Informatiebeheer in M365 volgens Heerenveen en Amsterdam

In Microsoft 365 kan een complete omgeving (platform) worden gemaakt voor de uitwisseling, opslag en beheer van informatie. Dat vraag wel om richtlijnen en kaders om informatiechaos te voorkomen. Gemeenten Heerenveen en Amsterdam vertelden op het VNG Uitvoeringscongres 2024 hoe zij hun digitaal informatiebeheer hebben ingericht, in de overgang van netwerkschijf naar de samenwerkingsomgeving van M365. Die kennis is beschikbaar voor alle gemeenten.

In april 2023 stapte de gemeente Heerenveen over op het technisch platform Microsoft 365. De organisatie had al met verschillende samenwerkingsproducten van Microsoft leren werken, toen de pandemie iedereen verplichtte om thuis te werken. Maar moeten werken met een bepaalde set gereedschap is iets anders dan een geplande introductie met bijbehorend adoptietraject.

Chaos voorkomen

Erik Wijnholds is concernadviseur informatievoorziening Heerenveen. Hij zegt: ‘In M365 heeft de gebruiker zelf heel veel mogelijkheden voor het maken en opslaan van informatie. Dat maakt informatiebeheerders vaak wat zenuwachtig, want hoe voorkomen we dat mensen afdelingsschijven gaan creëren of Sharepoint gaan gebruiken als netwerkschijf?’ Een wildgroei aan Teams-groepen en -kanalen ligt op de loer. Door het programma Grip op Informatie van de VNG kende Erik de werkgroep M365 waarin meerdere gemeenten hun kennis en ervaring delen. In juni 2023 bracht de werkgroep een rapport uit over de inrichting en beheer van M365, inclusief scenario’s, adviezen en tips (zie kader). ‘De timing was perfect, het rapport werd leidend voor onze aanpak.’

Samenwerken in Teams

De eerste stap was uitzoeken welke praktische regels het beste werken voor de manier waarop de gemeente Heerenveen werkt. Mensen van verschillende disciplines dachten hierover na. In dat team zaten onder andere ict’ers, ambassadeurs (‘key users’), en de gemeentesecretaris. Vervolgens koos de gemeente voor het scenario Samenwerken in Teams. Een praatplaat met de zes gouden regels voor digitaal samenwerken moest de nieuwe manier van werken tussen de oren krijgen (zie kader). Volgend jaar gaat Heerenveen van de netwerkschijf over naar werken Sharepoint. Een spannende stap, geeft Wijnholds toe, maar een die hij met vertrouwen tegemoetziet dankzij de geleerde lessen uit dit eerste traject.

Kennis delen helpt

Wat de gemeente in de eerste plaats heeft geleerd is dat kennis delen helpt. Wijnholds zegt: ‘Gebruik bestaande kennis en informatie, ga niet alles zelf bedenken. Zoek de samenwerking met anderen, intern en extern.’ Heerenveen is bijvoorbeeld lid van Samenwerking Noord, waar bijna 100 andere organisaties bij horen. Een tweede les is: gebruik ambassadeurs. Dat zijn mensen met affiniteit voor M365, die enthousiast zijn over de mogelijkheden en aan collega’s kunnen uitleggen hoe de dingen werken. Een deelnemer uit het publiek vroeg naar de rol van de directie in het adoptietraject. Wijnholds antwoordde dat hun volledige medewerking de start is van het hele traject. ‘En wanneer hun aandacht verslapt, want er is nu eenmaal veel te doen, herinner directieleden dan aan het commitment van het begin.’

Situatie Amsterdam

Hans Kompier sprak vervolgens namens de gemeente Amsterdam, waar 24.000 mensen overgaan van de G-schijf naar M365. Een derde heeft de transitie al doorgemaakt, die veel adoptie en begeleiding vraagt. De eerste stap is altijd een overleg met de afdelingsdirectie over samenwerken: wie doet wat met wie, hoe en waarover. Op basis daarvan wordt de bestaande Teamsomgeving opnieuw ingericht en Sharepoint toegevoegd. Voor het werken met al die nieuwe functionaliteit is training beschikbaar.

Functionaliteit toevoegen

Het doel van de migratie naar M365 is om de complete levenscyclus van informatie te ondersteunen, inclusief vernietigen volgens de regels.

De informatielevenscyclus is 1) creatie 2) opslaan 3) vindbaar maken (metadata en ordening) 4) beschikbaar stellen en openbaar maken en 5) vernietigen / overbrengen.

Daarom zijn de vernietigingslijsten toegevoegd aan de M365-omgeving. Kompier gaf aan dat de functionaliteit van M365 aanzienlijk uitgebreid kan worden met bestaande oplossingen en/of door zelf aan te bouwen. Zo heeft zijn team de metadatastandaard van het Nationaal Archief MDTO vertaald naar M365 en onderdeel gemaakt van de dagelijkse werkomgeving. Kompier: ‘M365 is een blokkendoos waarmee je alles op en aan kunt bouwen wat je wilt.’

Onmisbare metadata

De wens van de gemeente Amsterdam is om de informatiecyclus te sluiten. “Daarbij bewaren we dingen gewoon veel te lang. Op de G-schijf stonden bestanden van voor 2000, die hadden allang vernietigd moeten worden,” aldus Kompier. Om dat goed in te richten zijn metadata onmisbaar, maar gebruikers houden er niet van om sleutelwoorden toe te voegen aan hun documenten. Dat wordt afgevangen door de met dossiers te werken (in Teams document libraries genoemd).

Dossiervorming

Bij het aanmaken van een dossier moet de gebruiker kiezen uit 1 van 26 dossiersoorten. De dossiersoorten zijn afgeleid van de werkprocessen van de gemeente Amsterdam en hebben allemaal een eigen bewaartermijn. De bestanden die in een dossier zitten hebben automatisch dezelfde eigenschappen als het dossier zelf. Wanneer de eigenaar een dossier sluit, kan de inhoud niet meer worden bewerkt en is die klaar voor vernietigen of archiveren. Niet iedereen mag dossiers aanmaken en de mensen met die rol krijgen daar eerst training voor. De gemeente heeft tien informatiestewards aangenomen, die directies helpen dossiers op orde te brengen door te monitoren en rapporteren. Voor het beheer van het vernietigings- en overdrachtsdeel van de informatiecyclus maakt Amsterdam gebruik van M365/Purview eDiscovery.