Na één jaar al de langst zittende CIO

In februari 2012 belde de headhunter. Was de functie van CIO van Amsterdam misschien wat voor hem? Jan Flippo: “Ik had het gevoel dat ik het kon, maar of ik het wilde… Vanuit Den Haag leek de Amsterdamse ICT slecht georganiseerd op vele fronten, met vooral een onoverzichtelijke governance.” Wat de baan minder aantrekkelijk maakte was de politieke dimensie. De aanhoudende ICT-problemen waren dagbladnieuws en lagen onder het vergrootglas van de lokale politiek.

Waarom hij toch ja heeft gezegd? “De uitdaging. Het is verdorie toch de hoofdstad. Je kunt wel hoofdschuddend langs de zijlijn blijven staan, maar er ook wat van proberen te maken.”
Sinds juli 2012 combineert Flippo de functie van CIO met die van directeur van de Amsterdamse Dienst ICT. In deze ‘DICT’ hadden enkele diensten enkele jaren daarvoor hun IT samengebracht. In 2009 werd in de visie ‘Eén ICT voor één Amsterdam’ vastgelegd deze dienst te laten doorgroeien tot de dienstverlener van (bijna) alle hoofdstedelijke diensten en stadsdelen.
Dat moet nog altijd grotendeels gebeuren. Na tal van incidenten werd het vernieuwingsprogramma in februari 2011 bevroren door wethouder Wiebes. Hij grijpt hard in en geeft prioriteit aan ‘stabilisatie’ van de huidige systemen. Eind 2011 krijgt interim-CIO Gerrit Oosterhof de taak een stabilisatieplan op te stellen en DICT op de schop te nemen.

ICT-chaos in Amsterdam

Volgens een interne notitie uit 2010 kraakten de Amsterdamse computersystemen in hun voegen: traag, onveilig en in toenemende mate onbetrouwbaar. In die zomer kon de burgerlijke stand tot drie keer toe geen rijbewijzen en paspoorten uitgeven.
Maar bovenal liepen de kosten uit de klauwen. De hoofdstedelijke ICT had een waterhoofd, of liever: vele waterhoofden. Elke dienst en elk stadsdeel bouwde aan eigen systemen en programma’s die bovendien slecht op elkaar aansloten. Door versnippering en gebrek aan sturing was Amsterdam naar schatting twee keer zoveel geld aan ICT kwijt als Rotterdam: een kleine 9.000 euro per ambtenaar. Bovendien bleken veel Bri-diensten (basisregistraties en infrastructuur) slecht gedocumenteerd.
Het vernieuwingsprogramma ‘Eén ICT voor één Amsterdam’ werd in februari 2011 na tal van incidenten in de ijskast gezet. De allereerste CIO – Claudia de Andrade – is dan al vastgelopen in de Amsterdamse ICT-jungle. Eind 2011 wordt interim-CIO Gerrit Oosterhof benoemd, wiens hoofdzorg het wordt een stabilisatieplan op te stellen en de dienst ICT op de schop te nemen.
De crisis kwam naar buiten onder wethouder Eric Wiebes. De kordate VVD-wethouder moest enkele maanden na zijn aantreden constateren dat niet de Noordzuidlijn, maar de ICT zijn echte hoofdpijndossier was. Hij concludeerde snel dat van de ingeboekte bezuinigingen niets terecht zou komen. Er was eerst zo’n 100 miljoen euro extra nodig om de basisinfrastructuur en een aantal primaire processen op orde te brengen.
Dat kwam hard aan in de gemeenteraad. SP-woordvoerder Laurens Ivens voelde zich zelfs ‘besodemieterd’ door het vorige college. Enkele jaren later complimenteert hij Wiebes. “Hij heeft het realisme teruggebracht. De essentie was voor mij: als we willen opruimen moet dat niet alleen over techniek gaan, maar vooral ook over de organisatie.”
In september 2011 verschijnt een herstelplan. Doel: van Amsterdam op ICT-terrein een ‘normale’ stad maken.

Hoog ziekteverzuim

Flippo volgt Oosterhof op in juli 2012: “Mijn eerste prioriteit was de politieke zorg te laten afnemen. ICT nam buitenproportioneel veel aandacht van de wethouder en de raad. Er moest vertrouwen groeien dat de zaak niet verder uit de hand liep: dus geen verdere toename van storingen, ziekteverzuim en klachten. Na een jaar hebben we op alle drie punten behoorlijke stappen gemaakt.” (Zie kader ‘Stand van zaken’).

