Welkom in de Tweede Kamer! Nieuwe leden komen de Tweede Kamer altijd binnen vol passie voor de zaak en interesse in specifieke domeinen. Maar slechts weinigen profileren zich als gespecialiseerd in informatiehuishouding. Toch is het een onderwerp waar iedere politicus, en eigenlijk ook iedere ambtenaar, iets van moet weten.
Beeld: Shutterstock
De Rijksoverheid creëert, gebruikt, verwerkt, converteert, vernietigt, verplaatst, archiveert en publiceert iedere dag gigantische hoeveelheden aan informatie. Van persoonlijke informatie, beleidsstukken, memo’s, e-mails, bonnetjes, kilometers aan papieren archieven en zelfs WhatsAppjes tussen een minister en burgemeester; het is allemaal onderdeel van de informatiehuishouding.
Ambtenaren hebben constant informatie nodig om hun werk te kunnen doen; een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat zij op het juiste moment de juiste informatie tot hun beschikking hebben. Beslissingen moeten kunnen worden herleid en beleid moet kunnen worden gerechtvaardigd. Informatie wordt geopenbaard om rekenschap te geven aan de burgers of gearchiveerd als cultureel erfgoed. En natuurlijk hebben jullie als volksvertegenwoordigers informatie nodig om jullie werk te kunnen doen. Een goede informatiehuishouding is essentieel.
“De volksvertegenwoordiging heeft maar één soort brandstof, en dat is informatie.” Wim Voermans, hoogleraar Staats- en Bestuursrecht
Volgens de Algemene Rekenkamer is informatiehuishouding “het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en op de opslag en/of archivering van informatie. De informatiehuishouding ondersteunt bedrijfsprocessen van organisaties en waarborgt democratische, juridische en historische waarden. Om dat tweeledige doel van ondersteunen en waarborgen te bereiken moet een informatiehuishouding zo worden ingericht dat (digitale) informatie van meet af aan, maar ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek is en blijft. Dit geldt vanaf het moment van creatie tot het moment dat de informatie niet meer nodig is, ook niet als cultureel erfgoed.”
Een lastig punt van informatiehuishouding is dat het niet één geheel is. Iedere Rijksorganisatie heeft haar eigen behoeften en werkzaamheden en dus ook haar eigen systemen en processen. Dat verschillende organisaties bijvoorbeeld verschillende document management systemen (DMS) gebruiken maakt het samenwerken niet altijd even makkelijk. Het gebruik van processen en systemen gaat hand in hand met de informatiecultuur. Het is belangrijk dat ambtenaren zich bewust zijn van de informatie waar ze mee werken en wat ze er mee moeten doen.
Wie is er verantwoordelijk voor het beheer van welke informatie in een keten?
Door de digitalisering kan steeds meer informatie in steeds meer verschillende vormen steeds makkelijker worden gecreëerd op steeds meer verschillende media. Dit biedt veel kansen voor de overheid om haar taak beter uit te voeren maar zorgt ook voor toenemende complexiteit in de informatiehuishouding. Hoe houden we zicht over welke informatie we hebben en waar die staat opgeslagen? Hoe behouden we duurzame toegang tot volledige en authentieke informatie? Hoe houden we duidelijk wat bewaard en wat vernietigd moet worden? Wie is er verantwoordelijk voor het beheer van welke informatie in een keten? Hoe voorkomen we, zoals de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed het noemt, een dementerende overheid? Dit zijn belangrijke vragen om te stellen omdat als het fout gaat de gevolgen groot kunnen zijn.
Dat de gevolgen groot kunnen zijn bleek maar weer uit de rapportage van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag. Een quote uit dit rapport: “De commissie is van mening dat het op orde brengen van de informatiehuishouding een prioriteit moet zijn.” De plannen om dit te doen worden momenteel gesmeed. Hier zullen jullie vast in de komende maanden meer over horen.
