Stond jarenlang efficiëntie van de bedrijfsvoering centraal, nu is het tijd om te investeren in kwaliteit: noodzakelijk om de wendbaarheid en effectiviteit van de rijksdienst te verhogen. Dan wordt de dienstverlening nog beter en het geluk van de rijksambtenaren groter.
Beeld: Barry Hage
Toen Ronald Barendse in baan verhuisde van Justitie en Veiligheid naar Binnenlandse Zaken, meldde hij zich af bij het ene ministerie in Den Haag en aan bij het andere. Hij leverde zijn laptop in, zijn e-mailadres en de Rijkspas waarmee hij toegang had tot zijn (digitale) werkplek. Om vervolgens in zijn nieuwe overheidsfunctie weer een laptop te krijgen, een e-mailadres en een Rijkspas. “Dat is niet heel wendbaar werken”, aldus Barendse.
Als er één ding is dat de plaatsvervangend directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR) wilde, dan is het dat zulke handelingen niet meer nodig zijn wanneer ambtenaren ergens anders binnen de overheid aan de slag gaan. Hij wenst voor zijn collega’s van de Rijksoverheid een bedrijfsvoering die geruisloos en kwalitatief hoogwaardig is.
Samen met Edgar Heijmans van P-Direkt denkt hij hardop over de Rijksbedrijfsvoering die ambtenaren ondersteunt waar en wanneer zij het nodig hebben, ongeacht tijd en plaats. “Feitelijk zou het zo moeten zijn dat – na de verkiezingen in maart – ongeacht het aantal ministers en staatssecretarissen, het beleid, de uitvoering en de bedrijfsvoering zich bijna als vanzelf om de politieke opgaven of portefeuilles organiseren.”
Faciliteren
De zes Shared Service Organisations (SSO’s) die onder DGVBR vallen (zie infographic) leveren allemaal verschillende diensten en producten die nodig zijn om als overheid te kunnen functioneren. De meeste liggen in het verlengde van elkaar. In een goed gefaciliteerde overheid kunnen ambtenaren bellen, e-mailen en vergaderen wanneer dat nodig is. Dat doen in gebouwen die goed onderhouden zijn, waar de liften werken, de broodjes op tijd in de vergaderzaal staan en de videoverbinding niet hapert. Ondersteuning betekent ook dat ambtenaren eenvoudig hun pensioengegevens kunnen opvragen en daarover advies krijgen, indien gewenst. Dat historische documenten gearchiveerd zijn en toegankelijk voor wie ze nodig heeft. Na de eerste lockdown in maart, zorgde DGVBR ervoor dat tachtig procent van ambtelijk Nederland binnen zes dagen volledig vanuit huis kon werken. En dat zij die nog wel op kantoor moesten zijn, dat coronaproof konden doen. Geen sinecure in een periode waarin informatie over het virus in Nederland nog summier was.
Wat de pandemie in 2020 heeft bereikt is de urgentie van digitalisering bij iedereen onder de aandacht brengen. Edgar Heijmans is directeur P-Direkt en hij pleit er samen met Barendse voor om die digitalisering nu naar het volgende niveau te brengen. Hij zegt: “De overheid is geen ‘early adaptor’ en dat willen we ook niet zijn, maar we moeten inmiddels wel bijtrekken. Digitalisering is de hype voorbij. Het nieuwe coronavirus heeft ons duidelijk gemaakt dat daar enorme kansen liggen. Het heeft ons het besef gebracht dat we op een andere manier kunnen werken.” Zaak is wel dat technologie gebruikt moet worden waar ze echt meerwaarde oplevert. “Waarom zouden we bijvoorbeeld in een gebouw toiletten reinigen die niet worden gebruikt? Dat kunnen we meten.
We kunnen met sensoren ook ‘predictive maintenance’ gaan toepassen op gebouwen, dus onderhoud plegen wanneer het nodig is, niet omdat het routine is.” Daar zijn besparingen te realiseren zonder af te doen aan kwaliteit.
