo’n anderhalf uur per plan.
De William Schrikker Groep (WSG) wilde haar processen eenduidiger inrichten, intuïtiever ondersteunen, de administratieve lasten verlagen en vooral haar medewerkers maximale ondersteuning bieden. Stuk voor stuk ambitieuze doelen. Door de introductie van een nieuw systeem van Everest en de intensieve technische en inhoudelijke samenwerking tussen de WSG en Everest werden die doelstellingen werkelijkheid. Het systeem ondersteunt medewerkers van de WSG bij het maken van een plan van aanpak voor de begeleiding van gezinnen en kinderen. Door het toepassen van intelligente technologie kan de gecertificeerde instelling voor jeugdbescherming en jeugdreclassering zich nog beter focussen op waar haar hart en expertise ligt: het bieden van gespecialiseerde begeleiding aan kinderen met een (verstandelijke) beperking of chronische ziekte en/of aan kinderen van ouders met een beperking.
Primair proces
Jeugdzorgprofessionals optimale ondersteuning bieden in het opstellen van een plan van aanpak, zodat zij altijd planmatig en accuraat begeleiding kunnen bieden. Dat is de taak van het nieuwe systeem van de WSG. Het komen tot een plan van aanpak is een complexe aangelegenheid, waar kennis en expertise voor nodig is. Plannen van aanpak zijn altijd op maat voor dít kind in dít gezin. Door eerdere ervaringen met dynamische oplossingen op basis van het softwareplatform Blueriq, ontwikkeld door Everest, koos de WSG voor deze ICT-dienstverlener. Mede omdat Everest ondersteunt bij het adviseren van de organisatie, de business-requirements analyseert en deze vertaalt naar werkbare producten. Het resultaat van deze samenwerking is een intelligent systeem voor het primaire proces voor het opstellen van een plan van aanpak, waarbij de professionaliteit van de jeugdzorgprofessional leidend is.
Motor van de organisatie
Plannen van aanpak hebben als doel om in partnerschap en samenwerking met het kind, de ouders en het netwerk, inzicht te krijgen in de opvoedsituatie en ontwikkeling van het kind en het gezin. Met dat inzicht zijn doelen te stellen om de situatie te verbeteren, die vervolgens worden aangevuld met een advies over middelen en na verloop van tijd geëvalueerd, om er vervolgens weer verder op te acteren. Bij al deze activiteiten worden gebruikt de WSG nu het nieuwe systeem. Dat ondersteunt jeugdzorgprofessionals op intuïtieve wijze bij online aanvraag-, en mutatieprocessen met slimme invulhulpen en geautomatiseerde afleidingen. Na elke invoer trekt het systeem zijn conclusies en worden vervolgens alleen nog relevante invoervelden getoond. Informatie hoeft slechts eenmaal ingevoerd te worden, waarna het op alle benodigde plekken wordt hergebruikt. Ook zijn relaties tussen gegevensverzamelingen en documenten aan te brengen. Het systeem maakt daarbij direct duidelijk welke informatie of documenten er nog ontbreken. Verder is er een koppeling gerealiseerd met onder andere het Document Management Systeem, waardoor informatie uit het systeem en de door het systeem gegenereerde documenten automatisch in het desbetreffende dossier terecht komen. Veranderingen in het beleid en de methodiek kunnen snel verwerkt worden, doordat de consequenties van die wijzigingen direct te herleiden zijn.
Dynamiek, kennis én IT
Jeugdzorgprofessionals van de WSG hebben dagelijks te maken met complexe opvoedsituaties. Geen situatie is hetzelfde. Men werkt daarom met een gestandaardiseerde werkwijze die men op maat uitvoert voor elke specifieke situatie. Is het mogelijk om een generieke werkwijze te automatiseren en toch steeds weer een aanpak op maat te bieden aan kinderen en ouders, zodanig dat jeugdzorgprofessionals optimaal worden ondersteund? Waarbij de professionele blik van professionals voorop staat, zonder dat de processen en het systeem te complex worden? Die vragen stelde de WSG zichzelf alvorens een IT-partner te zoeken voor een nieuw systeem. Intussen is het nieuwe systeem ruim een jaar in gebruik. Automatiseren is dus inderdaad mogelijk, ook als het gaat om een complexe werkwijze, verschillende werksoorten, juridische kaders en specialistische kennis. De resultaten die de WSG met het nieuwe systeem boekt, laten zien dat dynamiek, kennis en een IT uitstekend hand in hand kunnen gaan. Het gezamenlijke proces van modelleren door jeugdzorgprofessionals van de WSG en professionals van Everest is een belangrijke succesfactor gebleken.
Een greep uit de behaalde resultaten bij de William Schrikker Groep
• Jeugdzorgprofessionals besparen gemiddeld zo’n anderhalf uur tijd bij het ontwikkelen en samenstellen van een plan van aanpak;
• De WSG kent nu een uniforme informatievergaring en outputcreatie voor alle jeugdzorgprofessionals ;
• De administratieve lasten voor de jeugdzorgprofessionals van de WSG zijn aanzienlijk verminderd;
• Het proces rondom de totstandkoming van het plan van aanpak is nu volledig eenduidig tussen de verschillende werksoorten ondertoezichtstelling, voogdij, jeugdreclassering en begeleiding zonder juridische maatregel;
• Tussen de verschillende werksoorten is nu zo maximaal mogelijke eenduidigheid gecreëerd, met behoud van het specialisme van de werksoort.
Meer weten? Wilt u meer lezen over de samenwerking tussen de William Schrikker Groep en Everest? Download de case study op www.everest.nl/klantcases.
