In zijn eerste van een reeks ‘keukentafelsessies’ onderzocht regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond de aard van het wobben. Aanleiding was het rapport ‘Ondraaglijk traag; Analyse afhandeling Wob-verzoeken’. In de Visboekzaal van de KB nationale bibliotheek in Den Haag stelde hij een gevarieerd gezelschap twee vragen: wat is het probleem en hoe kan het beter?
Regeringscommissaris Arre Zuurmond in gesprek met zijn gasten aan de eerste Keukentafelsessie. | Beeld: iBestuur
Gemiddeld duurt het 161 dagen voor de overheid een Wob-verzoek afhandelt. Vergeleken met andere landen is dat een zeer povere prestatie (een 73e plaats op de wereldwijde index Right to Information). Dit was een van de bevindingen van Serv Wiemers, directeur Open State Foundation, en Guido van Enthoven, directeur Instituut Maatschappelijke Innovatie, die middels “het edele monnikenwerk van kijken, tellen en turven” een jaar aan Wob-verzoeken onderzochten via www.rijksoverheid.nl. Hun rapport ‘Ondraaglijk traag; Analyse afhandeling Wob-verzoeken’ kwam begin dit jaar uit.
Onder de nieuwe Wet open overheid (Woo) wordt de termijn teruggebracht naar 20 dagen (plus twee weken).
De maximale wettelijke termijn voor het beantwoorden van een Wob-verzoek is in Nederland 28 dagen met een uitloop van twee weken. Onder de nieuwe Wet open overheid (Woo) wordt de termijn teruggebracht naar 20 dagen (plus twee weken). Ambitieus, gezien de huidige stand van zaken.
Van Enthoven en Wiemers zaten in april aan tafel bij regeringscommissaris Arre Zuurmond, samen met Wob-coördinator Bas van Beek van journalistiek platform Follow the Money en onderzoeksjournalist Siebe Sietsma van televisieprogramma Nieuwsuur. Online keken mensen mee van binnen en buiten de overheid en dat was best spannend, vonden de gasten. Zuurmond stelde iedereen gerust dat het een middag zou worden zonder definitieve besluiten. “We praten. En we gaat eerst flink kauwen op het probleem. Daarna denken we na over oplossingen.”
Kijk hier de videoregistratie terug
Het probleem
Waarom gaat het allemaal zo traag? Van Enthoven observeerde grote gaten tussen de effectieve behandeling van een Wob-verzoek en de daadwerkelijke doorlooptijd. Van Beek en Sietsma spraken van onwil bij overheidsinstanties om verantwoording af te leggen of lastige vragen te beantwoorden van journalisten. Toen Sietsma een universiteit vroeg naar het curriculum vitae van een hoogleraar, eindigde hij 500 dagen traineren later bij de rechter die hem in een half uur gelijk gaf. “Het is dus mogelijk een overzichtelijk verzoek van een journalist anderhalf jaar te frustreren,” zei hij. Van Beek vulde aan dat “wobben een lekenrecht zou moeten zijn”, maar dat het proces te lang duurt voor de gemiddelde journalist. De nieuwswaarde van een artikel gaat verloren, de tijd en de middelen zijn er niet om het vol te houden. Sietsma: “Ik kaart dit probleem al jaren aan. Niet één bestuurder zegt ‘ik maak mij dit probleem eigen en ik pak het aan’.” Ook Wiemers gaf bestuurlijke onwil als oorzaak voor de traagheid. “De Raad van Europa concludeert dat Nederland een gesloten bestuurscultuur heeft. Gesloten, tenzij.”
Een vertragende factor is het informele gesprek dat kan volgen op een Wob-verzoek.
Als voorbereiding op dit gesprek had Zuurmond zelf een Wob-verzoek gedaan naar de werkagenda van 2021 van een politicus. Zijn verzoek werd afgewezen met het voor wobbers bekend argument dat dit geen beleidsaangelegenheid zou zijn. Zuurmond: “Indeling van de tijd van een bestuurder is dat wel. Ik heb bezwaar ingediend. Dat kost tijd, maar ik kan iedereen aanbevelen dit een keer te proberen om te ervaren hoe het gaat.”