Goede digitalisering
Een van de pilots die loopt bij Doc-Direkt is het slim digitaliseren van papieren archief met behulp van artificial intelligence. In de kelders van het Rijk liggen nog kilometers papier die bewerkt en geselecteerd moeten worden, maar wat moet er nu daadwerkelijk voor langere tijd worden bewaard? De snelste manier om daarachter te komen is door eerst alleen de inhoudsopgaven of paklijsten van de dozen te scannen en daar machine learning op los laten. Zo ontstaat een overzicht van de inhoud en diens relevantie, nog voordat er een doos is geopend. “Dat kon drie jaar geleden nog niet”, vertelt Barendse. “Dit is een relatief eenvoudige ingreep, waarmee we de boel aanzienlijk versnellen.” Nog een voorbeeld van Barendse: “Ik kreeg mijn nieuwe iPad thuisbezorgd, ik druk op drie knopjes en de iPad richt zich vanzelf helemaal in. Dat is toch mooi? We komen uit een situatie waar je je aan de balie moest melden. Welkom in de 21e eeuw!”
Heijmans waarschuwt dat digitalisering nooit het doel is, slechts het middel om de bedrijfsvoering goed te organiseren zodat dit de primaire processen ten goede komt. “Ik krijg vaak de vraag wanneer P-Direkt een chatbot krijgt en dan zeg ik: alleen als er ooit te weinig personeel is in Nederland. Steeds meer bedrijven zetten hun chatbots uit en gaan weer voor de telefoon. DUO heeft twee jaar geleden extra mensen aangenomen omdat bleek dat studenten vaak helemaal geen zin hebben om digitaal te kijken of het geld al is gestort. Die willen iemand aan de lijn hebben.” Beide directeuren pleiten voor gericht investeren, daar waar echte winst gehaald kan worden.
Ook politieke organisatievorming speelt een grote rol in de dienstverlening. Heijmans vindt dat het voor de bedrijfsvoering niet moet uitmaken voor welk departement – of twee – iemand werkt. Hij legt uit: “Het kan bijvoorbeeld een positief politiek besluit zijn dat de Omgevingswet van departement A naar departement B gaat, maar in de bedrijfsvoering leidt deze beslissing tot ongelofelijk veel drukte en kosten. Als dat niet meer nodig zou zijn, dan krijgt de politiek veel meer mogelijkheden om langs eigen politieke dossiers te sturen, zonder zich te moeten afvragen of het in de praktijk wel kan.”
Van vraag naar aanbod
Zonder investeringen verouderen de huidige systemen tot onwerkbaar niveau. Barendse pakt de naamsverandering van VenJ naar JenV als voorbeeld. “Waarom kostte dat 3,6 miljoen euro? Onder andere omdat e-mailadressen functioneel zijn gekoppeld aan applicaties en Active Directories die nog weinig flexibel en onderhouden zijn, dus een conversie heeft grote gevolgen onder de motorkap.”
De slag om de efficiency is al zo vaak gestreden, zegt Barendse. Diezelfde aandacht en inspanning moet er nu zijn voor kwaliteit. Met precisie kijken waar geld verdiend kan worden, om het geld dat vrijvalt te benutten om kwaliteitsverbetering te financieren. “Die weer nodig is om onderling nauwer samen te werken, zodat we op een professioneler niveau wendbaarder en meer in samenhang dingen met elkaar kunnen doen. Investeren in de bedrijfsuitvoering levert op de lange termijn echt enorm veel rendement op.”
Wat zit er in het DGVBR?
– Het Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR) heeft zes Shared Service Organisations (SSO) of expertisecentra, die de bedrijfsvoering verzorgen voor de Rijksoverheid.
– Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) is verantwoordelijk voor het beheer en de instandhouding van de grootste vastgoedportefeuille van Nederland.
–FMHaaglanden (FMH) levert voor 30.000 ambtenaren in Den Haag werkplekken waar mensen comfortabel kunnen werken.
– Doc-Direkt beheert, bewerkt en digitaliseert de informatiehuishouding van (een deel van) de Rijksoverheid.
– P-Direkt biedt gestandaardiseerde dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde administratieve afhandeling van personele processen voor alle circa 140.000 ambtenaren.
– SSC–ICT ondersteunt als ICT-dienstverlener meer dan 40.000 werkplekken en mobiele devices in Nederland en 160 (ambassade)posten over de gehele wereld.
– Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) is een multidisciplinaire uitvoerder en ontwikkelaar van dienstverlening en richt zich op het leveren van advies-, transitie-, innovatie- en interimprojecten binnen ICT, Personeel, Organisatie, Inkoop en Facilitair.p.