De crisis had diepe sporen getrokken. Dat uitte zich in een hoog ziekteverzuim en een fors aantal arbeidsconflicten. Flippo trof bij zijn aantreden tientallen ‘dossiers’ aan op zijn bureau. “Dat was heftig. Ik ben zakelijk en kan behoorlijk bot zijn, maar zorgvuldigheid is ook belangrijk. Als iemand na dertig jaar bij een organisatie vastloopt, dien je je als werkgever ook af te vragen of je dat werkgeverschap op een goede wijze hebt ingevuld. De meeste kwesties zijn nu afgewikkeld; soms via ontslag of detachering maar soms ook door iemand een nieuwe start te laten maken. Die fase was ingrijpend, maar het is ontzettend belangrijk dat er nu weer een nieuwe vertrouwensbasis kan ontstaan.”

Dat een groot deel van het DICT-personeel nog uit externen bestaat, is volgens Flippo onvermijdelijk: “Allereerst hebben wij de opgebouwde kennis nodig, maar bovendien komt straks bij de centralisatie van de infrastructuur het personeel van stadsdelen en diensten naar ons toe. Dan wordt het de uitdaging het eigen personeel steeds meer taken van externen te laten overnemen.”

Eilandenrijk

Flippo heeft als taak een einde te maken aan de enorme versnippering van de Amsterdamse ICT. Het programma ‘ICT Centraal’ uit 2012 noemt het terugbrengen van vijftig datacenters naar twee, de uitrol van een gestandaardiseerde virtuele werkplek en het samenvoegen van alle IT-afdelingen tot één beheerorganisatie voor de infrastructuur.
Veertig koninkrijkjes krijgen te maken met een nieuwe heerser die aan landjepik doet. Hoe pak je dat aan?

“Mijn aanpak is vanaf de eerste dag volkomen duidelijk. Niet doorlopend de consensus zoeken, maar de zaken duidelijk benoemen: dat het onzin is om vol te blijven houden dat het goedkoper zou zijn alles zelf te willen inkopen, uitrollen en onderhouden. Op de eerste vergadering heb ik gezegd dat ik weet dat veel pogingen tot nu toe zijn gestrand om die centralisatie te realiseren. Maar dat het mijn vaste voornemen is dit traject niet alleen op te starten, maar ook tezamen met alle betrokkenen af te ronden. De kern is: niet de IT-managers zijn belangrijk – ik zeker niet – maar de belastingbetaler en de stad. Dat betekent dat we op een zakelijke, minder emotionele wijze gezamenlijk tot een meer efficiënte organisatie moeten komen. Dus bijvoorbeeld geen hoge eisen stellen aan de nieuwe organisatie als je diezelfde eisen daarvoor niet aan je eigen IT-organisatie hebt gesteld. Ik kan tot dusver niet anders dan constateren dat het commitment hoog en de samenwerking goed is. Bovendien zien zowel gemeentesecretaris als wethouder er nauw op toe dat toezeggingen worden nagekomen.”

Flippo’s tweede lijn is dat beleid voortaan wordt gevoerd op basis van feiten: hoeveel applicaties worden gebruikt? Op welke hardware draaien die? Is er een onderhoudscontract? Wat zijn de beheerkosten? Zijn wij compliant? Hoeveel IT-projecten lopen er en binnen welke domeinen? Enzovoort, enzovoort. De interne accountantsdienst Acam doet daarom bij alle diensten en stadsdelen onderzoek om op een uniforme wijze de status van de IT in beeld te brengen.
Op basis daarvan wordt een transitiepad uitgezet. Flippo verwacht dat niet alles overgaat naar de Dienst ICT: “Wij nemen geen applicaties in beheer zonder zekerheid over de status en de mate waarin supportcontracten actueel zijn. Als onduidelijkheid bestaat over kwaliteit en onderhoudbaarheid blijven applicaties bij verplaatsing eerst onder eindverantwoordelijkheid van de eigenaren draaien.”

Als applicaties en personeel worden overgedragen gaat ook het bijbehorende budget van diensten en stadsdelen naar DICT. “Dat wordt natuurlijk interessant”, zegt Flippo met een vileine lach op zijn gezicht. Maar hij wil de indruk wegnemen dat zijn aanpak alleen maar uit ‘shock and awe’ bestaat. Flippo organiseert ook debatten en andere vormen van kennisuitwisseling en ontmoeting. “Ik probeer duidelijk te maken dat DICT het niet alleen kan, dat we elkaar nodig hebben. En je moet eerlijk zijn, geen gouden bergen beloven. Bovendien, het DICT wordt niet the centre of the universe. We centraliseren alleen wat zinvol is, dus werkplekautomatisering, serverbeheer en andere infrastructuur. Er gebeuren zeer innovatieve dingen op applicatieniveau bij diensten en stadsdelen. Ik zou wel gek zijn om die daar weg te willen halen. Recent nog won Amsterdam een internationale Open Data prijs in Barcelona.”

