Met de Common Ground-filosofie in het achterhoofd, hebben tien gemeenten een convenant gesloten, waarin afspraken zijn gemaakt over een nieuw trouwproduct. Het moet ertoe leiden dat het regelen van de meeste zaken rondom een huwelijk, gedaan kan worden vanuit de luie stoel.
Beeld: Pixabay / NikolayFrolochkin
Voor de meeste koppels is het de mooiste dag uit hun leven. De trouwdag. Per jaar voltrekken ambtenaren van de Burgerlijke Stand in Nederland circa 64.000 huwelijken (cijfers: CBS). Waar we niet altijd bij stilstaan, zijn de vele opties die gemeenten bieden als het aankomt op trouwen. Opties die gemeenten aanbieden zijn niet alleen de locatie waar de huwelijksvoltrekking plaatsvindt, maar bijvoorbeeld ook het gebruik van een toga voor de eigen trouwambtenaar, een verklaring van huwelijksbevoegdheid, het optreden van een medewerker van de gemeente als getuige, het verstrekken van een trouwboekje, de benoeming en beëdiging van een buitengewoon ambtenaar van de Burgerlijke Stand óf… het afzeggen van een huwelijk. Al die opties betekenen veel kopzorgen bij aanstaande bruidsparen. Want hoewel een groot aantal zaken digitaal kan worden geregeld, zijn er nog genoeg zaken die op het gemeentehuis moeten worden afgehandeld. Ook als het gaat om een huwelijk. ‘Dat móet en kán anders’, vond een aantal gemeenten.
Een van de gemeenten die vond dat het anders moet en kan, is Medemblik. “Zij hebben het initiatief genomen”, aldus Jitze Bakker, binnen de gemeente Almere strategisch adviseur richting directie en (afdelings-)management op het terrein van informatievoorziening en daarnaast teamleider van het CIO Office. “Zij vonden het proces rondom trouwen te omslachtig. Als aanstaand bruidspaar moet je maar wat al te vaak telefoneren met of langskomen bij de gemeente. Uiteindelijk wil je naar een situatie toe dat je, als toekomstig bruidspaar, vanuit huis een aantal zaken kunt aanvinken en die digitaal richting gemeente kunt sturen. Dat idee leefde niet alleen bij de gemeente Medemblik, maar ook bij ons en de andere gemeenten die het convenant hebben ondertekend. We kwamen elkaar tegen tijdens een van de Doe-dagen van VNG Realisatie en daarna ging het snel. ”
De gemeenten waar Bakker over rept zijn, naast Medemblik en Almere, Haarlem, Hoorn, Heerenveen, Opmeer, Drechterland, Koggenland, Enkhuizen en Stede Broec. “Er zijn meer initiatieven op dit gebied. Bij de gemeente Utrecht en Eindhoven bijvoorbeeld. Als convenant-gemeenten zoeken wij nadrukkelijk de samenwerking op met deze gemeenten en proberen ook zoveel mogelijk te leren van hun ervaringen en producten die opgeleverd zijn.”
Begin januari van dit jaar kwamen de convenantgemeenten bijeen om verdere afspraken te maken om het ‘trouwproces’ binnen de deelnemende gemeenten efficiënter te laten verlopen. “Het is een goeie mix van grote en kleine gemeenten. Het mooie is dat iedere deelnemende gemeente een eigen inbreng heeft. Haarlem en Almere hebben bijvoorbeeld bepaalde kennis over architectuur, Heerenveen en Hoorn hebben developers die goed van pas komen en zo brengen ook de andere gemeenten hun eigen kennis in. Iedere gemeente heeft capaciteit beschikbaar gesteld. Het verschil tussen de deelnemende gemeenten zit vooral in hun omvang en daarmee in het aantal mensen dat beschikbaar is voor het team dat zich bezighoudt met het stroomlijnen van het ‘trouwproces’. Voor kleinere gemeenten is het over het algemeen wat moelijker om capaciteit voor het team te vinden.”
Common Ground
In de opzet om het trouwproduct te vereenvoudigen, wordt gebruikgemaakt van de NLX-omgeving van Common Ground, de gemeenschappelijke informatiekundige visie op ICT-infrastructuur voor gegevensverkeer binnen en tussen gemeenten. In de opzet staan het gebruik van open standaarden en open source software centraal. Volgens Bakker is dat belangrijk omdat gemeenten op die manier niet alleen makkelijker data kunnen uitwisselen, maar ook flink kunnen besparen op de kosten. “Er hoeft bijvoorbeeld minder geïnvesteerd te worden in zware licenties.” Dat de tijd rijp lijkt om meer gebruik te maken van open source software, heeft volgens Jitze Bakker ook te maken met het feit dat je sneller kunt laten ‘zien’ wat er mogelijk is. “Neem de Fieldlabs, die door VNG Realisatie zijn gefaciliteerd. Tijdens die Fieldlabs zijn er tal van werkende voorzieningen gebouwd en het geeft inspiratie om daarop voort te bouwen. Je kunt op basis hiervan betrokkenen overtuigen door te laten zien dat iets in de praktijk ook gewoon werkt. Wat ook meetelt, is snelheid. Wat gemeenten, ook Almere, traditioneel aan het doen zijn is een lijst met eisen en wensen samenstellen en dan vervolgens aanbesteden. Maar voordat de software geïmplementeerd is, ben je al gauw een paar jaar verder. Naast het feit dat je misschien iets laat bouwen dat elders in het land al aanwezig is, verdoe je ook veel tijd. Dat terwijl de technologie in die jaren in snel tempo verandert. Door gebruik te maken van open source software, kun je snel inspelen op die veranderingen.”
