Raadsinformatiesystemen kunnen beter en betaalbaarder

Elke gemeente, provincie en waterschap is uniek, maar hun informatiemodel is een gemeenschappelijk goed. Daar moeten ze eigenaarschap over nemen door er gezamenlijk en in openheid aan te blijven werken. Met die verworvenheid is de volgende stap gemeenschappelijke software. Dat zorgt niet alleen voor betere vindbaarheid van raadsinformatie, het bespaart ook miljoenen euro’s die beter besteed kunnen worden aan de ondersteuning van griffies.

Vorige week wijdde Nieuwsuur een item aan de informatievoorziening van gemeenteraden aan burgers. De redactie analyseerde raadsinformatiesystemen en interviewde griffies van bijna alle gemeenten. Hun conclusie: informatiesystemen zijn verouderd en stukken zijn moeilijk vindbaar.

Sinds 2015 werkt Open State Foundation met hulp van VNG aan een platform om alle stukken van gemeenteraden, Provinciale Staten en andere overheden samen te brengen in één zoekomgeving: Openbesluitvorming.nl. Dagelijks worden de raadsinformatiesystemen van de verschillende gemeenten gescand en worden nieuwe documenten uit die systemen toegevoegd aan onze zoekomgeving. Ambtenaren, ontwikkelaars, burgers en journalisten gebruiken deze database om via één kanaal inzicht te krijgen in de besluiten van alle aangesloten Nederlandse gemeenteraden.

Althans, dat is de bedoeling. Want de uitwisseling van informatie uit de verschillende systemen werkt allerminst vlekkeloos. Ze hebben elk een eigen informatiemodel en bieden geen goede functionaliteiten voor het op grote schaal importeren van deze belangrijke publieke documenten. Daarnaast zijn de meeste documenten enkel in pdf beschikbaar. Dat maakt het lastig om ze goed te kunnen verwerken en doorzoekbaar te maken.

Om dit probleem op te lossen, presenteerde de VNG vorige week een nieuwe standaard: ORI API 2.0. Daarmee kunnen alle leveranciers van dit soort systemen hetzelfde informatiemodel aanhouden. Een belangrijke stap richting een oplossing. De leveranciers zelf waren minder enthousiast, zo vertelden ze. Als ze allemaal hetzelfde informatiemodel gaan gebruiken zouden ze zich niet meer kunnen onderscheiden van hun concurrenten. Bovendien zeggen ze de software te bouwen zoals de klant (de gemeente of provincie) die wenst. Dat klinkt dienend, maar dat is niet hoe we tot een beter systeem komen. Dan blijft iedereen onbedoeld alles net een tikje anders doen en dat zorgt voor slecht geordende informatie, veel handwerk, en een lock-in met de softwareleverancier.

Gemeenschappelijk informatiemodel, gemeenschappelijke software

Elke gemeente, provincie en waterschap is uniek, maar hun informatiemodel is een gemeenschappelijk goed. Daar moeten ze eigenaarschap over nemen door er gezamenlijk en in openheid aan te blijven werken. De VNG, samen met het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen zijn hiervoor het aangewezen platform.

Met een gemeenschappelijk informatiemodel voor raadsinformatie in de hand, is de logische volgende stap gemeenschappelijke software. Er zijn momenteel vijf grote leveranciers van raadsinformatiesystemen met allemaal hun eigen software. Vijf keer agendafunctionaliteit, vijf keer zoekfunctionaliteit, vijf keer functionaliteit voor stemuitslagen.  Het is goed om te realiseren dat zo’n systeem al snel veertigduizend euro per jaar kost. Met 342 gemeenten, 12 provincies en 21 waterschappen komt dat neer op vele miljoenen.

Door de basis van deze software gemeenschappelijk en open source te ontwikkelen, kunnen gemeenten, provincies en waterschappen een platform creëren waar niet alleen dezelfde taal gesproken wordt, maar dat ook beter werkt en veel geld bespaart.

Dat bespaarde geld kan dan anders besteed worden. Want er is nog steeds een belangrijke rol voor concurrentie en differentiatie weggelegd. Softwareleveranciers kunnen blijven concurreren en innoveren door extensies op het basissysteem te ontwikkelen en implementatiediensten aan te bieden. Zo kunnen de vele miljoenen die nu naar het vijfdubbele basissysteem gaan, gestoken worden in grotere problemen. Bijvoorbeeld in een betere informatie-uitwisseling tussen het ambtelijk apparaat en de onderbezette griffie. Want dat, zo onderschrijft Kirsten ten Cate, voorzitter van de Vereniging van Griffiers, is het werkelijke probleem dat opgelost moet worden.

Met Open State Foundation voeren we de komende tijd gesprekken met de vele gemeenten, provincies, waterschappen en ontwikkelaars die achter deze visie staan. Zo werken we toe naar een open, gemeenschappelijk en betaalbaar systeem. Want open en bruikbare informatie over de besluiten die ons allemaal aangaan is cruciaal voor onze democratie