‘Revamping the IT-department’ op Sint Maarten

Op Sint Maarten wordt gewerkt aan een grotere, professioneel ingerichte IT-afdeling om de ambities van de overheid op het gebied van dienstverlening te kunnen realiseren. De huidige afdeling biedt ondersteuning aan alle zeven ministeries van Sint Maarten, met in totaal meer dan 1.250 gebruikers. De afdeling telt echter slechts tien medewerkers. “Daardoor zijn we vooral reactief, terwijl we graag proactief voor de organisatie willen werken.” 

Het project ‘Revamping the IT-­department’ past in een brede context van veranderingen en hervormingen door de overheid van Sint Maarten.

Verschillende programma’s

Sint Maarten werkt in verschillende programma’s aan brede hervormingen. Het ontvangt hierbij technische en financiële bijstand van onder meer de EU, de Wereldbank, het UNDP en de Nederlandse regering (het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, BZK). Vanuit Nederland wordt technische en financiële bijstand verleend aan een reeks hervormingen, zoals is afgesproken in het ‘Sint Maarten Country Reform Package’. Onder meer in financieel beheer, de gezondheidszorg, onderwijs, economische ontwikkeling en de rechtsstaat.

Voor de uitvoering van dit pakket is door het Nederlandse ministerie van BZK een Tijdelijke Werkorganisatie (TWO) opgericht. Andrea Ortega-Oudhoff, senior projectleider Nationale Ontwikkeling en liaison Koninkrijksrelaties bij het ministerie van Algemene Zaken, coördineert het implementatieproces en fungeert als eerste aanspreekpunt voor TWO: “De digitalisering van de overheid is een belangrijke prioriteit in de hervormingen. Daarnaast lopen er andere IT-projecten, die helpen bij het verbeteren van de werking van de overheid. Zoals de invoering van een nieuw douanesysteem en het beheer van financiële- en informatiestromen.”

Van reactief naar proactief

Voor veel van deze hervormingen en innovaties is een goed functionerende IT-afdeling onontbeerlijk. Momenteel biedt de afdeling ondersteuning aan alle zeven ministeries van Sint Maarten, met in totaal meer dan 1.250 gebruikers. De afdeling telt echter slechts tien medewerkers. Waarnemend afdelingshoofd Femi Badejo: “Daardoor zijn we vooral reactief, terwijl we graag proactief voor de organisatie willen werken.” Ortega-­Oudhoff: “De versterking van de IT-afdeling is cruciaal. De overheid is blij dat ook TWO de urgentie daarvan inziet. Het ministerie van Algemene Zaken van Sint Maarten en TWO hebben daarom gezamenlijk een plan van aanpak opgesteld om de IT-afdeling te versterken.”

Tjandra Lake werkt voor het ministerie van BZK in Nederland. Zij is adviseur van TWO op Sint Maarten: “In augustus 2022 is Norbert Jansen, strategisch adviseur bij ICTU, samen met mijn voorganger naar Sint Maarten afgereisd. Samen met Femi Badejo schreven ze een projectplan om de IT van Sint Maarten duurzaam te versterken.” Dit plan was de start van het project ‘Revamping the IT-department’.

Een solide basis

Het projectplan wordt uitgevoerd door een team van ICTU-collega’s dat in januari 2023 van start ging. In het project zijn de kernprocessen van de IT-afdeling gestroomlijnd en ingericht. Medewerkers worden getraind en het team wordt uitgebreid. Jansen: “Vanaf het begin was het de bedoeling dat we als ICTU tijdelijk zouden helpen om de IT-afdeling te versterken, maar tegelijkertijd er voor te zorgen dat de resultaten verankerd worden. Onder andere door nieuwe mensen te werven voor de afdeling en processen goed in te richten. Dat duurzame resultaat is belangrijk.”

Lake, die de coördinatie van TWO medio 2023 overnam: “Het contact met zowel ICTU als de IT-afdeling is erg goed. Het project is een samenwerking van drie partijen, maar door het duidelijke doel en veel onderling vertrouwen voelt het als één team. Wat mij betreft is dit project een goed voorbeeld van hoe we samen voor een solide basis zorgen.”

Hoger doel

Het is de bedoeling dat de grotere, professioneel ingerichte IT-afdeling de organisatie beter van dienst kan zijn bij het realiseren van haar ambities op het gebied van dienstverlening. Ortega­-Oudhoff: “Uiteindelijk streven we naar overall good governance, waarbij IT en digitalisering een belangrijke rol spelen bij het vergroten van transparantie, informatie en verantwoording.” Badejo: “Ik hoop dat we straks een moderne IT-afdeling hebben die meer proactief kan werken en strategisch kan meedenken met de organisatie.” Dat vraagt om meer dan het goed inrichten van de processen op de IT-afdeling, zegt hij ook: “Uiteindelijk willen we dat de organisatie zelfredzamer wordt en dat ze onze ondersteuning bij applicaties en projecten veel minder nodig heeft. Dit is geen IT-vraagstuk, maar een veranderkundig vraagstuk. Daar gaan we de komende jaren met onze afdeling en de rest van de organisatie mee aan de slag.”