Informatierollen

Hoe modern is de werkomgeving van uw gemeenteraad eigenlijk? Heeft de nadruk vooral op digitalisering van communicatiekanalen en vergaderen gelegen? Hoe zit het eigenlijk met de productiviteit van de raad als informatie- en kenniswerker? Ook voor de gemeenteraad is het van belang om effectief en efficiënt om te gaan met de hedendaagse informatie-overvloed, datagestuurd werken en online communicatie. Welke stappen kunnen daarbij genomen worden?

Vorige maand verscheen het rapport ‘De informatiehuishouding van het Rijk in 2030’ van Future Lab. Hierin wordt vooruit geblikt op de informatiekundige opgave die het Rijk (lees: de rijksambtenaar) op zijn of haar bord gaat krijgen. Dat de trends uit het rapport ook relevant zijn voor gemeenteraadsleden staat buiten kijf en behoeft eigenlijk geen verder betoog. Ook gemeenteraadsleden bevinden zich in een wereld van fake news, slimme algoritmes, privacy tartende big-datatoepassingen, informatie overload, doe-het-zelf journalistiek en digitale burgerparticipatie.

Het rapport komt op basis van deze trends tot negen nieuwe rollen voor de informatiehuishouding. In welke mate zijn deze ook voor een gemeenteraadslid relevant en in welke mate zal hij/zij zichzelf daarin moeten bekwamen of juist ontzorgd worden?

Om te beginnen kan een gemeenteraad terugvallen op de griffie. Diverse rollen uit het rapport zijn daar zeer passend voor. Zo helpt de ‘digiminimalist’ de raad om op een doelbewuste manier om te gaan met digitale overvloed. Verschillende informatiestromen uit elkaar trekken en zo beter beheersbaar maken. Het is een rol die veel griffies al van nature op zich nemen. Zo scheid je makkelijker belangrijke en onbelangrijke stukken en urgente en minder urgente informatie. Ook verdeel je het werk zo gemakkelijker over de fractieleden. Een sterke griffie op dit punt help raadsleden enorm.

De ‘beleidsarcheoloog’ geeft betekenis aan al die data. Ook dit is een rol die vaak bij de griffie is belegd, maar ook vaak wel onderbelicht is. Toch zou hier veel werk van raadsleden weggenomen kunnen worden. Het zou veel extra inzicht op kunnen leveren. Slimme dossiervorming, zodat een compleet dossierbeeld ontstaat, helpt om de gehele context te zien. Goed versiebeheer helpt om te zien welke wijzigingen wanneer, door wie en waarom zijn aangebracht.

De ‘beleidsbiograaf’ legt niet alleen vast wat er gebeurd is en welke besluiten er genomen zijn. Hij of zij maakt deze informatie ook voor brede doelgroepen toegankelijk. De gemeenteraad doet het voor de stad en dus wil je die ook goed informeren.

Maar sommige rollen uit het rapport van Future Lab gaan verder. Zo kan de ‘data prototyper’ de raad helpen om in dialoog de informatiebehoefte scherp te krijgen. De politiek wil vaak informatie in een bepaalde context zien. Hoe doen we het ten opzichte van andere gemeenten, ten opzichte van voorgaande jaren? Juist door op interactieve wijze dit soort overzichten met betrokken raadsleden op te stellen, kan voor veel inzicht zorgen.

De ‘verbeelddenker’ maakt abstract en technisch beleid en politieke keuzes concreet door deze te verbeelden. Een instrument dat nog te weinig in de politieke arena wordt gebruikt. Het zou toch mooi zijn om hier gewoon toegang tot specialisten te hebben die plaatjes maken waar 1000 woorden tekortschieten? In het verlengde daarvan maakt de ‘rijksscenarist’ of in de gemeente liever ‘gemeentescenarist’ de toekomst voelbaar en leefbaar. Ook dit zijn rollen die de gemeenteraad enorm kunnen helpen in hun werk.

De gemeenteraad hoeft ook weer niet altijd zelf het wiel uit te vinden. Neem bijvoorbeeld de ‘datahoeder’. Deze helpt de raad aan goede en actuele informatie. De meeste informatie die de raad gebruikt, zal ook in andere overheidsprocessen relevant zijn. Daarbij kan gedacht worden aan Statline van het Centraal Bureau voor de Statistiek en Waarstaatjegemeente.nl van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Het is dus zaak om daar vooral op mee te liften en deze bronnen voor de raad laagdrempelig toegankelijk te maken.

Maar ook de gemeenteraadsleden zelf kunnen aan de bak. Bij voorbeeld in de rol van de ‘zwermfacilitator’. Dat is degene die alle informatiestromen rondom een specifiek vraagstuk beheerd. Juist door verbindingen te leggen tussen verschillende belangengroepen, ontstaat duurzaam en gedragen beleid. Dit is toch de rol waar de politicus zich in thuis zal voelen. Digitale vaardigheden gaan hier een steeds belangrijkere rol spelen en is een opfriscursus zeker niet overbodig.

De ‘verhaalhaler’ komt namens de samenleving op voor de informatierechten van burgers. Politici zijn al gewend om dit op allerlei andere aspecten te doen, dus waarom niet ook voor de informatierechten? Dat vereist wel enig inzicht in de wereld van privacy, doelbinding en datalekken.

Samenvattend bieden de negen informatierollen uit het rapport van Future Lab een prima perspectief om eens naar de informatiepositie, -processen en -vaardigheden van de gemeenteraad te kijken. Het helpt om richting te geven aan een versterking van de griffie, gericht te zoeken naar specialistische ondersteuning, mee te liften op reeds bestaande informatiestromen en -bronnen en maakt duidelijk waar de raadsleden zichzelf verder moeten ontwikkelen en specialiseren.

Paul Ruijgrok is gemeenteraadslid voor de VVD in Gouda en zelfstandig adviseur informatiemanagement en –architectuur.