Bezuinigen

De stabilisatiefase is bijna afgesloten. De hoofdstad staat nu aan de vooravond van de invoering van de Amsterdamse Digitale Werkplek (ADW), nadat eerder al enkele grote diensten die onder DICT vielen, overstapten naar een virtuele werkplek. Op basis van die ervaringen verwacht Flippo geen grote problemen bij de introductie van de digitale werkplek bij andere diensten en stadsdelen. “Maar het is veel ingewikkelder om ook alle achterliggende applicaties via de nieuwe werkplek te ontsluiten. Daarvoor moeten applicaties eerst worden gecentraliseerd. Dat is de crux.”

Die fase breekt nu aan. Op termijn moet dit leiden tot minder kosten. Het college heeft vanaf 2015 een structurele bezuiniging van 21 miljoen ingeboekt, waarvan 7 miljoen door centralisatie van infrastructuur. Flippo: “Ik ga ervan uit dat die 7 miljoen wordt gerealiseerd. Parallel moet er nog 14 miljoen uit de ‘business’ komen, vooral via efficiëntere inrichting van de informatievoorziening, saneringen, consolidaties en applicatierationalisatie.”
Gaat dat tot een nieuwe ronde afschuifgedrag en budgetruzies leiden met stadsdelen en diensten? Flippo haalt zijn schouders op. “Het hoort tot mijn taak als CIO om ook daar vanuit de gezamenlijke inzet op te sturen. Met enig realisme natuurlijk. Het terugbrengen van het aantal toepassingen moet niet ten koste gaan van de primaire processen. Maar het ligt voor de hand binnen logische clusters te onderzoeken wat je generiek kunt doen.” Een belangrijke mijlpaal vindt Flippo het in oktober 2012 gesloten gemeentebrede contract met Microsoft: de eerste stap naar een efficiënter leveranciersmanagement.

Flippo trof in Amsterdam grote terughoudendheid om samen te werken met IT-leveranciers. “De crisis heeft haar sporen achtergelaten. Dat heeft geleid tot een neiging om veel zelf te willen doen. Die koers wordt nu langzaam omgebogen, zodat wij de kennis uit de markt weer beter proberen uit te nutten. Dat voor het tweede datacenter een aanbesteding wordt uitgeschreven, is volgens Flippo een grote omslag voor de hoofdstad.

Jan Flippo: CIO en directeur

Jan Flippo startte op 1 juli 2012 als chief information officer (CIO) van de gemeente Amsterdam. Daarvoor was hij bij het ministerie van BZK twee jaar belast met Compacte Rijksdienst-trajecten, sourcing en aanbodstructurering binnen de ministeries. Voordien was hij werkzaam bij Buitenlandse Zaken, in zijn laatste functie als hoofddirecteur Informatiseringsontwikkeling en CIO.
Flippo’s doelstellingen bij de start: inhoud geven aan het Stabilisatieplan ICT, zorgen voor een concerninfrastructuur en het onder controle krijgen van de ICT-uitgaven. Als hij deze doelstellingen realiseert, blijft hij de enige persoon die de functies CIO en DICT-directeur combineert. Voor die dubbelrol is volgens hem uitsluitend gekozen om te voorkomen dat de visie van de CIO weg zou drijven van wat er nu haalbaar is. Als DICT is uitgegroeid tot betrouwbare dienstverlener, moet er een aparte directeur komen.

Stand van zaken

“Het Stabilisatieplan ICT heeft in belangrijke mate de te realiseren doelen op het gebied van techniek en organisatie bereikt”, concludeert adviesbureau PBLQ eind maart 2013 in een evaluatie. PBLQ stelt dat de gestelde kpi’s grotendeels zijn gehaald. In de eindrapportage van DICT van april 2013 staan die vermeld: de klanten geven DICT sinds 2012 een rapportcijfer iets boven de zes en het aantal ernstige incidenten (Prio-1) neemt sinds 2011 gestaag af (zie grafiek). Het ziekteverzuim, dat vanaf eind 2011 fors is teruggelopen, vertoont vanaf de zomer van 2012 wel weer een stijgende lijn, tot boven de 6 procent. “Een fors punt van aandacht”, concludeert het DICT zelf. Het ziekteverzuim ligt nu op 5 procent.