Wettelijke basis
De wettelijke basis voor de informatiehuishouding is wat versnipperd maar ligt voornamelijk in de Archiefwet en de Wet openbaarheid van bestuur. Beide wetten stammen uit de jaren negentig. De opvolger van de Wob, de Wet open overheid (Woo), is in januari aangenomen door de Tweede Kamer en treedt ergens in de aankomende jaren in werking. Ook de Archiefwet wordt vernieuwd.
Elke Rijkorganisatie heeft haar eigen informatieprofessionals zoals beheerders en archivarissen. Daarnaast zijn er ook aparte organisaties die specifieke doelen hebben omtrent de informatiehuishouding. De directie Chief Information Office (CIO) Rijk stelt en ziet toe op kaders, zoals de Baseline InformatieHuishouding Rijksoverheid, voor de vormgeving van de informatisering en ICT in het Rijk en zelfstandige bestuursorganen. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed houdt bij de centrale overheid toezicht op het beheer van alle informatie tot aan de vernietiging of overdracht aan de archieven. Onderdeel van dit toezicht is de monitor die elke twee jaar wordt gedaan welke onder andere een beeld schetst hoe het is gesteld met meerdere gebieden omtrent informatiehuishouding. Doc-Direkt is de dienstverlener voor informatiehuishouding binnen het Rijk; zij bieden bijvoorbeeld hulp door het faciliteren van een DMS of het overnemen van de scanwerkzaamheden van papieren informatie.
Nationaal Archief
Natuurlijk speelt ook het Nationaal Archief een belangrijke rol in de informatiehuishouding van het Rijk. Die rol is echter niet alleen die van een nationaal archief maar ook die van expert op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Zo zullen veel informatieprofessionals bekend zijn met de DUTO-eisen, een programma van het Nationaal Archief van eisen voor duurzame toegankelijkheid van de informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties. Bovendien wordt er momenteel gewerkt aan het Platform Open Overheidsinformatie. Het platform helpt overheden hun informatie, waar en wanneer dat kan, online beschikbaar te stellen, én draagt bij aan het verbeteren van de vindbaarheid van deze informatie. Ook andere overheden zijn aan de slag met hun informatiehuishouding. Zo is de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) bezig met het project Grip op informatie, waarin de VNG samenwerkt met gemeenten aan oplossingen voor informatiehuishouding op orde, actieve openbaarmaking en duurzame toegankelijkheid.
Bij RDDI ondersteunen we het Rijk om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen en duurzaam toegankelijk te maken.
Ten slotte is er natuurlijk nog het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. Bij RDDI ondersteunen we het Rijk om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen en duurzaam toegankelijk te maken. Dit doen we door het maken van kaders en handreikingen en door samen met partners tooling te ontwikkelen zoals de Wob-hulp. We creëren bewustzijn over belangrijke onderwerpen met onder andere de campagne Goed Bewaard en een digitaal magazine over Actieve Openbaarmaking Overheidsinformatie. We bevorderen het vakmanschap van de informatieprofessionals met onder andere het ontwikkelen van een curriculum. Verder kijken we ook naar de toekomst van de digitale informatiehuishouding in de toekomstverkenning van het Future Lab.
De komende jaren gaat er nog veel veranderen in de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Technologische ontwikkelingen, zoals kunstmatige intelligentie en verdere digitalisering, bieden steeds meer mogelijkheden. Deze nieuwe mogelijkheden dwingen ons ook om na te denken over de fundamentele vragen hoe we informatie gebruiken. Nieuwe technologieën en een veranderende samenleving vragen om nieuwe manieren van werken met informatie en dus ook nieuwe manieren van informatiehuishouden. Het verbeteren van de informatiehuishouding is een belangrijk onderwerp waar wij, samen met jullie, aan blijven werken.
Max Oosterbeek is projectadviseur RDDI
iBestuur maakt in opdracht van RDDI een college over duurzame informatiehuishouding.
