Ongevraagd Advies Bureau

Het Ongevraagd Advies Bureau: Valerie Frissen, Mo Jaber, Joost Visser, Carolien Schönfeld

Te grote ambities

Carolien Schönfeld werkte als auditor en ICT-leidinggevende bij de overheid en is nu nu ZZP’er op het gebied van IT-auditing. Ze publiceerde in 2012 het boek ‘Hoe IT-projecten slagen en falen; leren van pijnlijke ervaringen’.
“De kern van het probleem is de te grote ambitie van de overheid, die men wil realiseren met moderne middelen die we nog niet helemaal beheersen. Dit is overigens een probleem van overheden in alle Eerstewereldlanden. Dat de overheid dezelfde online service moet kunnen bieden als banken of online winkels is wel een goed idee, maar het is onmogelijk dat de overheid dat niveau even snel kan bereiken. Door de grote heterogeniteit van haar producten en diensten is automatisering voor de overheid veel complexer dan voor het bedrijfsleven.

Mijn aanbevelingen:

• Stel de nulmeting (of de ‘Starting Gate’ zoals Bureau Gateway dat noemt) verplicht voor elk project met een groot risicoprofiel. De bewindspersoon moet vervolgens op basis van die meting beslissen of een project doorgaat of niet.
• De stuurgroep moet de business case gedurende het hele project scherp in het oog houden om te controleren of de scope niet sluipenderwijs groter wordt.
• Stel de ex-ante uitvoeringstoets verplicht. Deze toetst of de informatiesystemen die betrokken zijn bij een wetswijziging op tijd aangepast kunnen worden vóór de invoering van nieuwe wetgeving. Deze toets bestaat al lang, maar wordt nauwelijks gebruikt. Onbegrijpelijk, want nu ontstaan heel veel problemen door een te snelle invoering van nieuwe wetten.”

Systemen zijn te rigide

Valerie Frissen is hoogleraar ICT en Sociale Verandering, namens TNO verbonden aan de Faculteit der Wijsbegeerte van de Erasmus Universiteit Rotterdam.
“De manier waarop de overheid ICT-systemen ontwerpt, is volgens mij de kern van het probleem. Dat is te rigide: een momentopname van processen wordt in een systeem vastgelegd, waardoor dat niet in staat is mee te groeien met de dynamiek van technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. De overheid maakt systemen die gericht zijn op beheersing, terwijl goed omgaan met maatschappelijke vraagstukken juist vraagt om flexibiliteit. De werkelijkheid van het rigide systeem botst met de dynamiek in samenleving en technologie, een botsing die op de werkvloer tot uiting komt. Medewerkers worden dan door de systemen tegengewerkt en gaan zelf manieren verzinnen om er omheen te werken. Niet alleen zijn deze systemen groot en duur, ze doen ook niet waarvoor ze gemaakt zijn, want het lekt aan alle kanten.

Mijn aanbevelingen:

• Bouw systemen volgens minimale vereisten, als een vrij kaal platform waarop je flexibel bouwstenen kunt plaatsen, combineren en verwijderen, naar gelang de vraagstukken van dat moment.
• Kies openheid en loslaten als default-optie. Als je goed kijkt, dan zijn voor heel veel processen binnen de overheid geen zware veiligheids- en andere systemen nodig. Regel het goed voor de processen en data waar dat wel nodig is en sta voor de andere veel meer openheid en flexibiliteit toe.”

Schone software

Joost Visser is hoogleraar ‘Large Scale Software Systems’ aan de Radboud Universiteit Nijmegen en hoofd research bij Software Improvement Group.
“De kern van het probleem is de fundamentele onoverzichtelijkheid van software. ICT-projecten schieten alle kanten op doordat belanghebbenden geen zicht hebben op de meest bepalende factor: software. Software is het DNA van informatiesystemen en net als DNA is het allesbepalend, onzichtbaar en complex. Een leek begrijpt die complexiteit niet, maar ook een programmeur ziet maar een klein deel van het geheel. Pas als we die complexiteit begrijpen, begrijpen we wat er in een project misgaat.

Mijn aanbevelingen draaien om drie kernwoorden:

• Data. Data over onder meer kosten en kwaliteit zijn nodig om helder inzicht te krijgen, zodat de discussie over het al dan niet mislukken van projecten wordt gevoerd op basis van feiten. En niet op basis van perceptie, zoals nu het geval is.
• Overzicht. Kijk naar de hele levensloop van een IT-systeem, dus niet alleen naar de productie. Een systeem dat duurder uitvalt tijdens de productie maar in de exploitatiefase veel bespaart, is geen mislukt project.
• Kwaliteit. Maak toetsbare en meetbare afspraken over de kwaliteit van de software. Bijvoorbeeld over beveiliging, privacy en hoe de code is opgebouwd. Een auto die wordt gebouwd voldoet aan bepaalde eisen, anders mag hij de weg niet op. Dat zou ook voor software moeten gelden.

Dwarskijkers nodig

Mo Jaber is projectdirecteur van I-Interim Rijk, een onderdeel van UBR (Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk, MinBZK) en een initiatief van de Interdepartementale Commissie van CIO’s. I-Interim Rijk bestaat uit een pool van honderd ICT-professionals.
“Bestuurders worstelen vaak met de impact en realisatie van ICT bij een wetswijziging of beleidsopgave. Ik denk dat er binnen de rijksoverheid nog niet optimaal gebruik wordt gemaakt van al aanwezige kennis. I-Interim Rijk zou meer gezien moeten worden als een generieke basisvoorziening voor en van het rijk, om met name kennis en kunde op het gebied van ICT te bundelen, te delen en te borgen.

Mijn aanbevelingen:

• Zet Gateway en I-Interim Rijk in als een generieke basisvoorziening. En stel in de stuurgroep een dwarskijker aan, een ervaren ambtelijke programma- of projectmanager die elders binnen een ander departement en in het bedrijfsleven zijn sporen heeft verdiend.
• Voer een globale business impact analyse uit en gebruik deze analyse bij de opdrachtformulering. Van tevoren goed nadenken over een reële opdrachtverstrekking voorkomt namelijk problemen.
• Dicht de kloof tussen overheid en markt. Door mensen uit te wisselen, door samen kennis op te bouwen en door precompetitieve samenwerkingsverbanden te smeden, bijvoorbeeld ter voorbereiding van aanbestedingen.”