Ik houd niet van zwartkijken, maar wel van een realistische blik, vooral wanneer de verwachtingen een tikkeltje wild worden en de risico’s groot. Natuurlijk willen de meeste gemeenten volhouden en volharden in hun doelstellingen op het gebied van transparantie. Tegelijkertijd worstelen veel gemeenten met de uitvoering van de Wet open overheid. Bovendien zijn het afgelopen half jaar wethouders in Purmerend en Hollands Kroon afgetreden door Woo-gerelateerde incidenten. Het is geen ‘bon ton’ aandacht voor de risico’s in de uitvoering te vragen, maar voor een Ambassadeur die twee kanten op werkt wel noodzakelijk.
Vaak beluister ik bij gemeenten dat de Woo “een gedrocht” blijkt. “De uitvoering, hoe dan …?” verzucht de burgemeester van een kleine gemeente wanhopig. Hoewel gemeenten naar schatting ruim twee derde van de Woo-verzoeken binnen de termijnen afhandelen, zijn ze zwaar belast door de invoering van de Woo. Vooral bij omvangrijke Woo-verzoeken, waaronder landelijke of regionale bulkverzoeken. Menige gemeente huurt de afhandeling van Woo-verzoeken voor grote bedragen extern in. Een burgemeester van een middelgrote gemeente merkt op: “We worden er knettergek van: bij Woo-verzoeken zijn nut, noodzaak en offer te vaak niet in balans.”
Ambtenaren te grazen nemen
En wanneer Woo-verzoeken de indruk wekken oneigenlijk gebruik of misbruik van de wet te zijn ontstaat frustratie. “Juist dan is het ingewikkeld om collega’s enthousiast aan de slag te krijgen bij de afhandeling,” aldus een gemeentesecretaris. Bijvoorbeeld wanneer een verzoeker, in weerwil van wat de ‘best practice’ aanraadt, geen contact wil of geen medewerking verleent om het (bulk)verzoek te duiden. Of wanneer tienduizenden en zelfs honderdduizenden euro’s aan belastinggeld is besteed aan de afhandeling van een Woo-verzoek, waarna verzoeker niets doet met de kosteloos geleverde documenten. Ook ergerlijk vindt men het wanneer bij conflicten met de gemeente verzoeken worden ingediend met het kennelijke doel om de organisatie te overbelasten of “om ambtenaren te grazen te nemen”, zoals een burgemeester het verwoordt.
Intern beraad
Daarnaast hoor ik vaak dat burgemeester, wethouders en raadsleden in voorfasen van beleidsvorming in vertrouwen met elkaar willen kunnen overleggen, zonder te hoeven vrezen dat individuele opvattingen openbaar worden of dat het maatschappelijke of politieke debat voortijdig wordt gestart. Voor die situaties van intern beraad en politiek overleg wijzen bestuurders erop dat het belang van het openbaar maken dan niet op weegt tegen het belang van het functioneren van de gemeente. Maar daarover zijn zij in grote onzekerheid door de rol van de rechter. Niet alleen brengt de beoordeling van documenten alinea voor alinea grote werklast mee. De juridische afwegingen betreffende uitzonderingsgronden voor beleidsintimiteit en het politiek-bestuurlijk proces worden als ‘balanceren op het slappe koord’ ervaren.
Terugvallen op mondeling overleg
In vrijwel iedere gemeente zeggen bestuurders mij daarmee te worstelen. Mede daardoor is in reactie op de Woo helaas een trend waarneembaar waarbij bestuurders en ambtenaren in de voorfasen van beleidsvorming steeds meer terugvallen op mondeling overleg: geen stuk, geen mail, geen tekstbericht, geen verslag. Zoals een burgemeester het verwoordt: “Voorheen was er overleg in de ‘achterkamer’, waar over concepten werd gesproken, maar nu kun je wel spreken over overleg via het ‘dark web’, waar helemaal geen documenten meer zijn”. Een andere burgemeester merkt op “in mijn gemeente worden concepten direct vernietigd”. Weer een andere burgemeester is er bekend mee dat “Whatsappjes simultaan worden gewist”. Een volgende maakt zich zorgen dat deze nieuwe gebruiken de professionaliteit van de ambtelijke advisering en de kwaliteit van het bestuur niet ten goede komen. “Hier verliest iedereen!”
Informatiebeheerplan
Gemeenten kunnen zelf wel meer doen, onder andere met een informatiebeheerplan. Verrassend onbekend is bijvoorbeeld dat, volgens de VNG selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, concepten en kopieën daarvan niet bewaard hoeven te worden. Waarschijnlijk bedoelt dit archiefvoorschrift vooral de werkversies van ambtenaren en minder de concepten voor bestuurlijk overleg. Vooral voor zover laatstgenoemde concepten feiten bevatten die niet zijn opgenomen in definitieve versies, zouden ze in beginsel openbaar kunnen zijn. Veel gemeenten bewaren werkversies, concepten en kopieën van beide echter, al dan niet geautomatiseerd, wel enige tijd, zowel tijdens het besluitvormingsproces als daarna bijvoorbeeld ter naslag.
Grenzen stellen
Daarnaast is ingrijpen door de wetgever wenselijk. Bijvoorbeeld door beter te borgen dat (top)ambtelijk advies en politiek-bestuurlijke consultatie in voorfasen en aan de hand van interne concepten vertrouwelijk kunnen blijven. Daarnaast zou enorm helpen, wanneer de wetgever grenzen zou stellen aan excessieve praktijken bij Woo-verzoeken. Bijvoorbeeld door regels betreffende het aantal op te vragen documenten, het effectief tegengaan van misbruik en het in rekening brengen van een (drempel)bedrag per (omvangrijk)verzoek mogelijk te maken.
Kortom, om de Woo werkbaar te maken is er werk aan de winkel door de wetgever!
