Online aangifte overlijden: pilot voor innovatie

Projecten bij gemeenten versnellen en verbinden: dat is het doel van de aanpak die VNG/KING kiest bij het ondersteunen van innovatie in dienstverlening. De pilot ‘digitale dienstverlening aan begrafenisondernemers’ in ’s-Hertogenbosch is één van de vijf pilots waar deze werkwijze wordt beproefd. Met deze werkwijze sluit VNG/KING aan bij wat gemeenten al startten, zegt Larissa Zegveld, directeur van KING. Ze stelt dat de manier waarop de overheid innoveert verandert: niet meer top-down vanuit de ministeries (zoals onder meer gebeurde bij de invoering van het stelsel van basisregistraties, via het programma NUP), maar veel meer vanuit de uitvoeringspraktijk van gemeenten zelf. Het is de rol van VNG/KING om de vele initiatieven die gemeenten al namen met elkaar te verbinden, zodat de innovaties die in afzonderlijke gemeenten worden ontwikkeld door alle gemeenten gebruikt kunnen worden, zegt ze.

Verbinden en versnellen

Gézieta van den Belt houdt zich binnen VNG/KING bezig met deze ‘verbinding en versnelling’, als programmamanager Innovatief standaardiseren in dienstverlening. “We zijn aangehaakt bij Overheidsbrede Dienstverlening 2020, het initiatief van de Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP) voor betere en efficiëntere overheidsdienstverlening,” zegt ze. VNG/KING verbindt de projectleiders van de pilots, die meestal weinig contact hadden met elkaar, om best practices te delen. En legt verbindingen om knelpunten op te lossen. Van den Belt: “We werken hiervoor samen met onder meer vertegenwoordigers van gemeenten en uitvoeringsorganisaties zoals de Belastingdienst en het UWV. En met vertegenwoordigers van het Rijk; bij hen kloppen we aan als wet- en regelgeving aangepast moet worden als dat nodig is voor de pilots. Door deze verbindingen te leggen willen we ervoor zorgen dat alle betrokken ketenpartijen zijn aangehaakt bij de innovaties vanuit gemeenten. Daardoor vergroten we de kans dat succesvolle innovaties straks door alle gemeenten en hun ketenpartners worden gebruikt.”
Vijf pilots, geselecteerd door partijen die betrokken zijn bij de visie 2020, worden aanvankelijk door VNG/KING op deze manier ondersteund. Van den Belt: “We hebben gezocht naar pilots die aan een aantal criteria voldoen, bijvoorbeeld of hun innovatie gebruikmaakt van generieke voorzieningen.” Hiervoor werkt men samen met koepels als de NVVB (Nederlandse Vereniging van Burgerzaken). Slaagt de pilot in de gemeente waar deze begon, dan zoekt VNG/KING samen met deze koepelorganisaties naar meer gemeenten die deze innovatie willen beproeven. Slaagt deze ook daar, dan wordt het de de facto manier van werken, zo is het idee.

Sneller proces gehinderd door de wet

Eén van de vijf pilots is digitale dienstverlening aan begrafenisondernemers, in ’s-Hertogenbosch. Velders, senior medewerker Burgerzaken van de gemeente, startte dit project acht jaar geleden. Zijn verhaal over de geschiedenis van het project maakt duidelijk waar een gemeente tegenaan loopt als ze wil innoveren in dienstverlening. Velders, al 41 jaar werkzaam bij Burgerzaken in ’s-Hertogenbosch, is helder over zijn motivatie: “Ik vind het leuk om logge en onbegrijpelijke processen uit te kleden en zo snel mogelijk te maken. En ik houd niet van regeltjes die nergens meer voor nodig zijn.” De pilot begon met klachten van begrafenisondernemers over parkeergeld. Velders: “Zij komen bij ons om een overlijden aan te geven, met de documenten die daarbij horen. Daarvoor parkeren ze hun auto in de parkeergarage. Ze waren altijd net te laat terug om binnen de eerste vijftien minuten gratis parkeren te vallen. Daarom vroegen ze ons of ons proces ook sneller kon.” Het was voor Velders aanleiding om de aangifte van overlijden te stroomlijnen. “We hadden al jaren een voorziening voor onder meer deurwaarders en advocaten, waar ze online uittreksels kunnen aanvragen die wij vervolgens binnen 48 uur verstrekken. Ik dacht eerst dat we dit ook konden gebruiken voor begrafenisondernemers, waarbij we dan iemand van onze afdeling zouden machtigen om namens de uitvaartonderneming aangifte te doen. Maar dat mocht niet van de wet, in het Burgerlijk Wetboek staat dat degene die de akte van overlijden bij ons tekent het overlijden zelf moet hebben vastgesteld.” De gemeente werkte hier vervolgens omheen, door die delen van het proces te stroomlijnen waar de wet geen belemmeringen opwierp. “Binnen ICTU overlegden we met andere gemeenten hoe we dit konden doen, ook voor bijvoorbeeld de digitale aangifte van geboorten. Daar kwam een goed advies uit, maar tegen het einde van het jaar was het geld op en daardoor is dat advies nooit uitgevoerd.”

