‘Rood, oranje of groen: zo simpel is het niet altijd’

Samenwerken. Gemeenten gaan er steeds meer toe over. In de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde is dat niet anders. Sinds 1 januari 2014 werken de drie gemeenten, aangevuld met de Sociale Dienst Veluwerand, nauw samen en worden in de organisatie Meerinzicht steeds meer bedrijfsvoeringstaken gezamenlijk uitgevoerd.

Bijvoorbeeld waar het gaat om informatisering en automatisering. “In het kader van de optimalisatie van de dienstverlening heb ik namens onze gemeente een uitvoeringsagenda opgesteld en toen Zeewolde toe was een aan een nieuwe versie van haar agenda, hebben zij dankbaar gebruikgemaakt van onze inspanningen”, aldus Anke Kraus, procesmanager binnen de gemeente Harderwijk, met onder meer het verbeteren van de digitale dienstverlening in haar takenpakket.

“Maar waarom zou je drie keer uitzoeken hoe het zit met bijvoorbeeld ondernemerszaken? Daarvoor zijn wij als zelfstandige gemeenten echt te klein”, zo schetst Carolien Nicolai, binnen de gemeente Zeewolde verantwoordelijk voor digitale dienstverlening. “Bovendien stelt die samenwerking ons in staat om gezamenlijk de agenda’s te bepalen en op het gebied van digitalisering onderling klussen te verdelen.”

Spanningsveld

Een van de middelen die sinds een tijdje wordt gebruikt om te kijken hoe ‘volwassen’ gemeenten zijn als het gaat om digitalisering, is de Monitor Doelgerichte Digitalisering (MDD). Op basis van input van gemeenten, bijvoorbeeld vanuit de Softwarecatalogus, geeft de MDD tips en adviezen hoe gemeenten hun digitale ambities kunnen realiseren.

Anke Kraus en Carolien Nicolai zijn blij met de monitor (“Het is een overzichtelijk middel om een indicatie te krijgen van waar je staat als gemeente, geeft de topprioriteiten goed weer en geeft je bovendien stof tot nadenken”), maar beseffen ook dat het instrument niet allesomvattend en allesbepalend is.

Anke Kraus zegt daarover: “Het geeft de situatie aan door middel van de kleuren rood, oranje en groen, maar zo simpel is het niet altijd. Er kan soms een goede en bewuste reden zijn dat je niet aan bepaalde eisen voldoet. Dat is een interessant spanningsveld.”

Ook Carolien Nicolai van de gemeente Zeewolde ervaart dat spanningsveld: “Als je niet uitkijkt, dan verwordt de MDD tot wat wij vroeger kenden met de overheidsmonitor. Dan gaat het alleen nog maar om vinkjes halen, zonder je af te vragen waarom je dingen doet. Zoals Anke aangeeft: soms is er misschien een heel goede reden om iets niet te willen of nog niet te doen. Zonder die nuance wordt het meer een afvinklijstje.”

Een van de prettige dingen van de MDD, is dat het gemeenten scherp houdt waar zij zich de komende perioden op moeten richten. Nicolai: “Omdat het ICT-landschap continu in beweging is, of omdat prioriteiten of de scope kunnen veranderen, betekent dat ook dat de lijst van de MDD dynamisch moet zijn. De lijst moet actueel zijn. In het land wordt nu de invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) afgerond en dan kan zo’n project afgevoerd worden. Anderzijds zou ik mij kunnen voorstellen dat je straks de digitale verhuisservice of een andere landelijke voorziening opneemt in de lijst. Maar ook daar geldt voor: als je twee jaar verder bent en 95 procent van de gemeenten doen mee, dan moet je het er ook niet meer over hebben.”

Een ander voordeel van de MDD is het kunnen vergelijken van de eigen situatie met die van andere gemeenten. “Als de gemeente Harderwijk op een bepaald traject op groen staat en wij op rood, dan kunnen wij met elkaar gaan schakelen waar het verschil zit en of dat eventueel is op te lossen. Daar kunnen wij gezamenlijk naar kijken. Het zorgt ervoor dat we elkaars ontwikkelpunten versterken en elkaar kunnen helpen bij het verdelen van de taken. Zo kan de één bijvoorbeeld bezig gaan met het in kaart brengen wat er nodig is voor een ondernemersdossier en de ander zoekt uit wat er moet gebeuren om alle drie gemeenten aan te laten sluiten op een i-Academy.”

Wensen

Hoewel de MDD op dit moment al tal van voordelen biedt, hebben Nicolai en Kraus nog wel een paar wensen. “Het kunnen geven van een toelichting staat wat ons betreft bovenaan, ook omdat het bijvoorbeeld van belang kan zijn in gesprekken met je bestuurders”, aldus Anke Kraus.

“Het zou al veel schelen als je bepaalde onderwerpen op ‘grijs’ zou kunnen zetten, zodat je niet iedere keer het gesprek hoeft aan te gaan waarom een item op rood of oranje staat. Neem de oplossing voor wat betreft mobiele telefonie, een oplossing die door KING sterk wordt aangeraden. Wij ‘scoren’ op dat onderwerp nu rood, maar als gemeente Harderwijk hebben wij bewust gekozen voor een andere oplossingsrichting. Eigenlijk zou je zo’n project op ‘grijs’ willen zetten, zodat je in gesprekken niet iedere keer bij die onderwerpen hoeft stil te staan.”

Een andere wens is (meer) zichtbaarheid op de door KING gehanteerde roadmap. Kraus: “Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als er een doorkijkje komt welke landelijke voorzieningen er op stapel staan, in welke volgorde ze gelanceerd worden en hoe lang het duurt voordat die producten er zijn.”

Ook Carolien Nicolai ziet graag een dergelijk doorkijkje komen. “Als je weet dat een bepaald product van een landelijke service over een half jaar verwacht wordt, dan is de noodzaak om zelf met koppelingen aan de slag te gaan, niet zo groot. Dan kun je misschien beter wachten op de landelijke aansluiting. Alleen daarom al is het goed om meer zicht te hebben op de roadmap.”

Resultaten workshop

Om goed uit de voeten te kunnen met de MDD, is er de afgelopen maanden een groot aantal workshops gehouden. Op initiatief van Carolien Nicolai hebben Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en de Sociale Dienst Veluwerand gezamenlijk de workshop gevolgd en dat pakte om meerdere redenen goed uit.

“Niet alleen omdat je zo over de thema’s met elkaar praat en leert, maar ook omdat je op die manier gemakkelijk contact legt met elkaar”, aldus Anke Kraus. “Het is ook de tip die ik aan KING wil meegeven: richt de workshops vooral in op gemeenten die dicht bij elkaar liggen. Dan kan je elkaar na die workshop ook wat gemakkelijker vinden.”

Een ander resultaat van de workshop was meer inhoudelijk van aard, zo schetst Nicolai. “In een van de werkgroepen kwam vanuit aanwezige leidinggevenden het voorstel dat de MDD met name een ding moest zijn van de mensen in de uitvoering en niet per se van het management. Dat was precies wat wij voor ogen hadden, maar het was fijn dat zo ook tijdens de workshop vanuit het management te horen. Daarmee was ook gelijk gezorgd voor rugdekking van het instrument.”

Meer informatie?
Monitor Doelgerichte Digitalisering