Een andere vertragende factor is het informele gesprek dat kan volgen op een Wob-verzoek. Het idee is dat alle partijen goed voorbereid in gesprek gaan en uitzoeken wat verder nodig is aan documentatie om aan het Wob-verzoek te voldoen. Van Beek gaf aan dat woordvoerders zo’n gesprek soms zien als een manier om journalisten informeel van informatie te voorzien. Sietsma: “Maar een vraag aan een woordvoerder is niet juridisch verankerd.” Van Beek: “Men gaat pas na het voorgesprek inventariseren wat er nodig is aan documentatie. Als aanvrager raak je dan de regie kwijt over het proces. Opeens zijn er deelbesluiten en deeltermijnen. Dat voortraject wordt dan zo lang opgerekt, ik zie dat als een van de grote problemen.”
Overheidspraktijk
In de tweede gespreksronde schoven Magchiel van Meeteren aan, CIO bij het ministerie van BZK; Dorothe Albers, afdelingshoofd ACW Directie Wetgeving en Juridische Zaken OCW en Lucas Lombaers, directeur rijksbrede programma Open Overheid bij Rijksoverheid. Geen van deze gesprekpartners herkenden de onwil in bestuurscultuur. Albers zei: “Intern is het vinden van de betrokken dossierhouders tijdrovend en het technisch zoeken naar stukken.” Over het informele gesprek zei zij dat de voorbereiding veel tijd kost en dat het prettiger is als het gesprek de voorbereiding is. “Een Wob-verzoek is soms zo breed gesteld, dat het fijner is te weten wat de wobber precies wil.” Van Meeteren zag wel de lege plekken in de doorlooptijden. “Er is geen peil op te trekken waar een Wob-verzoek terechtkomt in de organisatie. Soms is dat bij mensen die er geen ervaring mee hebben en dat kost tijd.” BZK wil mensen beter gaan begeleiden en ook de status van de verschillende Wob-verzoeken beter bijhouden. Van Meeteren: “Deze tak van sport heeft niet de aandacht gekregen die het verdient.” Lombaers voegde toe dat de digitalisering alles veel complexer heeft gemaakt. “Dertig jaar geleden trok je een mapje uit de kast. Ook werden er minder versies bewaard van documenten.” Tel daarbij op de massale personeelsbezuinigingen en informatiehuishouding is zeer ingewikkeld geworden. “Wat je wilt is het digitale mapje zo uit de digitale kast kunnen trekken.”
Oplossingsrichtingen
Zuurmond hoopt oplossingen te vinden door te investeren in vier domeinen: mensen, middelen, methoden en monitoring. “We moeten meer mensen in huis halen voor wie informatie een vak is. We hebben andere zoektechnologie nodig om informatie te vinden, omdat 80 procent niet in informatiesystemen zit maar in Outlook en WhatsApp. Een andere methode is nodig voor een snellere doorlooptijd. En monitoring, zoals een dashboard, creëert overzicht waarop gestuurd kan worden.” Vervolgens werd in vier aparte groepjes met de online deelnemers gediscussieerd over mogelijke oplossingen voor de knelpunten bestuurlijke wil, het informele gesprek en de gaten in het proces. Iedere groep nam een van de domeinen als uitgangspunt om te kijken naar oplossingen voor de knelpunten.
In Noorwegen staan niet tijdig afgehandelde Wob-verzoeken wekelijks op de agenda van de ministerraad.