Online aangifte gerealiseerd

Wat ’s-Hertogenbosch nodig had was een aanpassing van de wet of in ieder geval toestemming van het ministerie van Veiligheid en Justitie dat de aangifte van overlijden niet meer in persoon hoefde te gebeuren. In februari 2011 kreeg men hiervoor groen licht van het ministerie en kon de gemeente verder. Velders: “We namen een website in gebruik waarop begrafenisondernemers via een webformulier hun aangifte doen. Wij printen alles uit, maken de documenten in orde en passeren de akte, waardoor de persoon in alle bestanden als overleden staat. Eens per maand komt de begrafenisondernemer langs om de benodigde handtekening te zetten op de officiële akte en ons de doktersverklaringen van overlijden te overhandigen.” De gemeente werkt nu vier jaar op deze manier, vorig jaar werd 98% van alle overlijdens online gemeld. “Begrafenisondernemers waarderen het zeer, omdat het hen gemiddeld anderhalf uur per aangifte scheelt. In de Randstad is dat nog veel meer, dus als gemeenten het daar gaan gebruiken is de tijdwinst nog groter.” Ook voor de gemeente is het nieuwe proces beter, zegt hij: “Wij kunnen nu de aktes opmaken wanneer het ons het beste uitkomt.” Het project is echter nog niet afgerond. “Per 1 juli is de wet aangepast, zodat een fysieke handtekening niet meer nodig is. We kunnen straks rechtstreeks koppelen met de BRP, dan is de aangifte van overlijden meteen compleet. Nu moeten we nog alles printen of scannen en handmatig inboeken, dat hoeft dan niet meer.” Daarmee krijgt het project de versnelling die nodig was, zegt Velders: “Doordat VNG/KING, de ministeries van Binnenlandse Zaken en die van Veiligheid en Justitie betrokken zijn geraakt, is het de afgelopen anderhalf jaar sneller gegaan.”

Nog meer stroomlijnen

En de opschaling? “Inmiddels is breed bekend wat wij hier hebben gerealiseerd. Ik word veel gebeld door andere gemeenten, twee weken geleden kwam Amsterdam hier langs. Zij hebben dezelfde softwareleverancier en kunnen wat wij hebben gemaakt zonder veel moeite gebruiken. Ik heb ze inmiddels alles gestuurd,” zegt Velders. Hij gaf onlangs ook een presentatie over de pilot bij de VDP en “zij hebben zich geconformeerd om dit proces te ondersteunen”. Van de kant van de begrafenisondernemers komt nu ook de vraag of dit niet in elke gemeente op deze manier kan: “De grote uitvaartondernemers, zoals Yarden, kaarten dit nu aan. Als die dit massaal gaan vragen, dan zal het hard gaan.” Klaar is hij echter nog niet met dit proces. Zo krijgen gemeenten nu nog de doktersverklaring waarin staat waaraan iemand is overleden (het zogeheten B-couvert). Velders: “Die mogen wij niet openmaken, wij verzamelen deze alleen en sturen ze door naar het CBS. Daar tikken zij het over in hun systemen. Dat is nogal omslachtig. Er loopt nu een proef met de GGD Noord-Holland en het LUMC, waarin dokters de gegevens die het CBS nodig heeft zelf in het systeem invoeren. Als dat slaagt, dan hoeven wij als gemeente geen postbode meer te spelen.”

Het proces kan nog verder innoveren als ’s-Hertogenbosch straks gebruikmaakt van innovaties uit pilots van andere gemeenten. Dat is de bedoeling van de ondersteuning vanuit VNG/KING. Van den Belt: “Het proces in ’s-Hertogenbosch maakt gebruik van een webformulier dat is gekoppeld aan de BRP. In een andere pilot die wij ondersteunen, de digitale verhuisapplicatie, wordt een directe koppeling met de BRP gemaakt. Als dat daar werkt, dan kan ’s-Hertogenbosch dit overnemen en het webformulier ertussenuit halen.” Ze vervolgt: “We noemen deze eerste vijf pilots de ‘kraamkamer’, want dat is het voor ons. We beproeven deze werkwijze en passen aan indien nodig. Als de pilots zijn opgeschaald, dan gaan we verder met vijf nieuwe pilots. Op deze manier versterken we samen de innovatie in dienstverlening en daar profiteren gemeenten van, samen met de uitvoeringsinstellingen waarmee wordt samengewerkt. En uiteindelijk dus de burger en ondernemer, omdat overheidsdienstverlening sneller en gemakkelijker wordt.”

Vijf projecten
VNG/KING ondersteunt in 2015 vijf pilotprojecten om opschaalbare innovatie van dienstverleningsprocessen te creëren. De pilotprojecten zijn allemaal initiatief vanuit het veld en worden gefaciliteerd vanuit VNG/KING en organisaties als de VDP, de NVVB, de SVB, het UWV, het Rijk en de Belastingdienst. Ieder project wordt geleid door een gemeente of manifestpartij en uitgevoerd in samenwerking met meerdere gemeenten en uitvoeringsorganisaties. Dit artikel is onderdeel van een serie over de aanpak en de voortgang van deze projecten en is geschreven in opdracht van VNG/KING.