Burgers, bedrijven, opdrachtgevers en partners stellen steeds hogere eisen aan overheidsorganisaties. Vrijwel alle overheidsorganisaties reageren hierop; zij willen hun interne organisatie verbeteren om optimaal op deze behoeften te kunnen inspelen. Zij streven naar De Excellente Uitvoering. Maar hoe pak je dat als organisatie aan?
Jazz, een op elkaar afgestemde en samenwerkende groep musici die als een geoliede machine functioneert met ruimte voor improvisatie! Metafoor voor een organisatie die Mens & organisatie, Processen, Informatie en Technologie goed op elkaar afstemt om te komen tot de Excellente Uitvoering.
Het komen tot De Excellente Uitvoering gaat over wezenlijke verbeteringen op het gebied van klantgerichtheid, efficiëntie, flexibiliteit en rechtmatigheid. Het draait daarbij om het vinden van de juiste balans, die aansluit bij de ambities van een organisatie. Als de strategie en visie zijn bepaald, speelt uitvoering hierin een grote rol. Vragen die daarbij centraal staan:
- Hoe richt ik mijn organisatie in? Rondom klantgroepen, producten/regelingen, regio’s?
- Wat moet ik centraal organiseren en wat kan ik aan vestigingen overlaten?
- Welke shared services kan ik onderkennen?
- Heb ik generalisten of specialisten nodig?
- Welke impact heeft digitalisering op processen, mensen en systemen?
- Kan ik mijn bestaande IT-systemen blijven gebruiken?
- Welke informatie heb ik nodig om mijn veranderende organisatie te kunnen (be)sturen?
- En hoe vertaal ik mijn visie en strategie naar haalbare plannen?
Bezint eer ge begint
De verandering die het huis op orde moet brengen is complex en te vergelijken met een grote verbouwing terwijl de winkel open blijft. Dan is het verstandig om een architect en/of aannemer in de arm te nemen, want de verandering moet wel in één keer goed worden doorgevoerd. Ook moet de verandering gedoseerd en beheerst worden geïmplementeerd; elke stap moet waarde toevoegen.
Van groot belang is dat de essentiële aspecten van een organisatie, de werknemers, de organisatie, processen, informatie en technologie, vanaf de start integraal worden beschouwd, waardoor zij in samenhang worden ontworpen en getransformeerd. Focus op één of slechts enkele van deze aspecten zal namelijk leiden tot falen of suboptimalisatie.
De aanpak van de verandering bestaat uit drie fasen (zie de figuur): de fase ‘Focus’ legt de basis met een gestructureerde vertaling van de missie, visie, strategie en het beoogde businessmodel naar het inrichtingsmodel (ook wel operating model genoemd), waarin de principiële uitgangspunten van de gewenste inrichting zijn vastgelegd. De fase ‘Inrichting’ levert de blauwdruk en het veranderplan op, die langs de aspecten mens & organisatie, processen, informatie en technologie zijn uitgewerkt.
De verandering zelf gebeurt op basis van het veranderplan dat de ambities en de mogelijkheden van de organisatie optimaal op elkaar afstemt.
Het Inrichtingsmodel
Startpunt van een succesvolle transformatie is het inrichtingsmodel. Daarin worden de principiële uitgangspunten van de gewenste inrichting verzameld en wordt tevens een integraal beeld verkregen van de impact van de gewenste verandering. Het inrichtingsmodel zorgt ervoor dat business en IT zich bewust zijn van elkaar en wederzijdse consequenties en beslissingen begrijpen. Tevens zorgt het ervoor dat de beoogde oplossing in lijn is met de kenmerken en ambities van de organisatie en dat deze is afgestemd op de mogelijkheden en beperkingen van de eventueel gekozen technologie.
De aanpak voor de integrale transformatie. Klik op de illustratie voor een vergroting.
De belangrijkste stappen om te komen tot het inrichtingsmodel zijn:
- Vastleggen en valideren van de huidige situatie. Dit brengt de bestaande inrichting in kaart en inventariseert de lopende (verbeter)initiatieven.
- Uitwerken van de toekomstige situatie. Dit levert een integraal en gedragen beeld op van de toekomstige situatie. Het geeft antwoord op de eerder benoemde vragen zoals: hoe richt ik mijn organisatie in?; welke informatie heb ik nodig om te kunnen sturen?; en hoe maak ik optimaal gebruik van bestaande en nieuwe technologie?
- Analyse op de benodigde verandering. Dit levert het veranderplan op waarin de transformatie integraal en actiegericht is vormgegeven: de basis voor een excellente verandering!
Uniek aan de aanpak van Capgemini is dat bij elk van deze stappen de aspecten mens & organisatie, processen, informatie en technologie steeds integraal en in de juiste balans met elkaar worden benaderd. Dit zorgt ervoor dat met het inrichtingsmodel een stevig fundament voor een succesvolle verandering wordt gelegd.
Zo komt er ook in gemiddeld tien weken tijd een concreet, integraal, maakbaar en haalbaar inrichtingsplan tot stand. Tijdens dit proces sturen we aan op het creëren van het juiste draagvlak, zetten we beproefde modellen en methodieken in om het optimale resultaat te bereiken en kijken we goed waar de organisatie heen wil en hoe bestaande initiatieven kunnen worden meegenomen.
Met deze aanpak wordt uw complexe verbouwing beheerst gerealiseerd terwijl de winkel open blijft en waarbij uw dienstverlening alleen maar beter wordt!
Capgemini helpt u de verandering naar de ‘De Excellente Uitvoering’ te realiseren en uw operatie succesvol te innoveren. Met onze referentiemodellen, best practices en innovaties bij overheidsorganisaties hebben we een aantal bewezen versnellers voor uw transformatie gereed. We staren ons niet blind op processen en IT. Het succes wordt immers in hoge mate bepaald door de medewerkers. We zorgen voor optimale begeleiding en opleiding door ervaren consultants en trainers die met dergelijke vergadertrajecten ruimschoots ervaring hebben en weerstanden snel herkennen en soepel wegnemen.
Meer weten? Neem dan contact op met Roger Wannee (+31 30 689 9142, roger.wannee@capgemini.com).
iBestuur Congres 2015
Op Knooppunt 7 | iBestuur partnerplein presenteert Capgemini een sessie onder de titel ‘Houd de dief!’. Gerdine Keijzer-Baldé, directeur Agentschap Basisadministratie, Persoonsgegevens en Reisdocumenten, en Norbert Jansen, programmamanager fraudebestrijding Capgemini, voeren met de zaal een debat over welke maatregelen overheden dienen te nemen om fraude tegen te gaan.
