Interoperabiliteit, ketenintegratie, digitale werkvormen… Het Regeerprogramma 2024-2028 staat vol met ambities voor samenwerking. Samenwerken kan op veel verschillende manieren, elk met unieke voordelen en uitdagingen, vooral in een gedataficeerde omgeving. Laten we ze eens van dichtbij bekijken.
Face-to-face samenwerken
Net als onze vroegste voorouders lijkt face-to-face samenwerking het makkelijkst. Fysieke, directe interactie bevordert effectieve communicatie en samenwerking, want dankzij het meenemen van onze non-verbale communicatie, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen wordt real-time feedback op de informatie uitwisseling mogelijk.
Daarom hebben bedrijven en overheden ook vergaderruimtes en behoren face-to-face bijeenkomsten tot de kern van hun werkmethoden. Met alle sociaal psychologische dynamiek rond interpersoonlijke interacties binnen organisaties van dien. Geen Silver Bullet dus.
Virtueel samenwerken
Vooral sinds de COVID-19 pandemie kennen we nu ook de virtuele samenwerking. Dankzij digitale technologieën kunnen teams samenwerken, ongeacht hun geografische locatie, tijdzone of jurisdictie. Videovergaderingen, instant messaging en samenwerkingssoftware zoals Slack en Microsoft Teams maken het mogelijk om efficiënt en effectief te communiceren.
Niet voor niets genieten we van een toenemende trend en alle voordelen van remote werken .
Interdisciplinair samenwerken
Dankzij de dataficering van onze samenleving is interdisciplinaire samenwerking steeds laagdrempeliger geworden. Je hoeft bepaald geen techneut meer te zijn om ‘een appje’ te sturen. Hele blokken middenkader zijn ‘the way of the Dodo’ gegaan, nu we zelf onze agenda kunnen beheren en ook de hele drukkerijwereld is gedecimeerd sinds e-mail en word-templates.
Het wordt steeds moeilijker om voldoende van ‘iets’ te weten om nog verdiend gezag te kunnen hebben. Interdisciplinaire teams brengen uiteenlopende expertisegebieden samen om complexe problemen op te lossen. Deze aanpak bevordert innovatie en biedt bredere perspectieven op problemen, maar schuurt – zeker binnen overheden – met de functionele hiërarchie. We hebben de verticale verantwoordingslijnen behouden, maar netwerken om tot onze antwoorden te komen. Wat veel Bestuurders tot baas van een lekke emmer maakt.
Cross-functioneel samenwerken
Dankzij digitale netwerken stromen inmiddels meer data tussen dan binnen organisaties. Deze zogeheten cross-functionele samenwerking bestaat uit leden van verschillende afdelingen binnen, maar ook tussen ongelijksoortige organisaties. Dit vereist een holistische benadering van projectmanagement om ervoor te zorgen dat alle relevante perspectieven worden meegenomen. Op zich niets nieuws, want bedrijven, zoals Toyota maken al decennia gebruik van cross-functionele teams om hun productieprocessen te verbeteren. (lees: “The Toyota Way” door Jeffrey Liker), maar voor overheden … begon die doorbraak pas écht na “Corona”.
Open Innoveringsnetwerken
Wat de weg opent naar Open Innoveringsnetwerken. Organisaties kunnen samenwerken met externe partners om kennis, bronnen en ideeën te delen, wat zowel de innovatie mogelijkheden vergroot, maar ook de toegang tot diverse expertises verbreedt. Procter & Gamble’s “Connect + Develop” model is al jaren zo’n voorbeeld van open innovatie. Het schuurt alleen enorm met de mandaat/budget aanpak van de traditionele overheid. Hoe heftig dat is zie je onder andere terug in de moeite bij de toedeling van innovatie budgetten.