Voorheen was investeren in informatievoorziening altijd iets engs
Al eerder, zo tussen 2009 en 2012, experimenteerden verschillende gemeenten met open source software. Jitze Bakker ziet als grote verschil met destijds dat gemeenten bereid lijken om nu ook écht kennis en kunde te delen. “Dat heeft wat mij betreft te maken met een aantal dingen. Allereerst is er de noodzaak. Als gemeenten hebben we zoveel taken erbij gekregen, dat we in veel gevallen ook niet meer de ruimte hebben om eigen dingen te doen. Het heeft ook te maken met de warwinkel aan spullen die gemeenten in huis hebben. Je ziet steeds meer dat we tegen grenzen aanlopen, bijvoorbeeld bij het beheer van al die software. Vroeger kon je ‘s avonds nog wel eventjes een update draaien, maar als je nu een update moet draaien als er een wettelijke wijziging komt, dan moet dat goed ingepland zijn. Een derde punt heeft, volgens mij, te maken met een ander soort leiderschap. Voorheen was investeren in informatievoorziening altijd iets engs. Dat was iets waar je, als bestuurder of manager, ver vanaf moest blijven. In de afgelopen jaren zijn jongere bestuurders en managers gemeenten binnengekomen en daarmee is ook de kennis van ICT veranderd.”
Voor Jitze Bakker is het ‘logisch’ dat gemeenten niet voortdurend het wiel proberen uit te vinden, maar gebruikmaken van elkaars kracht. “Hoe mooi zou het zijn als de regio Zeeland voorzieningen op het gebied van bijvoorbeeld het sociaal domein ontwikkelt en deelt, de regio Friesland dat doet voor de fysieke omgeving en onze regio bijvoorbeeld voor de huwelijksplanner? Dan moet je eens kijken wat voor ontwikkelkracht je met elkaar in het land krijgt. Natuurlijk moet je wel een paar afspraken maken. Zo moeten alle partijen de NLX gebruiken, de ruggengraat van de gezamenlijke (gemeentelijke) digitale infrastructuur en zo zijn er nog wel wat dingen die geregeld moeten worden. Maar als je dat gemeenschappelijk doet, dan krijg je een motor die samen organiseren aan de gang krijgt en de regie houdt. Wat mij betreft ligt de bal bij gemeenten zelf, maar er ligt ook een rol voor de VNG. Dat hebben we in het convenant ook benoemd. We hebben gezegd richting VNG: faciliteer dit! Zet het in een ‘showroom’, maar roep gemeenten ook op om mee te doen.”
Concrete stappen
Terug naar het nieuwe trouwproduct. Het is mooi dat er rondom dat product een convenant is afgesloten, maar wat zijn de komende maanden de concrete stappen? “We werken niet alleen met open source en open standaarden, maar ook volgens de Agile-aanpak. De komende periode staan ons zes sprints voor ogen, waarbij we steeds meer functionaliteit toevoegen. Het levert mogelijk één of meerdere functionele producten op die door gemeenten gebruikt kunnen worden. Het tweede dat de komende periode op moet leveren, is ervaringen. Wat hebben we in een dergelijk proces nodig? Daar zit ook een stuk lef en durf in en ruimte om te experimenteren. Dat laatste betekent dat je vanuit de organisatie, bestuurlijk en ambtelijk, die ruimte ook moet krijgen”, aldus Bakker, die niet uitsluit dat straks de kosten voor aanstaande bruidsparen kunnen zakken. “Maar er zit voor hen ook nog een ander winstpunt aan. Zij ervaren met deze voorziening meer gemak en zien dat zij dingen met de overheid vanuit hun stoel kunnen regelen. Daarmee stijgt het vertrouwen in diezelfde overheid en misschien is dat nog wel maar waard dan enkel de besparingskosten.”
In de afgelopen maanden heeft het er af en toe op geleken alsof het proces rondom het nieuwe trouwproduct niet van de grond zou komen. Jitze Bakker geeft toe dat het voor hem af en toe ook een worsteling was. “Voor iedereen overigens. Dat waren van die dagen dat er veel onduidelijk was. Gelukkig was er dan altijd de scrum master die een opening vond in het duister. De scrum master heeft, met een duidelijke push vanuit de VNG, gestuurd op concrete zaken en gestuurd op use cases. Dat heeft er toe geleid dat de motor is gaan draaien en er nu een team staat dat ook echt aan de slag is. Daarbij zijn de mensen die het hebben opgestart, steeds minder nodig. We gaan met dit product richting volwassenheid en dat mag je zien als een groot compliment.”
Congrestival
De (meeste) ondertekenaars van het convenant zijn aanwezig op het Congrestival van VNG Realisatie, dat op woensdag 13 maart wordt gehouden in Utrecht. Tijdens het Congrestival staan actuele maatschappelijke thema’s, gemeentelijke uitvoeringsvraagstukken en daarbij behorende randvoorwaardelijke onderwerpen centraal. Vraagstukken met betrekking tot dienstverlening worden op een gelijknamig plein in diverse sessies, discussies en workshops uitgediept, waarbij gemeenten praktische handvatten krijgen om zelf aan de slag te gaan.