Monitoring
In deze sessie concludeerde de groep dat de noodzaak tot openheid is doorgedrongen tot de werkvloer, maar dat er nog veel moet gebeuren aan de top. Het uit de wind houden van ministers is geen goed voorbeeldgedrag, zei men. Laat leidinggevenden het voorbeeld geven in open zijn. Met wobbers wordt net zo omgegaan als met klokkenluiders: als obstakels in het normale proces, in plaats van als aanbieders van leermomenten. Men noemde overheidsprocessen een blackbox, het gebrek aan transparantie een bron van achterdocht. Wiemers vulde aan dat in Noorwegen niet tijdig afgehandelde Wob-verzoeken wekelijks op de agenda van de ministerraad staan en worden overhandigd aan de koning. “Dat is een duidelijk signaal naar de maatschappij dat de Wob chef’s sache is.” Zuurmond zag een openbaar dashboard voor zich, met daarin de status van alle Wob-verzoeken overzichtelijk bij elkaar. Lombaers gaf aan dat voorkomen ook een vorm van sturing is: het actief openbaar maken van informatie (zoals gebeurt met de migratiecijfers en ‘bonnetjes’ van de ministers) voorkomt dat ze moet worden gewobt.
Methodiek
Deze sessie ging eerst over het informele gesprek als manier om Wob-verzoeken concreter te maken. De teneur was dat een informatiespecialist, beleidsadviseur of Wob-jurist vakinhoudelijke keuzes kunnen maken tijdens zo’n gesprek, meer dan een woordvoerder. Het rechtstreeks kunnen bellen van de relevante beleidsambtenaar zou ook veel schelen in doorlooptijd. Wat betreft het lakken gaat veel tijd zitten in het zwart maken van ‘persoonlijke beleidsopvattingen’, dat volgens Zuurmond eigenlijk ‘professioneel perspectief‘ zou moeten heten. Waarom dan niet alleen de nota verstrekken en niet de naam van de behandelend ambtenaar? Ook verschilt de hoeveelheid gelakte tekst zeer per ambtenaar. Een adviescollege zou steekproeven kunnen nemen (gelakt versus ongelakt) om dit in de gaten te houden.
Middelen
De oorzaak van de gaten lag vooral in de samenwerking tussen de disciplines, zei men in deze sessie. In het huidige Wob-proces is niet duidelijk wie verantwoordelijk is, daarom pingpongt men over eigenaarschap zonder keuzes te maken en dat kost tijd. Een Wob-verzoek zou een ketenproces moeten zijn en gepleit werd voor een drastisch herontwerp van de huidige manier van doen. Slim gebruik van tooling kan ook versnellen, maar alleen als het een probleem oplost en geen doel an sich is. Van Beek gaf aan dat dit al gebeurt, maar dat het zienswijzeproces vrij laat begint en maanden kan duren. Volgens Van Enthoven gaat 60 procent van alle Wob-verzoeken om documenten van minder dan 50 pagina’s. “Een zienswijze van drie weken is dan redelijk.” Hij pleitte voor een overzichtelijk stappenplan om de Woo-termijn van 20 dagen te halen. “Op dag 1 doe je dit, op dag 8 doe je dat.”
Management moet openheid en informatiehuishouding ook belangrijk genoeg vinden
Mensen
De Rijksoverheid produceert ieder jaar twee miljard documenten. Dat vraagt om meer discipline aan de voorkant van de informatiehuishouding en vooral om mensen die daar goed in zijn. De introductie van ICT-systemen alleen bleek niet voldoende. De informatiespecialisten (archiefmedewerkers en secretaresses) die in bezuinigingsrondes zijn verdwenen, blijken zeer nodig. Management moet openheid en informatiehuishouding ook belangrijk genoeg vinden, zei men in deze breakout-sessie. De ambtelijke organisatie heeft behoefte aan goed voorbeeldgedrag. Men adviseerde overal prioriteit te geven aan het onderwerp en zeker in de hogere echelons.
Afsluiting
Zuurmond bedankte de aanwezigen voor hun input en de KB nationale bibliotheek voor het beschikbaar stellen van de ruimte. De keukentafelsessies gaan door tot in het voorjaar van 2023, vanuit verschillende bibliotheken in het land.
Keukentafelsessies
iBestuur organiseert samen met RDDI een reeks keukentafelsessies met Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond. De keukentafelsessies gaan door tot in het voorjaar van 2023, vanuit verschillende bibliotheken in het land. Van de sessies zijn videoregistraties gemaakt die u kunt terugkijken.