Community-based samenwerken
De Staat evolueert onder druk van de maatschappelijke realiteit richting community-based samenwerken. Leden van een gemeenschap kunnen samenwerken aan projecten en initiatieven die ten goede komen aan de gemeenschap als geheel. Dit type samenwerking is gericht op gemeenschappelijk welzijn en duurzaamheid. Het is niet voor niets dat Fourth Sector modellen (For Benefit) en Donut Economy (Circular Economy) modellen en Brainports opkomen. In ons dagelijks leven zien we de opkomst van lokale cryptomunten (De Makkie (Amsterdam), De Dam (Rotterdam), De Zeisterling (Zeist), De Ukkie (Utrecht), De Zaancoin (Zaanstreek), De Leydenaar (Leiden), De Broekring (Broek in Waterland) etc.)
Community Based samenwerken stimuleert de lokale economie, versterkt sociale cohesie en bevordert duurzaamheid. Het is een manier om productiemiddelen binnen de gemeenschap te houden en mensen aan te moedigen om lokaal betrokken te raken en samen te werken. Wat weer resulteert in lokaal gebrouwen bier, stadslandbouwprojecten, Fablabs, (https://fablab.nl/home/) en Data Spaces. (www.internationaldataspaces.org)
Einde van informele samenwerking?
Gaat dat alles nu ten koste van onze informele samenwerking? Die bruisende samenwerking waar je energie van krijgt: spontaan en zonder formele structuren. Creatieve en flexibele. Integendeel! Al die verschillende manieren van samenwerking tonen aan dat er niet één enkele manier is die overal werkt; de keuze hangt af van de context en doelen. Het belangrijkst is dat mensen leren welke manier het beste past bij hun situatie en doelstellingen en continu verbeteren op basis van opgedane ervaringen. Technisch kun je dat op allerlei manieren helpen.
Weg van een centraal platform model
Traditioneel knopen we applicaties aan elkaar met Enterprise Service Bussen (ESB) en application programming interfaces (API). Je vindt dit denken nog wel terug in de GDI en de NORA bouwblokken. Dankzij dataficering komen er veel verfijndere modellen op. Zo bestaan er inmiddels Carrousel Systemen, Gesloten Edge Systemen en Open Data Spaces voor dataverwerking. Er wordt steeds meer afgestapt van een centraal platform model.
Een Carrousel systeem gaat met data om, zoals een Sushi carrousel en een Afwas carrousel met gerechten en vaat om gaat. Dataproducten worden voortdurend aangeboden en abonnees ‘pakken het op’, waarna dankzij slimme feedback loops (terugkoppeling) verstoorde data keurig wordt opgeschoond en gearchiveerd. Er komen ook steeds meer gesloten, gedistribueerde en gefedereerde data platforms, die juist gebruik maken van edge computing, waarmee data wordt verwerkt aan de rand van het netwerk. Dit soort samenwerkingsvormen kent het voordeel van minimale handmatige gegevensverwerking dankzij de autonome werking van edge devices. Wat, dankzij brede datagovernance met geautomatiseerd beleid, ook zorgt voor realtime data inzichten, dankzij directe analyse van data aan de bron en een superrobuuste beveiliging.
Tot slot is daar het Open Data Spaces Model voor Gestandaardiseerde Data-uitwisseling, zoals gedefinieerd door de International Data Spaces Reference Architecture Model (IDS-RAM), wat een veilige en gecontroleerde virtuele omgeving oplevert voor gegevensuitwisseling tussen organisaties. Dankzij gestandaardiseerde interoperabiliteit, dus dankzij duidelijke afspraken en protocollen voor data-uitwisseling, kunnen individuele organisaties hun datasoevereiniteit behouden: de controle over hun eigen data.
Controle over eigen data
De uitdaging voor Staat en ambtenaren in dit tijdsgewricht is het leren gelijkstellen van centrale beheersbaarheid (het eenvoudig beheer en monitoring van gegevensstromen via één gecentraliseerd platform), met alle risico’s van het Single Point of Failure (zie de rimpeleffecten bij de recente NAFIN storing) naar het Open Data Spaces Model met haar flexibele, gestandaardiseerde data-uitwisseling en samenwerking tussen meerdere organisaties.
In dit snel evoluerende data landschap is het cruciaal om de juiste dataverwerkingsmodellen en partners te kiezen die passen bij de specifieke bedrijfsdoelen, technologische infrastructuur en toekomstvisie. Aan de techniek ligt het niet. Wel aan ‘niet voortdurend bijleren.’
Lees ook:
