Rollen ofwel verantwoordelijkheden zijn meer bepalend voor de inrichting van de informatisering dan wie de rollen uitvoert, al was het maar doordat ze door uiteenlopende partners uitgevoerd kunnen worden en partners ook meerdere rollen kunnen spelen.
Over ketensamenwerking bestaan diverse opvattingen. Dat bleek al op de eerste twee bijeenkomsten van deze mastercourse en ook de derde liet nieuwe accenten zien. In de visie van prof. dr Hans Mulder, verbonden aan de Antwerp Management School, moet je bij informatisering van de ketensamenwerking niet uitgaan van partners, maar van rollen ofwel verantwoordelijkheden. Die zijn meer bepalend voor de inrichting van de informatisering dan wie de rollen uitvoert, al was het maar doordat ze door uiteenlopende partners uitgevoerd kunnen worden en partners ook meerdere rollen kunnen spelen.
Mulder illustreerde dit aan de hand van de informatisering van bouwprocessen. Al in de jaren zeventig van de vorige eeuw is daartoe een poging ondernomen. Na het mislukken daarvan in de jaren tachtig opnieuw. Ook die lukte niet, waarna eind jaren negentig een derde poging volgde. Deze gang van zaken leverde meteen de vaststelling op dat een keten een jaar of tien hersteltijd nodig heeft om ontvankelijkheid te creëren voor een nieuw initiatief. Anders dan eerdere keren richtte de derde poging in de bouw zich niet op het terugdringen van productiekosten. Gebleken was dat bij de communicatie tussen partijen steeds twee procent van de inhoud verloren gaat. Met een aantal ketenpartijen dat kan oplopen tot tachtig, is dat een majeur probleem. De derde poging moest daarom de communicatie stroomlijnen.
TU Delft, TNO en Twynstra Gudde hebben een cruciale rol gespeeld bij de ontwikkeling van wat inmiddels bekend staat en breed geaccepteerd wordt als VISI, een sectorbrede standaard voor het structureren en bewaken van de communicatie in de bouw. Allerlei berichten zijn gestandaardiseerd, waardoor niet alleen volledigheid, maar ook transparantie wordt bereikt, en uiteindelijk kostenreductie. Volgens Mulder tot 30 procent. VISI ondervindt stevige verankering doordat het model wordt onderhouden door CROW, kenniscentrum voor verkeer, vervoer en infrastructuur, de status heeft van ISO-norm (‘Building Information Models – Information Delivery Manual’) en op de ‘pas toe of leg uit’-lijst van het Forum Standaardisatie staat. Nederland kent al ruim 2000 bouwprojecten, waarbij VISI is of wordt toegepast. Vijf softwareleveranciers maken er software voor.
Het gaat hier om een keten in de private sector, ofschoon ook met partners in de overheidssfeer (aan de ontwikkeling hebben naast genoemde organisaties ook Rijkswaterstaat en enkele grote gemeenten meegedaan). Of het overwegend private karakter van de keten heeft bijgedragen aan het succes, is onduidelijk. Mulder noemde wel enkele andere factoren die er een rol in hebben gespeeld. Zoals de bouwfraude, die tot een groeiende behoefte aan transparantie leidde. Ook de druk op uitvoerders was van belang. Dat hun marges kleiner werden stimuleerde de oriëntatie op het reduceren van de communicatiekosten. Technologische ontwikkelingen zijn een derde slaagfactor. Dat een succes in de ene sector zich niet zonder meer laat herhalen in de andere blijkt uit de mislukking van een soort VISI-initiatief in de zorgsector. En ook de ‘bouw-VISI’ zelf kan zijn succes nog optimaliseren. Het omvat het bouwproces van ontwerp tot en met oplevering. De exploitant, die het bouwwerk nadien moet onderhouden, is nog niet vertegenwoordigd.
De praktijk
Een keten in de publieke sector is die van de Veiligheidshuizen. Een aantal incidenten maakte een jaar of zeven terug duidelijk dat de samenwerking tussen organisaties in de jeugdsector dringend moest verbeteren. Dat gebeurde in allerlei uiteenlopende initiatieven van wisselende samenstelling en dito aanpak, die wel gemeen hadden dat ze zich richtten op casusoverleg: wat is bekend over bepaalde personen of groepen en welke instanties zijn erbij betrokken? Deelnemende partijen onder meer: Jeugdzorg, Kinderbescherming, politie, Openbaar Ministerie justitiële jeugdinrichtingen, Reclassering en geestelijke gezondheidszorg. Informatie-uitwisseling ging via tekstdocumenten, er waren geen verbindingen tussen regio’s en het ontbrak aan aandacht voor een juiste verwerking van persoonsgegevens.
In deze bottom-up ontstane situatie, zo men wil: wildgroei, moest het Generiek Casusoverleg-Ondersteunend Systeem (GCOS) ordening en structuur brengen. Ferry de Rijcke, projectmanager informatievoorziening jeugdstrafrechtketen en Veiligheidshuizen bij het ministerie van Veiligheid en Justitie, presenteerde deze casus (kennispartner: Everest) en legde uit dat er vier casusoverleggen zijn. Om verder divergentie tegen te gaan werd besloten daarvoor snel applicaties beschikbaar te stellen en deze vervolgens gefaseerd te migreren naar één generiek GCOS, dat landelijk wordt aangeboden en lokaal kan worden ingericht. Functies van het systeem zijn het agenderen van cases, uitwisselen van informatie, vastleggen van afspraken en monitoren van het uitvoeren daarvan. Er zijn ruim dertig Veiligheidshuizen (die inmiddels ook volwassenen tot hun doelgroep rekenen) en bijna allemaal GCOS gebruiken. Zo’n 5500 professionals werken ermee.
De Raad voor de Kinderbescherming nam als landelijke organisatie het voortouw bij GCOS. Het ministerie van V&J heeft dat initiatief overgenomen, wat goed was voor de financiering, die daarmee gegarandeerd was. Maar tegelijkertijd was het opmerkelijk omdat het ministerie niet in de casusoverleggen zit. Ook omdat de jeugdzorg naar gemeenten gaat wordt momenteel gebroed op een andere constructie. Wat de financiering betreft: GCOS ging begin dit jaar over van de ontwikkel- naar de beheerfase, waarbij de gebruikers geacht worden deze te bekostigen. De Rijcke verheelde niet dat enkele ketenpartijen daarbij een zekere terughoudendheid aan de dag leggen. Hoe houd je de partners betrokken?, aldus een actuele opgave.
Er zijn meer uitdagingen. Zo zijn Veiligheidshuizen overleggen en veelal geen juridische entiteit met rechtspersoonlijkheid. Dat verhoudt zich moeilijk tot de rol als bewerker van persoonsgegevens, zoals de wetgeving die kent. Ook moet dat bewerken van gegevens zelf nog in overeenstemming worden gebracht met de privacywetgeving. Het structureren en formaliseren van de casusoverleggen met GCOS is een heel eind op streek, bleek uit de presentatie van De Rijcke, maar nog niet klaar.
iBestuur academie is een samenwerking van iBestuur magazine en de Informatiemanagement Academie van PBLQ/ HEC. Kennispartners: Be Informed, Everest, CGI, IBM.
