Van slordig maatpak naar beproefde confectie. Sinds de financiële informatievoorziening bij de gemeente Breda begin dit jaar overging naar het standaardpakket van Centric, beschikt de gemeente over uitgebreidere stuurinformatie en meer inzicht in de werkprocessen. Projectleider Edwin van Dongen en directeur Servicebedrijf Theo Hopman vertellen.
Projectleider Edwin van Dongen (r.) en directeur Servicebedrijf Theo Hopman (l.)
De financiële registratie van de gemeente Breda was in de loop der jaren uitgegroeid tot een complexe keten van subsystemen, veelal maatwerk. Die complexiteit zorgde voor een forse beheerlast. Vanwege de vele afhankelijkheden tussen de aan elkaar geknoopte informatiesystemen moesten de back-ups al vroeg in de avond worden gestart. Projectleider Edwin van Dongen: “De nacht werd te kort.”
Het financiële systeem dat de gemeente gebruikte, was bovendien geënt op een bedrijfsomgeving en daardoor minder geschikt voor lokaal bestuur. Dat moest beter kunnen. In 2011 werd daarom een marktverkenning uitgevoerd. De uitkomsten daarvan sterkten Breda in de gedachte dat er een nieuwe oplossing moest komen. Het jaar daarop volgde een Europese aanbesteding op basis van prestatie-inkoop. De gunning ging uiteindelijk naar Centric voor het standaardpakket voor financiële informatievoorziening Key2Financiën.
Van Dongen: “Prestatie-inkoop houdt in dat je met je vraagstelling naar de markt stapt en die het best mogelijke antwoord laat formuleren. Dat antwoord bestaat uit een aantal onderdelen: een plan van aanpak, doelstellingen, een risico- en kansendossier. Naar aanleiding daarvan interviewden we de personen die bij het project betrokken zouden zijn. Hoe zagen zij het traject? Hadden zij er al ervaring mee?”
Leveranciers bevragen over de aanpak gebeurde vroeger ook. Wat is er nieuw aan prestatie-inkoop?
Van Dongen: “Bij aanbestedingen voor IT gaat het erom elkaars verwachtingen goed te begrijpen. Een leverancier zal bij een knock out-criterium nooit zeggen dat iets niet kan. Maar een stapel papier met aangevinkte specificaties zegt weinig. Een groot project is vaak zo complex dat je in het begin niet alles kunt overzien. Doorslaggevend in onze keuze voor de leverancier was daarom dat we een goed gevoel hadden bij de mensen die het moesten doen, het vertrouwen dat we er samen uit zouden komen. Tijdens die interviews probeerden we een basis voor dat goede gevoel te ontdekken. We zochten een gids.”
Hopman: “Natuurlijk ga je niet enkel af op een goed gevoel. Prijs speelt ook een rol, net als het risico- en kansendossier, de scope en de planning – op al die punten hebben we de partijen beoordeeld. We hebben zelfs een enkele keer een 2 uitgedeeld voor een interview. En die interviews telden zwaar mee. Belangrijk is dat de leverancier begrijpt waar wij tegenaan lopen in de dagelijkse praktijk. Uit de afweging van al die beoordelingen kwam Centric naar voren als de EMVI – economisch meest voordelige inschrijving – ofwel de partner waarmee we graag verder wilden.”
Hopman: “Via de stuurgroep en de projectleiding hielden we afstemming met de interne organisatie, om die mee te krijgen in het proces. Het is ook nogal een verandering. Mensen moesten worden opgeleid in het werken met het systeem. Per 1 januari 2014 gingen 700 medewerkers in één klap over. Voorheen voerden we wijzigingen in de systemen gedurende het jaar per afdeling door. Nu zeiden we: we doen het in één keer, cold turkey. Dat vergt een cultuuromslag bij de medewerkers. Goede communicatie was daarbij cruciaal.”
De financiële registratie draait inmiddels. Hoe zijn de ervaringen tot nu toe?
Van Dongen: “Het staat nog niet zo lang, pas sinds januari. Wat voorheen vrij lang duurde, maar wat we nu goed voor elkaar hebben, is dat er vooraf een hele begroting in zit. Die ziet er prima uit. Als je in productie gaat, loop je altijd tegen dingen aan. Tijdens de testfase vang je veel obstakels af door verschillende scenario’s te proberen, maar je kunt natuurlijk niet testen met honderden gebruikers.”
Hopman: “Voor onze gebruikers was het wennen, niet eens zozeer aan het systeem, maar aan de verandering. We hebben natuurlijk vijftien jaar met het vorige systeem gewerkt, en ineens is er die ommezwaai. Voor onze inkoopfacturen – zo’n 40 duizend per jaar – gebruikten we een workflowsysteem dat we zelf hebben doorontwikkeld. Alles kon je instellen. De overgang naar een standaardpakket betekent dat je iets aan flexibiliteit inlevert. Maar dat was ook een bewuste beleidskeuze, onder het motto: keep it simple, stupid. We hadden het onszelf met al dat maatwerk niet makkelijk gemaakt. In plaats van een opgetuigde kerstboom met alles erop en eraan, wilden we terug naar een beproefde standaard. We zijn wel vrij om processen zelf in te richten, maar het principe is nu: ‘standaard, tenzij’.”
Wat kunt u met het nieuwe systeem dat eerder niet kon?
Hopman: “We kunnen nu al onze processen via één portal benaderen. Vanuit de digitale inkoopfacturen klik je bijvoorbeeld meteen door naar de kredietbewaking, en omgekeerd.
Van Dongen: “Of neem de verbeterde managementinformatie. Die was vroeger minder overzichtelijk. Nu kun je precies opvragen wat je wilt weten, per team, per afdeling of op strategisch niveau. Als budgethouder gebruik ik het systeem zelf ook en het is nu veel eenvoudiger om een breed overzicht te genereren.”
Heeft Breda meer digitale ambities?
Hopman: “De komende tijd maken we nog een grote slag op het gebied van digitalisering van processen. In 2018 zijn we helemaal papierloos, dat is de wens van het Rijk. A hell of a job. We werken toe naar een samenhangend systeem dat op een veilige en transparante manier toegang biedt tot alle bedrijfsinformatie. De vraag is wel of we voldoende middelen krijgen om die ambitie waar te maken in 2018. De budgetten slinken.”
Van Dongen: “Key2Financiën is een stap in die grote digitaliseringsslag. Ook het zaaksysteem draagt daaraan bij. Bij zaakgericht werken staan niet de documenten, maar de zaak centraal. Zo houden we beter overzicht over onze processen, die daarbij ook nog efficiënter verlopen. Het zaaksysteem wordt opgeleverd en breiden we de komende jaren verder uit met zaaktypen.”
Merken de inwoners van Breda daar iets van?
Van Dongen: “Veranderingen in onze interne dienstverlening merken de inwoners niet direct, maar indirect werken die wel door. Als we efficiënter werken en informatie is snel op te vragen, dan kunnen we burgers snel bedienen. Hetzelfde geldt voor de factuurafhandeling. Die hebben we verkort en dat merken burgers en bedrijven wel meteen. De keerzijde: dat we nu beter kunnen invorderen, merken ze ook.”
