Opensourcesoftware en het gedachtegoed erachter helpen bedrijven wereldwijd niet alleen op technologisch gebied. Zo lijken ‘open’ organisaties over het algemeen beter te functioneren in de huidige coronatijd, waarin veel medewerkers vanuit huis werken. We bespreken met Carrie Carrasco en Stefan van Oirschot van Red Hat wat daar de reden van is en hoe de overheid naar een open organisatie kan transformeren.
Carrie Carrasco (links) en Stefan van Oirschot van Red Hat.
Digitale transformatie is een veelbesproken thema, ook binnen de overheid. Nieuwe technologie moet helpen om de overheid efficiënter en effectiever te maken, maar bijvoorbeeld ook om de burger meer transparantie te bieden in de besluitvorming, de achterliggende algoritmes en data en welke data over hen worden vastgelegd. De menselijke en culturele aspecten van deze transformatie blijven vaak onderbelicht, terwijl dit de slagingskans aanzienlijk verbetert. Dit is precies waarover Carrie Carrasco van Red Hat veel spreekt met organisaties. “Ik praat eigenlijk nooit over technologie, maar altijd over de culturele en menselijke aspecten die nodig zijn voor digitale transformatie”, vertelt Carrasco. “Daar zit vaak de grootste uitdaging. En dit is geen specifiek overheidsprobleem, maar een uitdaging voor elke organisatie.”
Een belangrijk kenmerk van een open organisatie is dat werknemers niet meer in een strikt hiërarchische structuur functioneren en de vrijheid hebben zelfstandiger en meer resultaatgericht te werken. Dit is een aanzienlijk verschil ten opzichte van een traditionele bedrijfscultuur waarin veel draait om risicomijdend gedrag.
Dit bevestigt haar collega Stefan van Oirschot: “Je ziet momenteel dat die standaardstructuur niet meer werkt nu zoveel mensen thuis werken en niet meer bij elkaar op kantoor zitten. Je kunt je medewerkers niet meer op dezelfde manier controleren en aansturen. Ze moeten in staat zijn zelfstandig en resultaatgericht te werken, en dat is iets wat een open organisatie zeer goed ondersteunt.”
Hoe lastig het kan zijn om een traditionele organisatie open te maken weet Van Oirschot, die organisaties hier dagelijks bij helpt. “Ik help bedrijven om impact te realiseren door middel van open transformatie. Technologie maakt het mogelijk, maar uiteindelijk ligt de focus in onze gesprekken vaak op de strategische visie. Daarna verleggen we de conversatie naar de operationele en culturele aspecten en welke gevolgen dit heeft voor zaken als leiderschap, productmanagement en architectuur. Bij een succesvolle open transformatie moeten al die elementen met elkaar in balans zijn. Leiderschap zorgt dan voor richting en ambitie en met productmanagement en architectuur kan je het zo effectief mogelijk realiseren.”
Een open organisatie heeft de volgende vijf karakteristieken: Transparency, Inclusivity, Collaboration, Community en Adaptability (TICCA). “Die waarden zijn voortgekomen uit opensourcesoftware-ontwikkeling”, legt Van Oirschot uit. Ze houden in grote lijnen in dat iedereen in openheid met elkaar samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel, dat bovendien kan veranderen door voortschrijdend inzicht. “Een open organisatie kan alleen in stand gehouden worden als de mensen ook echt in deze waarden geloven en ernaar handelen. Dat maakt transformatie zo complex. Want hoe zorg je ervoor dat je mensen in een open organisatie betrokken en aansprakelijk blijven?”
Volgens Carrasco is het bijzonder lastig zo’n grote culturele transformatie te realiseren in traditionele organisaties: “Het heeft alles met historie te maken. Als iemand gewend is aan hiërarchie en het uitvoeren van opdrachten van een leidinggevende, dan is de stap heel groot om ineens zelf je doelen te gaan bepalen. Zo iemand moet dus in feite afleren hoe hij of zij jarenlang heeft gewerkt.”
De jongere generaties werknemers hebben minder last van deze organisatorische erfenis en gaan daarom veel makkelijker mee in een open organisatie. Carrasco: “De tijden zijn veranderd. De nieuwe generaties willen anders werken en dat moet je als organisatie faciliteren om succesvol te zijn. Dat kan je natuurlijk niet in één keer omgooien. Het is een stapsgewijs proces, waarbij je als doel voor ogen moet hebben dat ‘open’ de weg voorwaarts is. Een bijkomend voordeel is dat het ondersteunen van moderne werkwijzen en open technologie ook helpt om meer jong talent aan te trekken.”
Toekomstvaste organisatiestructuur
In deze moeilijke tijden zijn veel traditioneel georganiseerde instanties, zowel privaat als binnen de overheid, op zoek naar nieuwe, meer open manieren om optimaal te blijven functioneren. “Technologie alleen gaat dit niet oplossen”, besluit Carrasco. “Daar red je het niet mee. Technologieën komen en gaan, maar de mensen blijven. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat hun input en creativiteit belangrijk zijn. Ze moeten zelf bepaalde beslissingen kunnen nemen en daarvoor verantwoordelijkheid dragen. Dus niet bij elke beslissing wachten op goedkeuring van hoger management. Organisaties moeten hun processen stroomlijnen en besluitvorming door de hele organisatie distribueren. In zo’n open cultuur kan je met een veel hogere snelheid waarde opleveren voor klanten, en in het geval van overheidsinstanties, de burger.”
Voor zowel Carrasco als Van Oirschot is het daarom helder dat open transformatie de beste manier is om als organisatie succesvol te zijn en te blijven, ook in het Nieuwe Normaal. “Ik acht de kans groot dat we niet terugkeren naar het oude normaal”, concludeert Van Oirschot. “We zullen naar verwachting minder vaak reizen en daardoor ook minder in de kantooromgeving actief zijn. De ontwikkeling van opensourcesoftware wordt al vanaf het begin gedaan door mensen van over de hele wereld, die als individuen of vanuit bedrijven op afstand met elkaar samenwerken. Ik denk dat die open werkwijze de juiste manier is om op dit moment je organisatie ingericht te hebben. En als je daar nog niet aan begonnen bent, dan is het nu hoog tijd om dat alsnog te doen.”
